In diesem zweiten Teil unseres Leitfadens zur CLM-Implementierung gehen wir auf zwei wichtige Schritte des Prozesses ein: die Konfigurationsphase mit Datenwiederherstellung. Diese Teile des Projekts sind heikel und können einschüchternd wirken. Einerseits ist es so, dass Sie, wenn Sie unserem ersten Kapitel über die Entwurfsphase gefolgt sind, bereits die Hälfte der Arbeit für diese Schritte erledigt haben. Andererseits sollen die folgenden Tipps Ihnen helfen, sich richtig vorzubereiten, damit diese Phasen reibungslos ablaufen.
Die Konfigurations- und Datenwiederherstellungsphase
In der Konfigurationsphase geht es darum, Ihre CLM-Lösung mit Unterstützung des Systemprojektleiters, Ihres IT-Projektleiters und Ihres technischen Teams einzurichten. Diese Phase konzentriert sich auf zwei Hauptbereiche: Einrichtung und Integrationsimplementierung. Wenn Ihr CLM-Anbieter Anpassungen anbietet, werden diese ebenfalls in dieser Phase implementiert.
Vorsicht mit dem großen Knall: Vermeiden Sie in der Konfigurationsphase einen Big-Bang-Ansatz. Eine effektivere Strategie für die Konfigurationsphase ist es, klein anzufangen und nach und nach Anpassungen vorzunehmen. Beginnen Sie mit der Basisbereitstellung und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Funktionen und kritischen Integrationen. Testen Sie dann die Konfigurationen nach und nach, anstatt zu warten, bis alles konfiguriert ist. Dies wird auch dazu beitragen, dass sich die Benutzer an das neue Tool gewöhnen. Erweitern Sie im Laufe der Zeit schrittweise um erweiterte Einstellungen und zusätzliche Systeme.
Einrichten des Tools
Auf der Grundlage der Erkenntnisse aus der Entwurfsphase konfiguriert der Anbieter die CLM-Lösung so, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Dieser Prozess besteht aus zwei Hauptphasen.
Ersteinrichtung:
Einige CLM-Lösungen bieten KI-gestützte Funktionen, die Sie bei der Konfigurationsphase mit den Einstellungen unterstützen.
Tipp: Wie kann man effiziente Arbeitsabläufe einrichten?
- Erstellen Sie Anwendungsszenarien.
- Identifizieren Sie die wichtigsten Szenarien, die bei der Umsetzung Vorrang haben.
- Identifizieren Sie Auslösekriterien – manchmal ist der gewünschte Weg sehr klar, aber der Auslöser ist es nicht. Fragen Sie Ihr Team: „Wann müssen wir X oder Y unterschreiben?“ Die Auslösekriterien können Verträge sein, die bestimmte Klauseln enthalten, wie z. B. DORA-bezogene vertragliche Verpflichtungen, oder einfach Beträge, wie z. B. Verträge über 20 000 €, die von X genehmigt werden müssen.
- Führen Sie die Arbeitsabläufe ein, überwachen Sie die Effizienz, und passen Sie sie bei Bedarf an.
Integration mit bestehenden Tools
Die Integration Ihrer CLM-Lösung in Ihre bestehenden Tools und Systeme ist für die Maximierung der Effizienz von entscheidender Bedeutung.
Viele CLM-Anbieter unterstützen Integrationen mit:
Die Integration mit anderen Tools kann technische Herausforderungen mit sich bringen. Bereits in der Konfigurationsphase können Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn verschiedene Tools unterschiedliche Datenformate, APIs oder Versionen verwenden, was die Synchronisierung erschwert. Ein weiteres Problem ist die Sicherheit, da es zusätzlichen Aufwand erfordert, sicherzustellen, dass alle integrierten Tools die gleichen Datenschutzstandards erfüllen. Einige Integrationen erfordern möglicherweise eine kundenspezifische Entwicklung, was die Komplexität und die Kosten erhöht. Außerdem kann der Support für die Integration variieren, was bei Problemen zu Verzögerungen oder Ausfallzeiten führen kann.
Um diese Herausforderungen zu meistern, muss festgelegt werden, welches System die Stammdaten für jede Art von Informationen enthält. Auf diese Weise wird die Datenkonsistenz über verschiedene Plattformen hinweg sichergestellt, Doppelarbeit verhindert und Fehler minimiert.
Um Integrationsprobleme zu überwinden, sollten Sie vorausschauend planen, eng mit Ihrem CLM-Anbieter und Ihrem technischen Team zusammenarbeiten und potenzielle Probleme frühzeitig angehen.
Erwartete Ergebnisse
Am Ende der Konfigurationsphase sollte Ihr Unternehmen Folgendes erreicht haben:
Ein vollständig konfiguriertes CLM-System: Das CLM-Kernsystem ist einsatzbereit und verfügt über wesentliche Funktionen, Workflows und Integrationen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Operative Arbeitsabläufe: Genehmigungsprozesse, die Weiterleitung von Verträgen und andere wichtige Arbeitsabläufe sind automatisiert und laufen wie geplant.
Integrierte Schlüsselwerkzeuge: Wichtige Tools wie Anbieter von elektronischen Unterschriften, CRM-Plattformen und ERP-Systeme werden erfolgreich integriert.
Zugriffskontrolle: Rollen und Berechtigungen sind klar definiert, so dass die richtigen Personen je nach ihren Zuständigkeiten Zugriff auf die entsprechenden Dokumente und Funktionen haben.
Konfigurieren Sie Ihre CLM-Lösung mit Blick auf die Skalierbarkeit, damit sie problemlos an künftige Anforderungen, neue Integrationen und organisatorische Änderungen angepasst werden kann, sobald diese auftreten.
Phase der Datenwiederherstellung
Bei der Umstellung auf eine neue CLM-Lösung müssen Sie Daten aus einem bestehenden System migrieren oder Informationen aus Altverträgen extrahieren. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Planung, um die Genauigkeit, Konsistenz und Sicherheit der Daten während der Migration zu gewährleisten. Schauen wir uns genauer an, wie Sie sich auf beide Methoden vorbereiten und wie komplex die Übernahme Ihrer Daten in Ihr neues CLM-System ist.
Ziehen Sie technische Experten und Rechtsvertreter hinzu, um die Richtigkeit der Daten zu prüfen und sicherzustellen, dass sie sowohl zuverlässig als auch rechtskonform sind.
Option 1 [Datenimport]: Wenn Sie von einer anderen CLM-Lösung umsteigen
Wenn Sie von einer bestehenden CLM-Lösung wechseln, verlangt der neue Anbieter in der Regel, dass Sie relevante Daten für den Import in das neue System bereitstellen.
Wie man sich vorbereitet
Ihr neuer CLM-Anbieter wird in der Regel Daten im CSV- oder Excel-Format anfordern, einschließlich Vertrags-Metadaten – Vertragskennungen, Vertragsarten, beteiligte Parteien, Anfangs- und Enddatum, Zahlungsbedingungen und andere relevante Felder. Außerdem müssen Sie eine Datenzuordnung vornehmen, um sicherzustellen, dass die Informationen ordnungsgemäß mit der Struktur des neuen Systems übereinstimmen.
Grad der Komplexität
Die Komplexität der Migration hängt weitgehend von der Organisation und Sauberkeit Ihrer Altdaten ab. Wenn Sie Zeit in die Beseitigung von Duplikaten, die Korrektur von Fehlern und die Standardisierung von Formaten investieren, können Sie die Herausforderungen deutlich verringern und eine schnellere Umstellung gewährleisten.
Option 2 [Datenextraktion]: Wenn Sie noch nie ein CLM-System verwendet haben
Für Unternehmen ohne bestehendes CLM-System, aber mit einer großen Menge an Verträgen, die auf Plattformen wie SharePoint oder Google Drive gespeichert sind, ist eine Datenextraktion erforderlich. Der neue Anbieter extrahiert die relevanten Informationen aus diesen Dokumenten und migriert sie in das neue CLM-System.
Wie man sich vorbereitet
Sie sollten eng mit Ihrem Anbieter zusammenarbeiten, um den Umfang der Migration festzulegen. Dazu gehört die Festlegung der Anzahl der Verträge, der Vertragsarten und der spezifischen Datenfelder oder Klauseln, die aus den alten Verträgen extrahiert werden sollen. Der Ball liegt bei Ihnen, denn nur Ihr Unternehmen kann wissen, was erforderlich ist, um die Vertragsstrategie voranzubringen.
Grad der Komplexität
Die Komplexität der Datenextraktion hängt weitgehend vom Zustand Ihrer Vertragsspeicher ab:
- Wenn Ihre Verträge gut organisiert sind und eine einheitliche Formatierung aufweisen, ist der Prozess einfacher.
- Wenn Ihre Verträge uneinheitlich gespeichert sind, d. h. in unterschiedlichen Formaten oder mit unvollständigen Metadaten, kann der Prozess kompliziert werden. Sie müssen die erforderlichen Daten bereinigen, organisieren und identifizieren, um eine reibungslose Integration in das neue System zu gewährleisten.
Prüfen Sie, ob Ihre CLM-Lösung KI-Funktionen für die Migration bietet. Diese Funktionen können dazu beitragen, die Datenextraktion und -zuordnung zu automatisieren und einen reibungsloseren Datenübergang zu gewährleisten, was letztlich Zeit spart und das Risiko von Fehlern während der Migrationsphase verringert.
Das Wichtigste für eine erfolgreiche Konfiguration und Datenwiederherstellung
Bereinigen Sie Ihre Daten: Der CLM-Anbieter arbeitet zwar mit den von Ihnen bereitgestellten Daten, übernimmt aber nicht den Bereinigungsprozess. Einige Anbieter bieten zwar Workshops an, aber es ist wichtig, dass Sie interne Ressourcen für diese Aufgabe bereitstellen. Führen Sie eine gründliche Prüfung Ihrer Verträge durch, um Unstimmigkeiten zu beseitigen, Informationslücken zu schließen und Bedingungen und Klauseln zu standardisieren. Die Sicherstellung der Datenqualität vor der Migration ist der Schlüssel zur Minimierung von Fehlern und zur Vermeidung der Übertragung von unvollständigen oder problematischen Daten in das neue System.
Beziehen Sie wichtige Experten ein: Beziehen Sie einen technischen Ansprechpartner ein, der die Datenabfrage überwacht und eine effiziente Koordination mit dem Anbieter sicherstellt. Ziehen Sie außerdem Rechtsvertreter hinzu, um die Richtigkeit und Qualität der zu migrierenden Daten zu überprüfen und zu bestätigen. Ihr gemeinsames Fachwissen ist entscheidend für die Wahrung der Datenintegrität und der Compliance.
Führen Sie eine umfassende Prüfung durch: Prüfen Sie Ihre bestehenden Verträge und Daten gründlich, sowohl vor als auch während der Migration. Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, potenzielle Fehler zu erkennen und zu korrigieren, damit nur korrekte, hochwertige Daten in das neue System gelangen.
Sichern Sie Ihre Daten: Erstellen Sie vor der Migration eine sichere Sicherungskopie Ihrer Altdaten. Dadurch wird der Zugriff auf historische Informationen sichergestellt, falls sie später im Rahmen des Implementierungsprozesses benötigt werden. Denken Sie daran, dass in der Anfangsphase der Migration die im neuen Tool verfügbaren Daten möglicherweise begrenzt oder unvollständig sind.
Erwartete Ergebnisse
Am Ende der Datenwiederherstellungsphase sollte Ihr Unternehmen Folgendes erreicht haben:
Akkurate Datenmigration: Alle relevanten Daten – ob aus einem früheren CLM-System importiert oder aus Altverträgen extrahiert – wurden erfolgreich migriert und mit Genauigkeit und Vollständigkeit in die neue CLM-Lösung eingefügt. Historische Verträge und die zugehörigen Daten sind nun innerhalb der Plattform leicht zugänglich.
Ein detaillierter Einführungsplan: Gemeinsam mit Ihrem CLM-Anbieter haben Sie einen klaren Migrationsplan aufgestellt, der auf die Menge und Komplexität Ihrer Daten zugeschnitten ist. Zwei Optionen sind verfügbar:
Eine vollständige Migration mit Tests: Bei kleineren Datenbeständen wird alles auf einmal migriert und nach der Integration gründlich getestet.
Vergessen Sie nicht, Ihre bisherige CLM-Lösung offiziell zu kündigen, sobald die Migration abgeschlossen und gründlich überprüft ist.
Was geschieht nach der Konfigurationphase und Datenwiederherstellung?
Wenn die Konfigurationsphase mit der Datenwiederherstellung abgeschlossen sind, nähert sich Ihr Team dem Ende der Implementierung – oder sollten wir sagen dem Anfang? In unserem nächsten Kapitel werden wir darüber sprechen, was passiert, wenn die Dinge erst einmal eingerichtet sind, denn ein neues Tool ist nicht vollständig fertig, wenn es installiert ist. In der Tat muss mit den Haupt- und Nebennutzern gearbeitet werden, damit sie die Lösung verstehen und nutzen können.
