Technologie ist das, was wir aus ihr machen, und das gilt für unsere beruflichen Werkzeuge ebenso wie für die, die wir im Privatleben nutzen. Plattformen für Board Management sind inzwischen weit verbreitet. Die Frage ist, ob sie wirklich genutzt werden, oder ob sie nur als digitale Assistenten im Hintergrund stehen. Es ist verständlich, dass sich viele Boards auf diese Plattformen in erster Linie als sichere Dokumentenspeicher verlassen. Aber sie können viel mehr als das. Wie so oft besteht die eigentliche Herausforderung darin, über das Tool als digitalen Ordner hinauszugehen und es zu einer treibenden Kraft für ein effizientes Board-Management zu machen.
Das Problem der Unterauslastung
Sie haben sich für das Tool entschieden, es wurde implementiert, jetzt ist alles eingerichtet, aber die Teams nutzen es nicht optimal. Manchmal reicht selbst die beste Change Management Strategie nicht aus, um die Technologie richtig zu nutzen.
Die Anhäufung von Sitzungsunterlagen an einem Ort ist zwar besser, als wenn sie verstreut aufbewahrt werden, garantiert aber keine bessere Einhaltung der Vorschriften oder eine bessere Strategie. Die Dokumentation ist nur dann sinnvoll, wenn sie klassifiziert, gekennzeichnet, indiziert und vor allem zweckmäßig aufbewahrt wird. Tools für das Management von Boards umfassen heute ausgefeilte Funktionen, die eine bessere Koordinierung und strategische Planung ermöglichen, doch werden sie oft übersehen.
Was kann ein Board Management-Tool sonst noch leisten?
Neben der sicheren Dokumentenverwaltung ermöglicht es unter anderem saubere Prüfpfade, Aktivitätsprotokolle, die Erstellung von Sitzungsprotokollen, Aufgabenverfolgung und automatische Benachrichtigungen. Außerdem können diese Tools auch Trends aufzeigen, wie z. B. Anwesenheitsquoten, fehlende Sitzungsunterschriften oder Verzögerungen bei Genehmigungen.
Damit sich Ihre Software nicht in einen digitalen Aktenschrank für PDFs und Besprechungsunterlagen verwandelt, haben wir ein paar Empfehlungen.
Über die Ablage hinaus denken für ein effektiveres Board Management
Wie wir gesehen haben, bedeutet die Einrichtung eines Tools nicht, dass alles in Ordnung ist. Leistungsstarke Board Manager wissen, dass ihre Board Management-Lösung auf unterschiedliche Weise genutzt werden kann, wobei sie immer wieder auf die effiziente Verwaltung von Sitzungen zurückgreift.
Zentralisierte Kommunikation
Einer der größten Problempunkte, vielleicht der größte in allen Branchen, ist die Fehlkommunikation. Wenn es um das Management von Boards geht, kann das von langen E-Mail-Ketten bis hin zu verstreuten Sitzungsunterlagen in SharePoint alles sein. Die richtige Lösung ermöglicht Diskussionsstränge, verknüpft E-Mails mit Meetings und unterstützt In-App-Kommentare. So können alle Benutzer das Gesuchte finden, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen. Außerdem bleiben die Dokumente in dem Kontext, in dem sie benötigt werden, und jeder Kommentar oder jede Entscheidung bleibt mit dem entsprechenden Dokument oder der Tagesordnung verknüpft.
Governance-Workflows
Governance hängt von Konsistenz ab. Dennoch werden Board Management-Tools zur Verbesserung der Governance nicht ausreichend genutzt. Sei es aufgrund mangelnder Produktkenntnisse (obwohl ein guter Dienstleister die Nutzung während der Einführungsphase fördern sollte) oder einfach aus Versehen. Zukunftssichere Boards erstellen Governance-Workflows an einem Ort. Beschlussunterschriften, Aufgabenerinnerungen und Genehmigungen können über dieselbe Plattform erfolgen. Dies trägt nicht nur zum Aufbau einer effizienten Verwaltung bei, sondern schafft auch Verantwortlichkeit. Das Ergebnis? Eine klare, automatisierte Aufzeichnung von Governance-Maßnahmen, die sowohl Transparenz als auch Nachvollziehbarkeit unterstützt, ohne dass manuelle Arbeit anfällt.
Automatisierte Einhaltung
Eine Prüfungsanfrage in letzter Minute oder eine um einen Tag verpasste Frist – beides sind klassische Anzeichen für eine mangelhafte Überwachung der Compliance. Glücklicherweise kann ein robustes Board Management-Tool dies verhindern. Anstatt sich auf das Gedächtnis oder manuelle Checklisten zu verlassen, können General Counsel und Board Manager die Einhaltung der Vorschriften innerhalb des Board Management-Tools automatisieren. So kann ein Corporate Secretary zum Beispiel wichtige Fristen markieren und eine Erinnerung von der Plattform aus einstellen. Jede Bearbeitung, jede Unterschrift unter eine Sitzung oder einen Beschluss und jede protokollierte Genehmigung ergibt einen überprüfbaren Prüfpfad. Dadurch wird nicht nur der Stress im Zusammenhang mit der Berichterstattung verringert, sondern auch eine Kultur der kontinuierlichen Compliance anstelle reaktiver Korrekturen geschaffen.
Nächster Schritt: richtig einsetzen
Effizientes Board-Management ist etwas, das man selbst entwickelt; es ist keine Zauberei, und keine Funktion wird es einfach „herbeiführen“. Wenn Sie die oben genannten Aspekte bei der Entwicklung Ihrer Board Management-Lösung berücksichtigen, können Boardmitglieder und Board Manager das Tool bewusst (und hoffentlich konsequent) nutzen.
Es ist immer eine gute Idee, klein, aber fein anzufangen. Zum Beispiel:
Diese Schritte mögen sehr operativ klingen, aber sie sind alle Teil einer umfassenderen Governance-Strategie, wenn sie richtig durchgeführt werden. Wenn Boardmitglieder und Board Manager das Board-Tool mit der richtigen Einstellung nutzen, werden sie rechenschaftspflichtiger, effizienter und treffen bessere Entscheidungen.
Wie finden Sie das richtige Board Management-Tool für Ihr Unternehmen?
Bevor Sie eine Board-Management-Lösung in Ihren Legal-Tech-Stack aufnehmen, sollten Sie sicherstellen, dass sie wirklich zu Ihren Anforderungen passt.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, worauf es bei der Auswahl ankommt.
