Die Zusammenstellung eines Sitzungsbuchs für Board Meetings kann mühsam sein. Noch schlimmer ist es, wenn Boards noch gar nicht digitalisiert sind. Mit einer Board Portal-Lösung können Sie diese zeitraubenden Vorbereitungsaufgaben vermeiden.
Eine ausreichende Vorbereitung ist sowohl für Vorstände und Aufsichtsräte von Unternehmen als auch von gemeinnützigen Organisationen entscheidend. Unternehmensvorstände müssen in der Regel bei jeder Sitzung eine Vielzahl von Themen behandeln und benötigen Hintergrundmaterial, während die Ressourcen von gemeinnützigen Vorständen begrenzt sind. In beiden Fällen hilft ein virtuelles Board Portal, die Produktivität und Effizienz zu steigern.
Im Folgenden finden Sie vier Möglichkeiten, wie ein virtuelles Board Portal die Effizienz Ihres Gremiums steigern kann:
1. Sparen Sie Zeit mit einem Board Portal
Zeitersparnis ist realisierte Effizienz. Ein Board Portal spart Zeit, indem es einige der vielen Stunden einspart, die die Vorbereitung einer Board-Sitzung durch leitende Mitarbeiter und Unternehmenssekretäre in Anspruch nimmt. Der Direktor spart Zeit, indem er die gesamte Kommunikation nicht per E-Mail, sondern über das Portal abwickelt, so dass er nicht mehr nach E-Mails und Notizen suchen muss.
Nurit Richulsky ist Vizepräsidentin der UJA Federation of Greater Toronto, einer gemeinnützigen Organisation, die regelmäßig Spenden für nationale und internationale jüdische Zwecke sammelt.
„Unsere ehrenamtlichen Leiter sind sehr beschäftigte Menschen“, sagt Nurit. „Diese Menschen sind an einen sehr hohen Standard in der Kommunikation gewöhnt und erwarten diesen auch. Für uns ist es wichtig, dass wir über die nötigen Hilfsmittel verfügen, um unsere Arbeit zu erledigen, damit wir uns auf unsere Kernaufgabe, die Wohltätigkeitsarbeit, konzentrieren können.“
Die DiliTrust Suite war für die UJA Federation of Greater Toronto die Board Portal-Lösung der Wahl, die es ihr ermöglichte, die hohen Anforderungen ihrer Board-Mitglieder zu erfüllen. Vielbeschäftigte Berufstätige haben nicht die Zeit, sich mit ungeordneter Kommunikation zu befassen – sie müssen alles vor sich haben, wenn sie es brauchen. Außerdem kostet jeder Fehler ihre wertvolle Zeit. Indem alle Informationen, die ein Board Manager benötigt, an einem Ort zusammengefasst werden, kann die Zeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben verwendet werden.
2. Immer die aktuellste Version der Dateien im Board-Portal haben
Zweitens müssen die Unternehmenssekretäre in der Regel vor der Sitzung mehrere Aktualisierungen des Buches vornehmen. Das bedeutet, dass die Boardmitglieder nach der E-Mail suchen müssen, die die neueste Version des Board-Buchs enthält. Diese Aktualisierungen enthalten in der Regel wichtige Finanzdaten, und wenn ein Boardmitglied auf die falschen Zahlen schaut, kann eine Sitzung schnell entgleisen. Mit einem Board Portal können die Boardmitglieder immer auf die aktuellste Version der Datei zugreifen, wodurch Unsicherheiten beseitigt werden und die Boardmitglieder sich auf die wesentlichen Ziele konzentrieren können.
3. Erfassen von Kennzahlen für Board Meetings
Sehen Sie vergangene Abstimmungen, Anwesenheit und viele weitere Daten mit einem Board-Portal. Legen Sie Ihre eigenen KPIs fest, anhand derer Sie Ihre Direktoren bewerten können, und messen Sie die Effektivität Ihres Gremiums mit Archivdaten zu jeder Sitzung besser.
4. Mehr Vertrauen und Sicherheit mit einem Board Portal
Viele Board Manager hielten ihre ersten virtuellen Sitzungen während der Pandemie ab. Einige Board Manager wollen sogar nie wieder zu der alten Art der Geschäftsführung zurückkehren. Einem Artikel in der Harvard Business Review vom Juli zufolge halten Direktoren virtuelle Board Meetings für effizienter als persönliche Treffen. Dafür gibt es mehrere Gründe: die Ersetzung der Reisezeit durch die Vorbereitung der Sitzung und die Nutzung von Nebenräumen für die Behandlung spezifischer Themen.
Es besteht jedoch immer noch ein gewisses Unbehagen hinsichtlich der Sicherheit der digitalen Informationsübertragung. Lösungen wie das Board Portal sind weitaus sicherer als E-Mail und herkömmliche File-Sharing-Dienste. Die gesamte Boardkommunikation findet innerhalb der Lösung statt, so dass E-Mails überflüssig werden, und alle Dateien, die das Board benötigt, sind ebenfalls im Board Portal gespeichert und von dort aus zugänglich.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine schnellere Entscheidungsfindung möglich ist, wenn Ihr Board über aktuelle Daten verfügt. Das Board Portal-Modul der DiliTrust Governance Suite erhöht die Effizienz Ihrer Board-Sitzungen und ermöglicht den Direktoren einen transparenten Zugang zu den Daten, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Board-Evaluierungen durchzuführen und vieles mehr. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demonstration.
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