Rechtsabteilungen standen schon immer vor einer gemeinsamen Herausforderung, unabhängig von der Branche. Die Arbeitsverteilung in der Rechtsabteilung ist eines dieser Dauerthemen, das die Teams immer wieder beschäftigt, und das ist keine Überraschung. Die Nachfrage nach den Fachleuten ist groß, doch die Ressourcen reichen oft nicht aus, um dieser Nachfrage gerecht zu werden. Während viele interne Teams auf externe Berater zurückgreifen, um diese Lücke zu schließen, bleibt die eigentliche Frage: Ist die juristische Arbeit innerhalb Ihres Teams effizient verteilt?
Wenn rechtliche Aufgaben durchdacht verteilt und durch die richtige Technologie unterstützt werden, können Teams eine größere Autonomie erlangen und effektiver auf Arbeitsbelastungen reagieren. Lassen Sie uns in das Thema eintauchen und untersuchen, wie man die Herausforderung der Arbeitsverteilung im Rechtswesen meistern kann.
Gefahren und Hindernisse der juristischen Arbeitsverteilung
Eine juristische Arbeitsverteilung ist mehr als die gleichmäßige Verteilung von Aufgaben an alle Teammitglieder in der Rechtsabteilung. Wir müssen in diesem Zusammenhang sogar von Gerechtigkeit sprechen, denn nicht alle Projekte sind gleich und haben die gleichen Anforderungen. Bei den Überlegungen zur ungleichen Arbeitsverteilung müssen die verantwortlichen Teamleiter diesen Faktor im Auge behalten.
Wenn die Arbeit nicht gerecht verteilt ist, dauert es nicht lange, bis sich die Folgen zeigen:
Eine effiziente Verteilung gewährleistet, dass sich die Juristen auf hochwertige Arbeit konzentrieren und gleichzeitig das interne Fachwissen optimal nutzen. Das Bild ist klar, aber die Frage ist nun, was die Ursachen für eine solche schlechte Arbeitsverteilung sind.
Häufige Hindernisse für die Effizienz
Es gibt einige allgemeine gemeinsame Nenner für eine schlechte Arbeitsverteilung. Wir können sie auf vier herunterbrechen.
1. Mangelnde Sichtbarkeit
Sichtbarkeit, und zwar nicht irgendeine Sichtbarkeit, sondern eine GUTE Sichtbarkeit der Projekte und der Verantwortlichkeiten ist das A und O des Erfolgs. Nicht selten verpassen Teammitglieder Informationen oder haben Schwierigkeiten, Unterlagen zu finden, die für ihre Projekte wertvoll sein können. Ohne einen klaren Überblick darüber, wer was macht, überlasten Manager und manchmal auch die Teammitglieder selbst ihre Kollegen, während sie andere nicht voll auslasten.
2. Begrenzte Fortschrittsverfolgung
Diese Herausforderung stellt sich vor allem für Teams, die über keine automatisierten Prozesse verfügen. Ohne ein geeignetes System zur Verfolgung der Fortschritte ist es schwierig zu beurteilen, was dringend ist und was nicht. Letztlich können Teams nicht nur frustriert sein, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Beiträge die Dinge nicht beschleunigen, sondern es kann auch zu einer echten finanziellen Belastung für das Unternehmen werden. Zum Beispiel, wenn eine Frist nicht eingehalten wird oder ein Dokument nicht rechtzeitig als Beweis für eine Angelegenheit verschickt wurde.
3. Schlechte Delegation von Arbeit
Ohne eine strukturierte Zuweisung erfolgt die Zuweisung oft reaktiv und nicht strategisch.
Dies führt zu Überschneidungen, lässt wichtige Aufgaben unbeaufsichtigt und erhöht das Risiko, dass bestimmte Teammitglieder ausbrennen, während andere nicht ausgelastet sind. Ohne klare Delegationsprozesse verlieren die Manager den Überblick über die Verantwortlichkeiten, und die Teams verschwenden Zeit mit der erneuten Klärung der Zuständigkeiten, anstatt die Projekte voranzutreiben. Letztlich verlangsamt eine schlechte Delegation die Ausführung und untergräbt das Vertrauen innerhalb der Gruppe.
4. Übermäßige Abhängigkeit von externen Beratern
Routineangelegenheiten werden häufig ausgelagert, obwohl sie bei besserer Organisation auch intern gelöst werden könnten.
Diese Hindernisse erschweren es den Teams, mit voller Kapazität zu arbeiten und ihren Wert für das Unternehmen zu demonstrieren. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, beide Probleme zu lösen, sofern das richtige Werkzeug eingesetzt wird.
Wie man die Herausforderung meistert
Eine solide Lösung für das Matter Management kann alle oben genannten Probleme lösen. Warum ist das so? Weil sie eine zentralisierte, einheitliche Gesamtübersicht über offene Angelegenheiten und Projekte ermöglicht. Ein gutes Tool ermöglicht die Zuteilung von Aufgaben und Projekten, während es gleichzeitig den erforderlichen Parteien den Zugriff auf Fortschritte und Engpässe ermöglicht.
Die Auswirkungen von Matter Management
Das Matter Management ist ein Gewinn für die Rechtsabteilung:
Diese Kernfunktionen der Vorgangsverwaltung bieten sowohl Managern als auch Rechtsabteilungen echte Vorteile.
Die Vorteile einer intelligenteren Arbeitsverteilung
Die Vorteile für die Rechtsabteilung reichen von geringeren Ausgaben für Rechtsberatung bis hin zu mehr Effizienz. Hier ist eine nicht erschöpfende Liste dieser Vorteile:
1. Geringere Ausgaben für Rechtsberatung
Indem sie die Zahl der ausgelagerten juristischen Routineaufgaben reduzieren, können Unternehmen die externen Kosten erheblich senken. Die Verantwortlichen in der Rechtsabteilung können somit eine klare Kapitalrendite für das Tool nachweisen oder dieses Argument nutzen, um die Beteiligten von der Änderung zu überzeugen. Einige Erfolgsgeschichten gehen sogar von Einsparungen in Höhe von mehr als 15 Millionen Dollar durch effektives Matter Management aus.
2. Steigerung der Team-Moral
Dank einer gerechteren Verteilung der Arbeitslast fühlen sich die Mitarbeiter engagierter und wertgeschätzt. Das senkt das Risiko von Burnout und stärkt die Teamarbeit insgesamt.
3. Verbesserte Effizienz
Ein gut organisiertes Team reagiert schneller auf geschäftliche Anforderungen. Interne Rechtsexperten können dank Automatisierung und einem transparenten Überblick über laufenden Vorgänge effizienter arbeiten, ohne Kompromisse bei der Qualität oder Compliance einzugehen. Durch diesen Ansatz wird der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten oder die Identifizierung des richtigen Beteiligten zur Behebung von Engpässen erheblich reduziert.
4. Strategie-zentrierte Denkweise
Das richtige Tool bietet den Teams übersichtliche Dashboards und granulare Zugriffsrechte, so dass die Führungskräfte sicherstellen können, dass wichtige Angelegenheiten die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen. Dies schafft Raum, um sich auf strategische Projekte zu konzentrieren und gleichzeitig Routineaufgaben effektiver neu zu priorisieren.
Ein intelligenter Weg zur juristischen Arbeitsverteilung
Die Frage, die Sie sich stellen müssen, ist einfach: Befähigt Ihr derzeitiger Ansatz zur Verteilung der juristischen Arbeit Ihr Team, oder hält er es zurück? Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Antwort Letzteres ist, ist es vielleicht an der Zeit zu prüfen, wie Lösungen für die Verwaltung von Vorgängen (Matter Management) Ihre Abteilung dabei unterstützen können, intelligenter zu arbeiten.
Letztendlich wird sich die Einführung einer Lösung für das Matter Management, mit der die juristische Arbeit gerecht verteilt wird, positiv auf das Unternehmen und das Team auswirken. Durch das Aufzeigen von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Effizienzsteigerungen kommt die Rechtsabteilung dem Nachweis seines strategischen Wertes einen Schritt näher. Dies stärkt ihre Position als Partner und nicht als Erfüllungsgehilfen.
