Verwaltungsratssitzungen prägen die strategische Entscheidungsfindung in einem Unternehmen. Dies ist für die Aufrechterhaltung einer guten Corporate Governance von entscheidender Bedeutung, da in diesen Sitzungen die Richtung der Aktivitäten festgelegt wird, die von allen Beteiligten im Verwaltungsrat verfolgt werden. Obwohl sich die Unternehmen der Bedeutung von Verwaltungsräten bewusst sind, werden zwei entscheidende Elemente oft unterschätzt oder schlecht strukturiert: Die Phasen der Anträge und Beschlüsse
Was können Organisationen tun, um diese Phasen besser zu bewältigen? Wie können sie den Lösungsvorschlagsprozess verbessern und dabei ein Höchstmaß an Vertraulichkeit wahren? Wir verraten Ihnen in diesem Artikel, was Sie wissen müssen.
Definitionen
Anträge
Bei den Anträgen handelt es sich um Vorschläge, Bitten oder Beobachtungen, die von den Unternehmensmitgliedern mitgeteilt werden. Jedes Unternehmen legt sein eigenes System für die Einreichung von Anträgen fest, so dass dieses variieren kann. In einigen Organisationen können beispielsweise nur Vorstandsmitglieder Anträge zur Aufnahme in die Tagesordnung einreichen. In anderen Fällen können die Mitarbeiter Anträge einreichen, die dann von einem Vermittler, der an den Vorstandssitzungen teilnimmt, weitergeleitet werden.
Der Zweck eines Antrags besteht darin, ihn zur Beratung auf die Tagesordnung des Verwaltungsrats zu setzen.
Beschlüsse
Beschlüsse sind formale Dokumente, die die am Ende von Diskussionen getroffenen Entscheidungen festhalten. Wenn sie ordnungsgemäß archiviert werden, gewährleisten sie sowohl die rechtliche als auch die strategische Nachvollziehbarkeit. Die sorgfältige Beachtung dieser beiden Phasen stärkt die Transparenz, die Sicherheit und die allgemeine Effizienz des Entscheidungsprozesses.
Gut zu wissen: Laut DiliTrust-Kundendaten hält das durchschnittliche Unternehmen alle zwei Wochen eine Vorstandssitzung ab. Jede Tagesordnung enthält zwischen 20 und 30 Anträge, was zeigt, wie wichtig eine strukturierte Verwaltung ist.
Wer nimmt an dem Verfahren teil?
An den Anträgen und Beschlüssen sind mehrere Parteien beteiligt. Wie bereits erwähnt, hängt das System für die Einreichung und Beratung von den internen Regeln und Vorschriften des Unternehmens ab. Dennoch können die folgenden Personen im Kreislauf dieses Prozesses identifiziert werden.
Führungskräfte unterbreiten in der Regel strategische Anträge, während Geschäftsleiter oder Abteilungsleiter die operativen Bedürfnisse hervorheben. Unternehmenssekretäre und Rechtsberater spielen eine wichtige Rolle bei der Formalisierung von Beschlüssen und der Sicherstellung ihrer ordnungsgemäßen Dokumentation.
Auch wenn dieser Austausch zunächst einfach erscheint, kann er mit zunehmender Informationsmenge schnell komplex werden. Traditionell werden Anträge und Beschlüsse über den Austausch von E-Mails und gemeinsame Ordner verfolgt und gespeichert. Auch wenn dieser Ansatz in der Anfangsphase ausreichend sein mag, wird der Übergang zu digitalen Lösungen dringend empfohlen, um Klarheit, Konsistenz und langfristige Effizienz zu gewährleisten.
Die größten Herausforderungen bei traditionellen Methoden
Die traditionelle Methode zur Verwaltung von Anträge und Beschlüsse beruht häufig auf dem Austausch von E-Mails oder gemeinsamen Dokumenten. Dieser Ansatz mag zwar kurzfristig funktionieren, wir empfehlen jedoch dringend, diese Prozesse zu digitalisieren. Auf diese Weise lassen sich zahlreiche Risiken mindern, insbesondere in Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit.
Probleme der Rückverfolgbarkeit
In einem Fluss, an dem mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, ist es aufgrund des Fehlens eines einheitlichen Systems schwierig, eingereichte Anträge, ihren Status oder ihre Entwicklung zu finden. Ein Antrag kann vergessen, dupliziert oder falsch interpretiert werden, weil er nicht konsequent weiterverfolgt wird.
Keine menschlichen Fehler mehr
Ein vertrauliches Dokument an den falschen Empfänger senden, fälschlicherweise Versionen austauschen, einen wichtigen Antrag auslassen… Diese Fehler mögen unbedeutend erscheinen, können aber schwerwiegende Folgen haben, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften.
Sicherheitsrisiken
Herkömmliche Systeme, denen es oft an Verschlüsselung oder fortschrittlichen Authentifizierungsprotokollen fehlt, setzen sensible Daten einem erhöhten Risiko aus. Die Vertraulichkeit strategischer Entscheidungen kann gefährdet sein.
Operative Ineffizienz
Mangelnde Automatisierung verlangsamt die Bearbeitung von Anträgen. Das Hin und Her per E-Mail kostet Zeit, Validierungen gehen verloren, und Entscheidungen werden verzögert. Dies ist der Reaktionsfähigkeit des Unternehmens abträglich.
Historische Speicherung und Analyse
Die Aufbewahrung von Beschlüssen in nicht zentralisierten Akten schränkt die Möglichkeit ein, zuverlässige Berichte zu erstellen oder Lehren für künftige Sitzungen zu ziehen. Eine nachträgliche Analyse wird dann mühsam.
Wie LegalTech den Arbeitsablauf bei Anträgen und Beschlüssen verbessert
Heute gibt es viele Möglichkeiten, diesen Prozess zu digitalisieren und von Anfang bis Ende zu strukturieren. Achten Sie bei der Auswahl der möglichen Tools darauf, dass Ihre Software den ISO/IEC-Sicherheitsstandards und allen anderen lokalen Standards in Bezug auf die Vertraulichkeit entspricht.
1. Antrag für einen Eintrag
Die Mitwirkenden (die Sie bei der Implementierung Ihres Tools einrichten können) verfassen ihre Anträge mithilfe anpassbarer Formulare. In diesen Formularen werden wichtige Informationen wie Zweck, Einsatz und unterstützende Dokumente zentral erfasst, sofern Ihr Tool dies zulässt. Auf diese Weise werden alle Informationen und Unterlagen zu einem Antrag zentralisiert.
2. Bewertung der Anträge
Die Administratoren der Plattform (die auch bei der Implementierung Ihrer Software ernannt werden) prüfen die eingegangenen Anträge. Nach der Validierung werden die Anträge, die als nützlich oder relevant erachtet werden, in die Tagesordnung aufgenommen. Je nach der Funktionalität Ihrer Software kann dies entweder manuell oder automatisch geschehen. Im Falle der DiliTrust-Lösung für die Verwaltung von Gremien erfolgt diese Ergänzung automatisch und sofort.
3. Diskussion der Tagesordnungspunkte
Bei Vorstandssitzungen können die Mitglieder über einen sicheren Bereich auf alle Dokumente zugreifen. Mit der richtigen Lösung können die Mitglieder direkt von der Plattform des Tools aus kommentieren und diskutieren, wie es bei der DiliTrust-Lösung der Fall ist. Die Möglichkeit, ein Dokument live zu kommentieren, ermöglicht eine reibungslosere
Entscheidungsfindung und eine bessere Nachvollziehbarkeit des Austauschs.
4. Archivierung von Beschlüssen
Nach der Beschlussfassung werden die Entschließungen in einem speziellen Bereich archiviert. Sie können mit Metadaten (Datum, Verfasser, zugehörige Dokumente) angereichert werden, was die Suche und spätere Einsichtnahme erleichtert.
5. Beratung über Beschlüssen
Die Mitwirkenden können schließlich die getroffenen Entscheidungen einsehen und den Fortschritt ihrer Anträge verfolgen. Dies stärkt das Engagement der Mitarbeiter und die Transparenz des Entscheidungsprozesses.
Verbessern Sie Ihre Prozesse mit DiliTrust
Mit LegalTech-Tools können Sie Ihren Beschlussvorlageprozess sowie die gesamte Verwaltung von Vorstandssitzungen verbessern. Lösungen wie das DiliTrust Board Portal integrieren fortschrittliche Funktionen wie zentralisiertes Dokumentenmanagement, sichere Zugangskontrolle, Rückverfolgbarkeit von Maßnahmen und automatisierte Arbeitsabläufe.
Durch die effiziente Strukturierung der Bearbeitung von Anträgen und Beschlüssen gewinnen Unternehmen an Flexibilität, Sicherheit und Konsistenz.
Sind Sie neugierig, wie DiliTrust Ihnen helfen kann? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.
