Ab einer bestimmten Anzahl von Verträgen wird es für Unternehmen schwierig, diese effektiv zu verwalten und zu überwachen. Deshalb gibt es Vertragsmanagementlösungen, d. h. digitale Tools, die die Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus vereinfachen und optimieren.
Diese Werkzeuge integrieren so genannte Validierungs-Workflows, d. h. Schaltkreise, die den Prozess der Vertragsvalidierung zentralisieren. Diese digitalisierten Verfahren ermöglichen es allen Validierern, das Dokument zu konsultieren und zu ändern, bevor es die endgültige Validierungsphase erreicht. Natürlich sind diese Abläufe nicht in Stein gemeißelt; Unternehmen können sie je nach den Besonderheiten des Vertrags oder der internen Prozesse konfigurieren. In diesem Artikel erfahren Sie alles über diese Verfahren.
Warum sollten Sie sich für eine digitale Genehmigung Ihrer Verträge entscheiden?
Fernvalidierung von Verträgen
Seit der Gesundheitskrise hat die Zahl der Ferntauschgeschäfte weiter zugenommen. Heute ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, Werkzeuge anzubieten , die es ihnen ermöglichen, Verträge aus der Ferne und in völliger Sicherheit zu validieren und zu unterzeichnen.
Die digitalisierte Freigabe ist genau die Antwort auf diesen Bedarf, da sie es geografisch weit entfernten Ansprechpartnern ermöglicht, dasselbe Dokument zu validieren und gegebenenfalls Änderungen daran vorzunehmen. Zentralisiert auf einer einzigen Plattform kann die Validierung nahtlos und ohne organisatorische Beschränkungen durchgeführt werden.
Reibungslosere Austauschvorgänge
Ein weiterer großer Vorteil von Validierungs-Workflows ist die Flüssigkeit des Austauschs. Bei der manuellen Verwaltung ist die Validierungsphase eines Vertrags oft mit einem langen und komplexen Austausch verbunden: endloses Hin und Her zwischen den Parteien, E-Mail-Erinnerungen, mehrere Versionen des Vertrags, die verloren gehen oder verwechselt werden können… Die E-Mail als einziges Kommunikationsmittel stößt hier schnell an ihre Grenzen!
Im Vergleich zu E-Mails haben Validierungsworkflows den Vorteil, dass sie einen Rahmen bieten, der den Austausch vereinfacht. Innerhalb eines Genehmigungskreislaufs müssen die Parteien nicht mehr nacheinander laufen, um Validierungen zu sammeln; das Tool übernimmt alles! Dies erleichtert die Kommunikation zwischen der Rechtsabteilung, den operativen Mitarbeitern und den externen Validierern (Kunden oder Lieferanten).
Erhebliche Zeitersparnis
Das ganze Hin und Her um die Validierung des Vertrags, ganz zu schweigen von den zahlreichen Änderungen des Dokuments, sind zeitraubende Aufgaben. Die Rechtsabteilungen sind oft überfordert!
Die meisten Schritte im Validierungsprozess sind jedoch von einem Vertrag zum nächsten gleich und können automatisiert werden, um Zeit zu sparen. Genau das ermöglichen Validierungs-Workflows, die sowohl die verschiedenen Validierungen als auch die Verarbeitung des Dokuments standardisieren.
Diese einfach zu bedienenden Werkzeuge ersparen den Rechtsabteilungen und anderen Prüfern viel Zeit, die sie dann für Aufgaben mit hohem Mehrwert verwenden können.
Bessere Kontrolle über den Validierungsprozess
Zeitraubende Postschleifen werfen auch Probleme der Zuverlässigkeit und Rückverfolgbarkeit auf.
Jeder Arbeitnehmer weiß, wie schwierig es ist, in diesem vielfältigen Austausch präzise Informationen zu finden!
Mit der digitalisierten Freigabe verschwindet ein weiteres Problem. Die Validierungs-Workflows zentralisieren alle Informationen auf einer einzigen Plattform, so dass alle Prüfer viel leichter darauf zugreifen können.
Die digitale Freigabe trägt auch zur Sicherheit der beteiligten Parteien bei: Sie können einen geordneten Arbeitsablauf wählen, bei dem die Freigabe einer Partei erforderlich ist, um die Freigabe der anderen zu erhalten. Dies gewährleistet Zuverlässigkeit und Sicherheit und stärkt die Konformität der Dokumente.
Der Vorteil der Flexibilität
Die digitale Genehmigung ist sicher und beruhigend, aber dennoch eine flexible Technologie.
In einigen Fällen haben Sicherheit und Konformität Vorrang, in anderen sind Geschwindigkeit und Flüssigkeit des Austauschs wichtiger.
Je nach diesen Prioritäten und den Besonderheiten der einzelnen Verträge (Zweck, Umfang, Validierer usw.) sind die Anforderungen an den Arbeitsablauf unterschiedlich. Aus diesem Grund können Validierungsabläufe parametrisiert werden.
Insbesondere kann der Benutzer zwischen sequentieller und paralleler Validierung wählen. Bei der sequentiellen Validierung ist die Reihenfolge, in der die Beteiligten das Dokument genehmigen, wichtig und wird im Voraus festgelegt: Wenn der erste Beteiligte nicht genehmigt, kann der zweite nicht genehmigen, und so weiter. Bei der parallelen Validierung hingegen spielt die Reihenfolge keine Rolle, so dass alle Beteiligten das Dokument unabhängig voneinander validieren können.
DiliTrust ermöglicht es Ihnen, Ihre Verträge dematerialisiert zu genehmigen
DiliTrust Contracts ist ein Online-Vertragsmanagementmodul, das es Unternehmen ermöglicht, den Vertragsprozess in jeder Phase zu vereinfachen. Insbesondere sein digitales Genehmigungsmodul macht die Phase der Vertragsvalidierung schneller, sicherer und autonomer.
Dieses Modul ist flexibel und erlaubt die Wahl zwischen sequentieller und paralleler Validierung. Die Phasen des Validierungskreislaufs werden vollständig vom Experten des Unternehmens festgelegt. Je nach den Erfordernissen des Auftrags kann der Kreislauf definiert werden:
- Nach dem Importieren des Dokuments (im Word- oder PDF-Format).
- Durch die Festlegung des Arbeitsablaufs im Voraus.
In jedem Fall vereinfacht das Tool den Austausch zwischen den operativen Mitarbeitern und der Rechtsabteilung. Der Rechtsexperte muss nicht mehr mehrere E-Mails an die operativen Mitarbeiter senden, um die Anwendung der vertragsbezogenen Regeln zu überwachen: Diese können direkt in den Validierungskreislauf integriert werden.
Der DiliTrust-Validierungsworkflow ist auch viel schneller als die manuelle Validierung und gibt den Validierern mehr Autonomie.
???? Gut zu wissen: Sobald der Vertrag importiert und der Kreislauf definiert ist, wird automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail an alle Parteien gesendet, damit der Prozess beginnen kann. Mit einem einzigen Klick kann jeder Prüfer das Dokument einsehen und entscheiden, ob er es genehmigen möchte oder nicht. Das Tool vereinfacht auch das Verfahren im Falle einer Ablehnung: Die Prüfer können einen Kommentar hinterlassen, um den Grund für die Ablehnung zu erläutern.
Darüber hinaus wird die Person, die die Anfrage gestellt hat, in Echtzeit über alle Antworten informiert. Dies erleichtert die Überwachung des Validierungsprozesses und ein schnelles Eingreifen im Falle einer Blockade. Sobald der Vertrag validiert ist, kann der Antrag auf eine elektronische Signatur direkt aus dem Tool heraus gestartet werden.
Möchten Sie DiliTrust Contracts und sein Validierungsmodul kennenlernen? Fragen Sie nach einer Demonstration!
