Der Begriff Agilität ist in aller Munde, sei es im Marketing, im Management oder in der allgemeinen Geschäftspraxis. Aber weiß wirklich jeder, was der Begriff bedeutet? Echte Agilität ist mehr als schnell zu sein. Es bedeutet, so zu arbeiten, dass Reibungsverluste reduziert werden, Prozesse reibungslos und vor allem präzise ablaufen. Es ist eine Struktur, die Geschwindigkeit ermöglicht, nicht Chaos, das als Effizienz getarnt ist. Auch in der juristischen Welt spielt sie eine wichtige Rolle: Agile Governance ist eine Sache, aber es ist vielleicht nicht das erste Konzept, das die Leute mit Governance verbinden.
Governance erscheint oft schwerfällig und an endlose Schritte gebunden. Doch die Hauptverantwortlichen, wie General Counsel, Boardmanager und leitende Juristen, brauchen Flexibilität mehr als alle anderen. Sie verwalten wichtige Informationen, unterstützen die Entscheidungsfindung der Geschäftsführung und koordinieren Prozesse, die nur funktionieren, wenn die Informationen zuverlässig und organisiert sind.
Die entscheidende Frage ist daher, wie sich Agilität in Governance konkret umsetzen lässt. Wie zeigt sie sich im Alltag juristischer Arbeit und welche messbaren Ergebnisse können Verantwortliche im Rechtsbereich erwarten?
Drei Anzeichen für agile Governance
Bessere Entscheidungen, weil die Informationen klar sind
Saubere und strukturierte Informationen sind in allen Bereichen des Geschäftslebens von entscheidender Bedeutung. Wenn Dokumente und Daten an verschiedenen Orten oder, schlimmer noch, nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden sind, kann das katastrophale Folgen haben. Agile Governance geht mit klaren Informationen einher, d. h. sie sind klassifiziert, zentralisiert, strukturiert und so organisiert, dass sie jeder, auch Neulinge, verstehen kann.
Es klingt selbstverständlich, aber die Umsetzung kann schwieriger sein, als es scheint, insbesondere für Organisationen mit einer langen Geschichte, aber einer kurzen Erfolgsbilanz. Nehmen wir das Beispiel einer der wichtigsten und sich manchmal wiederholenden Aufgaben: die Verwaltung von Boardsitzungen.
Mit einer starken Boardstrategie (Rollendefinition, Wiederholung, Prioritätensetzung…) und dem richtigen Tool wird sich Agilität ganz natürlich einstellen. Zentralisierte Tagesordnungen, Protokolle, Beschlüsse und ein sicherer Austausch von Dokumenten bedeuten, dass Entscheidungen auf abgestimmten und überprüften Informationen beruhen. Damit entfällt die Notwendigkeit, zu raten, welche Version endgültig ist und welche nicht, was abgeschlossen wurde und was nicht; mit anderen Worten, es ist einfacher, Prioritäten zu setzen und Ziele zu definieren, die letztendlich zu besseren Entscheidungen führen.
Weniger manuelle Arbeit und weniger sich wiederholende Aufgaben
Es ist erwiesen, dass viele Rechtsabteilungen Stunden mit geringwertigen Aufgaben verschwenden. Unsere gemeinsam mit Above the Law durchgeführte Umfrage aus dem Jahr 2024 ergab, dass fast neunzig Prozent der Anwälte und Juristen angaben, dass ihr Arbeitstag etwas, stark oder fast vollständig durch administrativen Aufgaben belastet wird, die von der juristischen Arbeit auf hohem Niveau ablenken.
Wenn man so viel Zeit mit langweiligen Aufgaben verbringt, wird die Agilität der Governance nicht verbessert, aber es gibt verschiedene Möglichkeiten, diesem häufigen Problem zu begegnen. Sobald die Informationen strukturiert und sauber sind, lässt sich leichter feststellen, welche Tätigkeiten Zeit kosten und strategischere Arbeiten blockieren. Diese Aufgaben sind in der Regel sehr leicht zu erkennen. Sie umfassen manuelle Prüfungen, wiederholte Vertragsgenehmigungen, Informationsbeschaffung oder die Aktualisierung von Dokumenten, die niemand gerne pflegt.
Legal Tech beseitigt einen großen Teil dieses Aufwands. Beim Vertragsmanagement beispielsweise können automatisierte Workflows Verträge zur Genehmigung nach internen Richtlinien weiterleiten, ohne dass jemand auf die Unterschriften achten muss. Bei der Verwaltung von Gremien machen automatisierte Protokollabschriften den manuellen Aufwand für die Erstellung dieser wichtigen Dokumente nach jeder Sitzung überflüssig. Einige Tools senden sogar automatisch Protokollauszüge an die betreffenden Teilnehmer, was der Rechtsabteilung einen weiteren Schritt erspart.
Effizienz ist freiwillig Teil der Infrastruktur, und die Verringerung sich wiederholender Arbeiten schafft Raum für echte Agilität in der Verwaltung.
Genauigkeit hat immer Vorrang
In der Verwaltung ist Genauigkeit keine Option, und kleine Unstimmigkeiten können zu echten Risiken werden. Wie bereits erwähnt, bedeutet agil sein nicht Geschwindigkeit um jeden Preis. Es bedeutet, so schnell genau zu sein, dass die Teams die Arbeit nicht wiederholen müssen. Genauigkeit beschleunigt alles und noch mehr, wenn sie ein konstanter Aspekt Ihrer Governance-Daten und -Informationen ist.
Wie gesagt, alles beginnt mit einer starken Strategie, die durch saubere Informationen unterstützt wird. Saubere Informationen bedeuten, dass Aktualisierungen in Echtzeit erfolgen und leicht zu verfolgen sind. So gibt es keine veralteten Daten, die die Teams ausbremsen oder sie zwingen, alles doppelt zu überprüfen. Wenn Informationen falsch oder unvollständig sind, kommt alles ins Stocken. Wenn die Informationen von Anfang an korrekt sind, können Entscheidungen ohne Zögern getroffen werden.
Contract Lifecycle Management (CLM)-Tools sorgen für diese Genauigkeit, indem sie verhindern, dass veraltete Vorlagen im Umlauf sind, sicherstellen, dass obligatorische Klauseln in Kraft bleiben, und jedes Mal die richtigen Metadaten erfassen. Boardportale tun dasselbe für Governance-Materialien. Die Genauigkeit wird fest eingebaut und ist kein Gefallen, an den sich jemand erinnert, wenn er Zeit hat.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Je genauer die Informationen sind, desto flexibler ist die Organisation.
Agile Governance ist in Ihrer Reichweite
Agilität in der Governance ist kein Trend und kein Schlagwort, sondern ein praktischer Vorteil. Sie basiert auf:
Die Rechtsabteilung und die Führungsteams können mit diesen Grundsätzen Agilität in ihre Governance-Praktiken einbauen. Der richtige Technologiepartner wird alle oben genannten Elemente verbessern und den Teams dabei helfen, den Unterschied zwischen der Reaktion auf Probleme und deren Bewältigung zu machen.
Denken Sie daran, dass Legal Tech die Führungsrolle nicht ersetzt. Es stärkt sie nur, indem es den Teams die Struktur gibt, die eine genaue, schnelle und qualitativ hochwertige Arbeit jederzeit ermöglicht.
