En cette période de crise liée à la situation sanitaire Covid-19, les conseils d’administration, comités et autres instances de gouvernance ont plus que jamais besoin de se réunir pour planifier et garantir la continuité des services.
Dans les conditions actuelles où le télétravail connaît un boom sans précédent, même les administrateurs se retrouvent à travailler à distance. C’est ainsi qu’en France, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 ; ouvre un cadre légal propice à la digitalisation des réunions de gouvernance.
En effet, cette ordonnance vient alléger les conditions d’organisation des assemblées générales, conseils d’administration, comités de surveillance et autres instances de gouvernance des sociétés françaises, hors la présence physiques des associés, actionnaires ou membres, même si les statuts ne le prévoient pas. D’où la nécessité de disposer d’outils sécurisés de gestion de réunions à distance ce que permet DiliTrust Exec.
Visioconférence et tenue de vos réunions de gouvernance à distance
En outre, les plateformes de visioconférence voient leur nombre d’utilisateurs augmenter de façon exponentielle. Les organisations qui souhaitent utiliser ces applications doivent le faire en évaluant consciencieusement leur niveau de sécurité . Compatible fonctionnellement avec ce type de plateforme, DiliTrust Exec donne la possibilité de gérer entièrement le processus d’organisation, de tenue et de suivi des réunions de gouvernance tout en préservant la sécurité des données sensibles concernées. Ainsi, les administrateurs et membres de comité peuvent continuer à travailler en ligne et participer aux réunions comme s’ils étaient présents physiquement et de continuer l’exercice de leurs missions.
De la convocation à l’envoi du procès-verbal, sécurisez votre processus de gestion de réunion
Avec le crise sanitaire Covid-19, on constate une recrudescence des cyberattaques. C’est pourquoi, il faut redoubler de vigilance et veiller à préserver la sécurité et l’intégrité des données confidentielles partagées à l’occasion des conseils d’administration et des comités. Respectant les plus hauts standards internationaux de sécurité de l’information notamment avec la certification ISO 27001, DiliTrust Exec répond parfaitement à ce besoin. La solution a été conçue précisément pour les besoins des instances de gouvernance. DiliTrust Exec permet donc de maintenir les réunions du conseil d’administration, de comité et d’autres instances de gouvernance à distance et d’accéder à l’information utile en toute sérénité. Elle facilite l’envoi des convocations ; la diffusion et la validation par vote digital de l’ordre du jour ; la rédaction et l’approbation par vote en ligne du procès-verbal des réunions ; l’accès au dossier permanent ; l’auto-évaluation du conseil ; la signature et même l’annotation de documents en ligne.
N’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans la digitalisation sécurisée de vos instances.
