Selon un rapport du cabinet d’audit PricewaterhouseCoopers, à ce jour 25% des entreprises ont digitalisé leur conseil d’administration. Selon ce même rapport, une entreprise sur deux utilisera un conseil « zéro-papier » d’ici 2021. Pourquoi une telle évolution en seulement trois ans ?
Un conseil d’administration digitalisé pour plus d’efficacité
Cette nette évolution s’explique par plusieurs facteurs. Premièrement, la préparation des réunions du conseil est facilitée grâce aux nombreux outils mis à disposition dans le portail. En supprimant le support papier, le conseil digitalisé réduit la charge de travail des secrétaires du conseil. La réunion est organisée en quelques clics depuis l’interface intuitive du portail web.
Cette efficacité impacte également les administrateurs qui ont alors accès aux documents dont ils ont besoin pour travailler. Qu’ils soient au bureau, en déplacement ou simplement chez eux, le portail leur permet de consulter les documents de travail facilement. Grâce à ses fonctions de gestion avancées, son ergonomie intuitive et son utilisation flexible et mobile, la solution DiliTrust Exec permet la mise en valeur rapide des décisions.
Les outils collaboratifs disponibles sur le portail sont une vraie-valeur ajoutée pour l’administrateur qui est alors en mesure d’annoter directement les documents et de partager ses notes avec ses collaborateurs s’il le souhaite.
De nettes économies réalisées
Prenons l’exemple d’un conseil d’administration composé de 20 membres. Si ce conseil se réunit une fois par mois, cela correspond en moyenne à 72 000 pages imprimées et envoyées par coursier par an. À huit centimes d’euros la page imprimée, cela représente une dépense annuelle de 5 760 euros. En optant pour un conseil digitalisé, ce sont autant d’euros économisés et une dizaine d’arbres épargnés, une contribution sensible pour l’environnement.
Une fois que ces pages sont imprimées, il faut maintenant les envoyer par coursier, ce qui revient en moyenne à 16 euros par envoi, par conséquent 20 envois à 16 euros représente un total de 320 euros par mois. À l’année, ce sont donc 3 840 euros de dépenses.
En additionnant simplement les coûts d’impression et d’envoi, on obtient la somme de 9 660 euros. Avec un conseil digitalisé, l’entreprise aurait fait une économie de près de 10 000 euros puisqu’une solution digitale élimine l’utilisation du papier.
L’infographie ci-après vous donnera plus de détails chiffrés sur le ROI (retour sur investissement) qu’il est possible d’obtenir en dématérialisant cette gestion.
Au-delà des économies réalisées, le conseil digitalisé comporte de nombreux autres avantages. Citons par exemples : un gain de temps, de productivité, de sécurité des données ou de réduction de l’impact environnemental. Un outil tel que Instances digitalisées de DiliTrust Governance est le meilleur moyen de digitaliser votre conseil d’administration ou vos comités.
