Laut einer Studie von Aberdeen haben 2 von 3 Unternehmen keine Kontrolle über die mit der Verwaltung ihrer Verträge verbundenen Risiken und Verpflichtungen. An dieser Stelle kommt der Vertragsmanager ins Spiel. Doch was macht einen guten Vertragsmanager aus?
Dieser Rechts- und Finanzfachmann reagiert nicht nur auf diese Unzulänglichkeiten und Probleme, sondern spielt auch eine strategische Rolle innerhalb des Unternehmens.
In diesem Artikel werden wir uns die 5 Eigenschaften ansehen, die einen guten Vertragsmanager ausmachen.
5 Eigenschaften eines guten Vertragsmanagers
Ein Vertragsmanager nimmt eine Schlüsselposition in der Unternehmenswelt ein, denn er verwaltet Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus. Mit anderen Worten: von der Erstellung über die Verhandlung, Unterzeichnung und Überwachung bis hin zum Abschluss.
Er muss die Wissenschaft der Verträge in- und auswendig kennen und in der Lage sein, mit verschiedenen Akteuren und Fachgebieten zu jonglieren.
Der Vertragsmanager ist ein Schweizer Taschenmesser mit 5 Haupteigenschaften.
1. Juristisches Fachwissen/Kenntnisse… zum Verständnis der hinter Verträgen stehenden Fragen
Sie ist in Europa auf dem Vormarsch und macht in Frankreich erste zaghafte Gehversuche: Die Aufgabe des Vertragsmanagers besteht darin, auf die Risiken eines finanziellen Verlusts oder eines Verlusts der Wettbewerbsfähigkeit im Zusammenhang mit Kundenstreitigkeiten zu reagieren.
Er ist für die Verwaltung des Vertragszyklus verantwortlich und ist von der Erstellung des Angebots an den Kunden bis hin zur Rechnungsprüfung und Berichterstattung beteiligt.
Als echter Experte in den Bereichen Recht und Finanzen nutzt der Vertragsmanager seine verschiedenen Fachgebiete, um sie miteinander zu verbinden.
Auf diese Weise kann sie die Risiken von Vertragsabschlüssen vorhersehen und kontrollieren.
2. Analytische und synthetisierende Fähigkeiten
Wie wir oben gesehen haben, verwaltet der Vertragsmanager den gesamten vertraglichen Lebenszyklus zur Unterstützung des Projektabschlusses und ist daher in der Lage, ein breites Spektrum an rechtlichen, finanziellen und kommerziellen Fähigkeiten zu kombinieren.
Er oder sie verfügt über ein umfassendes Verständnis der anstehenden Fragen und weiß, wie man einen finanziellen Zahlungsplan aufstellt, technische Risiken bewältigt, das Projekt in der Gesetzgebung verankert und verschiedene Softwareprogramme beherrscht, um allen Beteiligten im Alltag Zeit zu sparen.
Ein guter Vertragsmanager verfügt jedoch nicht (nur) über technische Fähigkeiten, sondern setzt auch große menschliche Qualitäten ein, um die Arbeit der Projektbeteiligten zu erleichtern.
3. Projektmanagement-Fähigkeiten
Der Vertragsmanager ist an jeder wichtigen Phase des von ihm geleiteten Projekts beteiligt: Er ist faktisch der Dirigent des Orchesters und muss in der Lage sein, sich die Sprache der einzelnen Akteure anzueignen und die mit seinen Aufgaben verbundenen Fragen, Fähigkeiten und Probleme zu verstehen.
Ausgestattet mit einer natürlichen Führungsqualitäten, stellt er oder sie die Projektleitung sicher, indem er oder sie eine klare Führungslinie einsetzt. Für ein effizienteres Management verwenden die meisten Vertragsmanager heute die agile Methode. Sie konzentriert sich auf den Menschen und die Kommunikation und sorgt für Transparenz im Austausch und gewährleistet, dass die Verpflichtungen auf Gegenseitigkeit und Fairness beruhen.
Als Spezialist für Projektmanagement und -gestaltung ist der Vertragsmanager definitiv ein operativer Akteur, der an der Verbesserung der Leistung arbeitet.
4. Gutes Zuhören, Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz
Nach Angaben der Association Française du Contract Manager legen heute 83 % der Unternehmen, die einen Contract Manager einstellen, Wert auf zwei Eigenschaften: zwischenmenschliche Fähigkeiten und Know-how.
Das ist verständlich: Als zentrales Element des Projekts muss diese Fachkraft sowohl über ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten als auch über ein ausgeprägtes Verhandlungsgeschick verfügen, um niemanden zu verletzen und eine gute Arbeitsdynamik zu schaffen. Ihr natürliches Einfühlungsvermögen ermöglicht es ihnen, sich anzupassen und zuzuhören.
Sie fördert den Dialog und stärkt die Nähe des Teams in allen Phasen der Arbeit.
Der Vertragsmanager weiß auch, wie man ausbildet und bekannt macht. Als operative Unterstützung für mehrere Ansprechpartner weiß er/sie, wie er/sie diese einbinden und für das Projekt mobilisieren kann.
5. Streng und organisiert
Der Bereich des Vertragsmanagements entwickelt sich ständig weiter. Aus diesem Grund müssen Vertragsmanager rigoros sein. Um nicht in der Informationsflut unterzugehen, müssen sie rechtliche, wirtschaftliche und finanzielle Aspekte aktiv im Auge behalten.
Darüber hinaus ist er an jeder Phase des Projekts beteiligt, die sich manchmal über mehrere Jahre erstreckt, und hat mit mehreren Mitarbeitern zu tun. Dadurch ist er in der Lage, eine übergreifende Vision der vertraglichen Hebel zu entwickeln und eine klare Methodik anzuwenden, ohne dabei die Kohärenz, Strenge und Organisation zu vergessen.
Bonus: Verwenden Sie die richtige Software
Neben neuen digitalen Lösungen wie Chatbots, Blockchain und Smart Contracts gibt es zahlreiche Softwarelösungen, wie z. B. Vertragsmanagement-Software, auch CLM genannt. Darunter auch die DiliTrust-Lösung.
Ihre Beherrschung gewährleistet eine automatisierte Vertragsüberwachung und Optimierung jeder Phase des Projektzyklus (Kostenreduzierung und Ertragsmaximierung, Rationalisierung von Aufgaben mit geringem Mehrwert, verbesserte Teamzusammenarbeit usw.).
Dies vereinfacht den Verwaltungsaufwand und gibt den Vertragsmanagern die Möglichkeit, ihre Zeitressourcen zu optimieren und so an Produktivität und Effizienz zu gewinnen.
Kurz gesagt, der Beruf des Vertragsmanagers befindet sich in Frankreich zwar noch in der Anfangsphase, aber er gewinnt an Bedeutung und entwickelt sich in Richtung einer größeren Querschnittsfunktion und Verantwortung.
Dieser Beruf, bei dem die zwischenmenschlichen Fähigkeiten im Vordergrund stehen, bietet hervorragende Perspektiven, von denen sowohl das Unternehmen als auch der Arbeitnehmer profitieren.
