Zu zeitaufwändig, zu wenig effizient – der Vertragsprozess ist für viele Unternehmen eine Quelle der Unzufriedenheit .
Und doch ist sie für ihr reibungsloses Funktionieren unerlässlich. Wie können Sie also die Verwaltung Ihrer Verträge vereinfachen?
Es ist so einfach wie die Wahl der richtigen Legal Tech für Ihre Bedürfnisse.
Bei so vielen neu gegründeten Unternehmen, die Lösungen anbieten, ist es gar nicht so einfach, sich zu entscheiden. Wie erstellen Sie ein Lastenheft für Ihr LegalTech? Indem Sie ein präzises, funktionales Lastenheft erstellen, finden Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen.
Spezifikationen für Legal Tech Lösungen
Ein Lastenheft ist ein Vertragsdokument, das die Grundzüge eines Projekts festlegt. Sie können in allen Tätigkeitsbereichen angewendet werden: beim Bau eines Hauses, bei der Produktion eines Films, bei der Erstellung einer Website und natürlich bei der Verwaltung von Verträgen.
In dieser Hinsicht ist die Spezifikation besonders nützlich, wenn ein Unternehmen auf der Suche nach einem Legal Tech ist, um seine juristischen Tätigkeiten zu automatisieren.
Gut zu wissen: Für das Unternehmen geht es vor allem darum, seine Bedürfnisse zu definieren. Aber auch für Legal Tech, das die Erwartungen seiner Kunden erfüllen muss, ist die Erstellung von Lastenheften nützlich.
Legal Tech, ein effizienter Weg zur Automatisierung Ihrer täglichen Aufgaben
Um Ihre Aufgaben zu automatisieren, gibt es digitales Vertragsmanagement. Diese Werkzeuge machen die Vorteile der Technologie für juristische Dienstleistungen nutzbar. Zum Beispiel die Erstellung von Handelsverträgen, elektronische Unterschriften zur Vereinfachung des Austauschs, die Speicherung von Informationen, Verbindungen zwischen Rechtsexperten (Anwaltskanzleien, Rechtsberatern usw.) und Unternehmen und so weiter.
Insgesamt gibt es über 200 Lösungen, die alle Ihre Anforderungen erfüllen.
Aber wie wählt man bei einem solchen Volumen seine Legal Tech aus?
Zuallererst müssen Sie Ihren Bedarf ermitteln. Zum Beispiel:
- Wenn Sie Ihren Mitarbeitern (insbesondere Einkäufern und Verkäufern) den Zugang zu Informationen erleichtern wollen, gibt es Doctrine.
- Wenn Sie Ihre Verwaltungsformalitäten vereinfachen wollen, kann Captain Contrat oder Legalstart dies für Sie tun.
- Wenn Sie die Erstellung Ihrer Verträge und Rechtsdokumente automatisieren möchten, bietet Legal Place eine Reihe von Vorlagen.
- Wenn Sie die Hauptversammlungen Ihres Unternehmens digitalisieren wollen, gibt es DiliTrust.
- Wenn Sie die rechtlichen Risiken Ihres Unternehmens quantifizieren möchten, bietet Ihnen Case Law Analytics eine sehr genaue Analyse.
- Um die Verwaltung Ihrer Verträge zu automatisieren, bietet Ihnen DiliTrust eine Saas-Lösung für das Vertragsmanagement. Dank der künstlichen Intelligenz des Tools können Sie große Mengen an Verträgen verwalten, ohne Ihr Geschäft zu beeinträchtigen.
Unabhängig von Ihren Bedürfnissen zielen diese Legal Tech Lösungen darauf ab, die zeitaufwändigsten Aufgaben zu automatisieren. Die Idee ist, Anwälten und anderen Fachleuten zu helfen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren: Rechtsberatung, Vertrieb, Projektmanagement usw.
Angesichts der Spezialisierung der einzelnen Legal Tech-Tools ist es entscheidend, Ihre Anforderungen präzise zu definieren – idealerweise mithilfe eines Lastenhefts.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, laden Sie unseren Leitfaden zur Auswahl Ihrer Legal Tech Lösung herunter.
Bewährte Verfahren für die Erstellung von Spezifikationen, die Ihnen bei der Auswahl Ihrer Legal Tech Lösung helfen
Um die richtige Vertragsverwaltungssoftware zu finden, müssen Sie ein Lastenheft erstellen. Die folgenden Schritte sind zu beachten.
#1 – Eine Bestandsaufnahme
Dazu gehört eine Bestandsaufnahme der Organisation Ihrer juristischen Teams , d. h. der durchgeführten Aufgaben, des Zeitaufwands, der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, der Interaktion mit anderen Abteilungen usw.
Sobald Sie die Arbeitsweise Ihrer Rechtsabteilung skizziert haben, ist es an der Zeit, sich mit den alltäglichen Schwierigkeiten zu befassen : z. B. übermäßig lange Bearbeitungszeiten, mangelnde Digitalisierung, fehlender Datenschutz usw.
#Nr. 2 – Integration von anderen Teams
Da Ihre Rechtsabteilung nie alleine agiert, ist es wichtig, dass das Vertragsmanagement Legal Tech die Bedürfnisse anderer Teams (Vertrieb, Finanzen, aber auch Personalwesen neben den juristischen Teams) berücksichtigt.
Zögern Sie in diesem Zusammenhang nicht, Treffen mit anderen Abteilungen zu organisieren, um sich über deren Schwierigkeiten mit Verträgen zu informieren.
#Nr. 3 – Festlegung von Spezifikationen
Wenn Sie alle Ihre Bedürfnisse ermittelt haben, ist es an der Zeit, Ihre Spezifikationen zu definieren. Dazu müssen Sie Ihre Anforderungen in Funktionalitäten umwandeln, die sie erfüllen können.
Sie möchten zum Beispiel Verträge schnell und aus der Ferne erstellen. In diesem Fall benötigen Sie eine Software zur Vertragserstellung.
Wählen Sie aber nicht irgendein Legal Tech-Tool. Es muss alle Ihre Anforderungen erfüllen. Mit anderen Worten: Ihre kurz-, mittel- und langfristigen Ziele. Und es muss auch an die Struktur und das Umfeld angepasst sein, in dem es eingesetzt werden soll.
Gut zu wissen: Wenn Sie alle Kriterien festgelegt haben, sollte Ihr Lastenheft auch einen Zeitplan für die Umsetzung der Lösung enthalten, der alle erforderlichen Schritte umfasst. Zögern Sie nicht, gegebenenfalls Vertragsstrafen für den Fall vorzusehen, dass die Leistungen nicht rechtzeitig erbracht werden.
#Nr. 4 – Benchmarking bestehender Lösungen
Sobald Sie Ihr Lastenheft erstellt haben, müssen Sie die vorhandenen Legal Tech-Lösungen finden.
#Nr. 5 – Ihr Projekt verteidigen und Ihre Vorgesetzten einbeziehen
Nicht zuletzt müssen Sie Ihre Hierarchie dazu bringen, der Umsetzung des Legal Tech-Projekts zuzustimmen. Hier geht es vor allem darum, die Vorteile der Software bei der Verbesserung des Vertragsprozesses zu demonstrieren .
Jetzt, da Sie wissen, wie man ein Lastenheft erstellt, müssen Sie nur noch die passende Legal Tech-Lösung für das Vertragsmanagement finden, die Ihren Anforderungen entspricht.
