Die Rechtsabteilungen sind sich der durch die digitalen und automatisierten Prozesse beeinflussten Entwicklung ihres Berufsstandes mehr als bewusst, und viele von ihnen setzen ihre Entwicklung einer tiefgreifenden Transformation fort. Ein zentraler Aspekt dabei ist die künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement. Ein zentraler Aspekt dabei ist der Einsatz von KI im Vertragsmanagement, um Unternehmen dabei zu unterstützen Kosten zu sparen, Risiken zu minimieren, Rechtsabteilungen zu entlasten und wertvolle Zeit für strategische Aufgaben zu gewinnen. Aber was bedeuten Begriffe wie „KI“ und „maschinelles Lernen“ eigentlich, insbesondere im Rechtsbereich und im Vertragsmanagement? Damit Sie das besser verstehen können, möchten wir Ihnen heute einige praktische Hinweise geben, wie KI in Ihren Verträgen funktioniert.
Was ist künstliche Intelligenz?
Künstliche Intelligenz scheint schon seit einiger Zeit in aller Munde zu sein, ist aber kein neues Konzept. Der Begriff wurde 1956 auf einer Konferenz in Dartmouth, USA, von einer Gruppe von Wissenschaftlern (Wirtschaftswissenschaftler, Informatiker usw.) definiert, die die Disziplin in der Forschung formalisierten. Zu einer Zeit, als die Informatik große Fortschritte machte und im Rahmen des Kalten Krieges in großem Umfang aus dem Verteidigungshaushalt finanziert wurde, war der Traum dieser Pioniere auf diesem Gebiet mit dem von Philosophen und Mathematikern seit der Antike verfolgten Ziel verbunden, das menschliche Denken zu reproduzieren und im weiteren Sinne Maschinen zu schaffen, die in der Lage sind, dem Menschen seine undankbarsten Aufgaben abzunehmen.
Mehrere technologische Revolutionen später (Internet, Cloud Computing, Rechenkapazitäten…) beschleunigt die künstliche Intelligenz ihre Entwicklung und integriert sich in alltägliche Software, um Fachleute bei den mühsamsten und komplexesten Aufgaben zu unterstützen, die für Menschen anfallen. Allein im juristischen Bereich sind die Vorteile von KI vielfältig und helfen Unternehmen dabei, bestehende Strukturen weitaus effizienter zu gestalten.
Eine KI oder mehrere?
Wenn wir gewöhnlich von künstlicher Intelligenz (im Singular) sprechen, handelt es sich in Wirklichkeit um eine Vielzahl spezialisierter KIs, die zusammenarbeiten, um unsere Probleme zu lösen.
Es gibt zwei Arten von künstlicher Intelligenz:
- Symbolische KI: Maschinen handeln nach Regeln, die ihnen von Menschen vorgegeben werden. Diese Regeln werden aus den verfügbaren Eingabedaten abgeleitet. Dafür ist fachliches Know-how notwendig. Denn es braucht Erfahrung, um solche Regeln. Das System lernt nicht von selbst, und seine Überlegungen müssen genau beschrieben werden.
- KI durch Lernen: Hier geht es darum, den Sinn von Eingabedaten zu erkennen, um die Schlussfolgerungen auf neue Daten übertragen zu können. Es handelt sich um Lernen am Beispiel, das betriebswirtschaftliches Fachwissen erfordert, um diese Beispiele zu identifizieren und zu benennen. Das System schreibt die besten Regeln selbst.
Als Beispiel kann man sich vorstellen, dass man einer Maschine verschiedene Datensätze von Vertragsklauseln zeigt, um sie darauf zu trainieren, bestimmte Muster oder Kategorien wie „Mietvertrag“ oder „Liefervertrag“ zu erkennen, wenn sie später mit neuen Vertragsinhalten konfrontiert wird. Diese Analysen basieren auf Natural Language Processing und anderen Language Processing‑Methoden.
UND MASCHINELLES LERNEN?
Dabei handelt es sich um eine Reihe von Techniken und Algorithmen, die es der Maschine ermöglichen, eine Reihe von verborgenen Ähnlichkeiten in einem Datensatz zu entdecken und zu extrahieren: diese sind als „Muster“ bekannt. Auf diese Weise lernt die Maschine und entwickelt sich weiter. Diese Muster können für das Clustering und die Vorhersage neuer Datensätze verwendet werden. Maschinelles Lernen ist besonders nützlich für die Analyse von Verträgen, für die Vertragsprüfung, für Prüfung und Analyse großer Datenmengen und zur Erkennung von rechtlichen Risiken und potenziellen Risiken.
Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement
Wie verarbeitet KI Verträge?
Neben der Zeichenerkennung (OCR), die ein Bild in eine editierbare Textdatei „übersetzt“, wird KI‑gestützte Vertragsanalyse eingesetzt, um wichtige Informationen kontextabhängig zu erkennen: Vertragsarten, Klauseln, Schlüsselelemente (Daten, Beträge, Fristen, Vertragspartner usw.).
Automatisierung in jeder Phase des Vertragslebenszyklus
Contract Lifecycle Management (CLM) geht über die einfache Werwaltung von Verträgen hinaus. Es deckt jeden Schritt der Phasen des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages ab: Entwurf, Verhandlung und Überprüfung, Validierung sowie die Unterzeichnung, Überwachung, Berichterstattung und Prüfung. Durch die Nutzung von KI wird die Verwaltung von Verträgen weitreichend automatisiert. Das bedeutet, dass Sie Ihre Verträge in eine organisierte, durchsuchbare und aktuelle (KI-gestützte) Datenbank verwandeln, die in jeder Phase des Prozesses nützlich ist…
- Bei der Ausarbeitung: Sie können Ihre Verträge mit genau den Vorlagen und Klauseln erstellen, die Ihrer internen Vertragspolitik entsprechen. So stellen Sie sicher, dass alle Regelungen und Vorschriften eingehalten werden. Im Gegenteil zu Unmengen an Word-Dokumenten und -Versionen, spart diese Vertragserstellung Zeit, Kosten und steigert die Effizienz drastisch.
- Während der Verhandlung und Überprüfung: Die KI erkennt automatisch und sehr schnell (meist auf Knopfdruck) die wichtigsten Klauseln und Daten im Vertrag. Sie finden diese Informationen in Übersichtsblättern auf einen Blick. Dies ermöglicht potentielle Risiken frühzeitig zu erkennen, bessere Entscheidungen zu treffen und Herausforderungen zu meistern.
- Während der Validierung und elektronische Signatur: Automatisierte Genehmigungsabläufe erleichtern die Zusammenarbeit bis zur finalen Unterschrift. Sie machen den Prozess schneller und transparenter. Papierbasierte Unterschriftenpads werden überflüssig. Auch der mühsame E-Mail-Verkehr entfällt, bei dem man leicht den Überblick verlieren kann.
- Bei der Überwachung: Sie können sofort Vertragsarten, wichtige Felder und vorrangige Klauseln in Ihrer gesamten Vertragsdatenbank identifizieren. Sie können zum Beispiel ganz einfach alle Verträge finden, die eine bestimmte Klausel enthalten. Die zwischen bestimmten Daten in Kraft treten. Die eine bestimmte Vertragsart betreffen. Und bei denen bestimmte Vertragspartner beteiligt sind – alles auf einmal!
- Für Berichte und Audits: Sie können Ihre gesamte Vertragsdatenbank ganz einfach analysieren. So lassen sich vertragliche Aktivitäten, Risiken und Chancen Ihres Unternehmens klar erkennen und quantifizieren. Möglich wird das durch Statistiken, die direkt aus Ihren Daten gewonnen werden – etwa Vertragsstatus, Daten, Unterschriften oder Dokumenttypen. Zusätzlich stehen automatisch ausgefüllte Audit-Sheets zur Verfügung. Diese können Sie direkt in Excel exportieren oder per API weiterverwenden, um Ergebnisse zu erzielen und Ihren Return on Investment sichtbar zu machen.
Kurz gesagt: KI befreit den Anwalt nicht nur von mühsamen, manuellen Aufgaben wie Tippen, Korrekturlesen und Durchsuchen großer Datenmengen, sondern verschafft ihm auch mehr Transparenz, damit er seine Verpflichtungen besser kontrollieren kann: Welche Datenschutz Verpflichtungen habe ich im Falle einer Verletzung? Sind alle meine Verträge unterzeichnet? Gibt es irgendwelche Nicht-Standardklauseln? Kann ich die neuesten Versionen meiner Verträge und alle Änderungen finden?… Es gibt so viele Fragen, auf die künstliche Intelligenz Antworten geben kann, indem sie Informationen direkt aus Verträgen abruft.
KI-gestützte Tools helfen bei Due Diligence, Einhaltung von Vorschriften, Finanzüberwachung, Überprüfung von Mietverträgen, Wissensmanagement, Wiederherstellung der Historie… die Anwendungen von KI im Rechtssektor sind so zahlreich wie die Anwendungsfälle. Das manuelle Verwalten von Verträgen gehört in den meisten Unternehmen schon längst der Vergangenheit an.
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