Viele Unternehmen wissen nicht, wann ihre Verträge auslaufen, und noch mehr lassen stillschweigende Verlängerungen verstreichen. Dieser Mangel an Transparenz birgt Risiken, da das Unternehmen die Möglichkeit verliert, seine Vertragsbedingungen neu auszuhandeln oder den Vertrag sogar zu kündigen.
Wenn Sie jedoch Hunderte oder gar Tausende von laufenden Verträgen verwalten, ist es nicht immer einfach, den Überblick über Ihre Verpflichtungen zu behalten.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen Methoden und Werkzeuge vor, die Ihnen dabei helfen.
Warum sollten Sie die Ablaufdaten Ihrer Verträge kennen?
Die Überprüfung Ihrer Ablaufdaten gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verträge zum richtigen Zeitpunkt zu kündigen oder neu zu verhandeln, anstatt sie stillschweigend zu verlängern. Dieser Vorgang verschafft Ihnen die nötige Transparenz, um die richtigen Sparhebel zu aktivieren, insbesondere in Krisenzeiten!
Um Ihre Endtermine vorwegzunehmen, können Sie sie immer handschriftlich in einer Excel-Tabelle auflisten. Es liegt dann an Ihnen, den Überblick zu behalten, damit Sie keine Fristen vergessen… Leider ist dieser manuelle Vorgang sehr zeitaufwändig, da er eine Menge Dateneingabe erfordert. Wenn Sie neue Einsparmöglichkeiten erschließen wollen, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Verträge schnell und zuverlässig zu prüfen.
Wie können Sie Ihre stillschweigenden Verlängerungen schnell überprüfen?
Hier kommt die künstliche Intelligenz ins Spiel: Sie ist in der Lage, Schlüsseldaten aus Ihren Verträgen zu erkennen und automatisch zu extrahieren, und trägt diese Informationen für Sie in eine Excel-Tabelle ein. Sie brauchen diese Informationen nur noch zu analysieren und rechtzeitig die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mit dieser Art von Technologie ist Ihre Prüfung 6 Mal schneller als ein manueller Vorgang.
Einige von der KI erkannte Informationen:
Wie können Sie die Prüfung Ihrer vertraglichen Fristen nutzen?
Künstliche Intelligenz spart Ihnen vielleicht Zeit, aber sie ersetzt nicht das Fachwissen von Experten! Es liegt an Ihnen, die von der KI bereitgestellte Zusammenfassung zu analysieren, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Mit Hilfe Ihrer Excel-Tabelle können Sie beispielsweise Ihre Verpflichtungen nach dem Beendigungsdatum klassifizieren und so diejenigen identifizieren, die in weniger als 30 Tagen, in mehr als 90 Tagen usw. enden. Sie können auch diejenigen identifizieren, die eine bestimmte Klausel enthalten, z. B. eine Kontrollwechsel- oder Wettbewerbsverbotsklausel. Sie können Ihre Verträge auch nach ihrem Wert sortieren, um den Verträgen mit dem höchsten Wert Priorität einzuräumen.
Es liegt an Ihnen, die Informationen auszuwählen, die Sie verfolgen möchten, damit Sie auf das reagieren können, was für Sie wichtig ist.
Und nach der Analyse Ihrer Verträge?
Der Einsatz einer Vertragsmanagement-Plattform wie der von DiliTrust bietet den zusätzlichen Vorteil, dass Sie die gerade geprüften Verträge „vergessen“ können. Denn das Vertragsmanagement Tool hat die Daten, Laufzeiten, Verlängerungsbedingungen, incl. stillschweigende Verlängerungen bereits während der Prüfung erfasst. Unsere CLM-Lösung überwacht sie für Sie und schickt Ihnen Erinnerungen, wenn Ihre Fristen näher rücken.
Wenn Sie sich entscheiden, einen Vertrag zu kündigen, können Sie Ihre Beziehung beenden, indem Sie das Kündigungsschreiben erstellen und die elektronische Unterschrift direkt auf der Plattform verwenden. Ihr Schreiben wird in Ihrem DiliTrust-Bereich gespeichert, zusammen mit Ihrem Vertrag, dessen Status aktualisiert und archiviert wird.
GUT ZU WISSEN
Stellen Sie sich vor, was Sie mit einer Technologie wie DiliTrust über die Überwachung Ihrer Fälligkeitstermine hinaus tun können: KI hilft Ihnen bei der Prüfung Ihrer Verträge auf eine große Anzahl von Klauseln und Informationen im Falle von regulatorischen Änderungen (wie der RGPD oder IFRS 16), zyklischen Änderungen (wie höhere Gewalt während der Covid-19-Krise) oder sogar während einer großen finanziellen Transaktion (M&A). Es bietet Ihnen eine 360°-Sicht auf Ihre Verpflichtungen und hilft Ihnen, rechtliche und finanzielle Risiken zu kontrollieren.
