Vertragsprüfungen verschaffen Unternehmen Klarheit über die Risiken, Verpflichtungen und Rechtsgültigkeit ihrer Verträge. So werden potenzielle Schwachstellen zu aktiven Risikomanagement-Tools. Durch den Einsatz moderner CLM- und KI-Tools lassen sich Prüfungen effizient skalieren, Fehler reduzieren und die Rechtsabteilung in ihrer Rolle als strategischer Berater stärken.
Die meisten Unternehmen arbeiten mit Hunderten, ja Tausenden von aktiven Verträgen. Von Lieferantenvereinbarungen und Beschäftigungsbedingungen bis hin zu Lizenzen für geistiges Eigentum und Partnerschaften bilden Verträge die rechtliche und kommerzielle Grundlage der täglichen Arbeit.
Aber oft haben die Rechtsabteilungen keinen klaren Überblick darüber, was in diesen Verträgen tatsächlich enthalten ist. Veraltete Vorlagen, fehlende Klauseln, Überraschungen bei der automatischen Vertragsverlängerung – das sind nicht nur Ineffizienzen. Sie sind potenzielle Verbindlichkeiten. Eine strukturierte Überprüfung von Verträgen ist der erste Schritt, um die Kontrolle wiederzuerlangen und Risiken zu minimieren. Dabei ist es entscheidend, dass der gesamte Prüfungsprozess methodisch angelegt ist und klare Prioritäten setzt.
Was ist eine Vertragsprüfung?
Eine Vertragsprüfung umfasst die Überprüfung bestehender Verträge, um die Rechtsgültigkeit, das Risikopotenzial und die Einhaltung interner Richtlinien oder gesetzlicher Vorschriften zu beurteilen.
Alles in allem geht es bei einer Vertragsprüfung vor allem darum, genau zu erkennen, dass der Vertrag alle wesentlichen Punkte abdeckt. Schritt für Schritt wird geprüft, ob Rechte und Pflichten klar geregelt sind. Die Überprüfung von Unterschriften, die Analyse von Klauseln und die Sicherstellung der Konsistenz von Vertragsbedingungen – um nur einige Bestandteile der Vertragsprüfung zu nennen.
Dabei stellen sich Fragen wie: Sind alle Bedingungen eindeutig formuliert, und gibt es mögliche Risiken oder Lücken?
Das sorgfältige Prüfen von Verträgen sollten kontinuierlich Teil der Bemühungen um Rechtssicherheit und Governance sein. Wenn sie regelmäßig durchgeführt werden, verwandeln sich Verträge von statischen Akten in aktive Instrumente des Risikomanagements und der Rechtsklarheit.
Warum die Rechtsabteilung den Prüfungsprozess leiten sollte
Obwohl Beschaffungs- und Finanzteams beteiligt sein können, ist es die Rechtsabteilung, die bei einer Vertragsprüfung den nötigen Blick hat. Die Rechtsabteilung weiß, wie subtile Klauselabweichungen – wie z. B. Entschädigungsbedingungen oder die Wahl des Gerichtsstands – vor Gericht oder bei Streitigkeiten reale Konsequenzen haben können. Je komplexer und internationaler ein Vertrag ist, desto mehr Fachwissen ist erforderlich, um potenzielle Risiken zu identifizieren.
Darüber hinaus sind Rechtsexperten am besten in der Lage, sich entwickelnde Compliance-Anforderungen zu interpretieren, z. B. in Bezug auf den Datenschutz oder ESG. Durch die Leitung von Vertragsprüfungen minimieren die Rechtsabteilungen nicht nur das rechtliche Risiko, sondern stärken auch ihre Rolle als vertrauenswürdige Berater des Unternehmens. Es gibt kaum eine andere Funktion im Unternehmen, die über vergleichbares rechtliches Know-how verfügt.
Wann sollte eine Vertragsprüfung durchgeführt werden?
Obwohl die Prüfungen idealerweise fortlaufend sein sollten, können oder werden bestimmte Ereignisse eine weitere Überprüfung auslösen. Hier sind einige Beispiele:
Ab bestimmten Schwellenwerten bei Vertragsvolumen oder -wert kann eine zusätzliche Überprüfung sinnvoll sein. Obwohl solche Ereignisse eine gründliche Vertragsprüfung erfordern, empfiehlt es sich, Vertragsprüfungen zu einer regelmäßigen Praxis zu machen. Es ist nicht nötig, auf ein Problem zu warten, um mit der Arbeit daran zu beginnen. Deshalb ist die Einbettung von Vertragsprüfungen in die Governance-Routine ein sicherer und nachhaltiger Ansatz.
Wie man eine strategische Vertragsprüfung durchführt
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Schritte zur Durchführung einer Vertragsprüfung:
Definieren Sie den Umfang: Rechtsabteilungen sollten zunächst risikoreiche Verträge priorisieren, d.h. solche mit finanzieller Bedeutung, mit internationalem Bezug oder mit kritischen Abhängigkeiten von Dienstleistungen. Auch Verträge, die bald erneuert oder gekündigt werden, sollten markiert werden, da sie rechtzeitig Möglichkeiten zur Neuverhandlung oder Risikominderung bieten.
Zugriff und Organisation von Verträgen: Verträge müssen gesammelt, organisiert und zentralisiert werden. Wenn Ihr Unternehmen über kein CLM-Tool (Contract Lifecycle Management) verfügt, kann dieser Schritt aufzeigen, wie fragmentiert Ihre Verträge sind und wo Sie Verbesserungen vornehmen können.
Beginnen Sie mit der Überprüfung: Sobald sich die Verträge an einem Ort befinden, können Rechtsabteilungen mit der Extraktion und Überprüfung der wichtigsten Klauseln beginnen. Dazu gehören in der Regel das geltende Recht, Haftungsobergrenzen, Zahlungsbedingungen, Verlängerungsmechanismen, Vertraulichkeitsbestimmungen und Streitbeilegungsverfahren. Eine manuelle Prüfung ist möglich, aber zeitaufwändig. Stattdessen verlassen sich viele Teams jetzt auf KI-Tools, um Klauseln automatisch zu extrahieren und zu kennzeichnen, was wertvolle Zeit spart und die Genauigkeit erhöht.
Identifizieren und klassifizieren Sie potenzielle Probleme: Das Endziel von besteht darin, rechtliche Lücken oder Unstimmigkeiten zu ermitteln. Besonders Verträge, die auf veraltete Rechtsvorschriften verweisen, wesentliche Klauseln auslassen oder widersprüchliche Bestimmungen enthalten, sollten direkt korrigiert werden. Diese roten Fahnen können dann in einem zusammenfassenden Bericht dokumentiert werden, der jeden Vertrag nach Risikostufe kategorisiert und Folgemaßnahmen wie Neuverhandlung, Kündigung oder rechtliche Aktualisierung empfiehlt.
Vertragsprüfungen als Teil der Legal Governance
Vertragsprüfungen sind von maximalem Wert, wenn sie in eine umfassendere Strategie der rechtlichen Governance integriert sind. Sie bieten eine Grundlage für eine intelligentere Entscheidungsfindung und eine bessere Einhaltung der Vorschriften.
Bereits durchgeführte Prüfungen liefern wichtige Datenpunkte für die Optimierung von Verträgen in der Zukunft.
So können die Erkenntnisse aus den Vertragsprüfungen beispielsweise zur Aktualisierung von Vorlagen, zur Verbesserung von Klauselbibliotheken und zur Erstellung von Verhandlungsleitfäden genutzt werden. Rechtsabteilungen können auch wichtige Kennzahlen über einen längeren Zeitraum hinweg verfolgen, z. B. die Verringerung der Anzahl nicht konformer Verträge oder die durchschnittliche Zeit zur Behebung festgestellter Probleme. Diese Indikatoren verschaffen der Führungsebene Transparenz und zeigen den Beitrag der Rechtsabteilung zum Risikomanagement des Unternehmens.
Wie lässt sich Legal Tech für die Skalierung von Vertragsprüfungen nutzen?
Ohne die richtigen Werkzeuge können Vertragsprüfungen selbst erfahrene Rechtsabteilungen überfordern. Das Durchsuchen von Ordnern, der Abgleich von Vorlagen und die manuelle Nachverfolgung von Verpflichtungen ist nicht nachhaltig.
Aus diesem Grund wenden sich viele Rechtsabteilungen heute Plattformen wie der DiliTrust Suite zu. Die Lösung bietet ein sicheres, zentralisiertes Vertragsarchiv in Kombination mit KI-gestützter Klauselerkennung. Das System prüft Vertragsinhalte automatisch gegen definierte Anforderungen und erkennt Abweichungen schneller als manuelle Prozesse. So können Teams Teile des Prüfungsprozesses automatisieren, Fehler reduzieren und ihr Fachwissen dort einsetzen, wo es am wichtigsten ist – bei der Auslegung und Strategie.
So funktioniert die KI Vertragsprüfung mit automatisiertem Risikodetektor
Prüfprotokolle, erweiterte Suchfilter und die plattformübergreifende Integration (z. B. in das Sach- oder Compliance-Management) beschleunigen die juristischen Arbeitsabläufe zusätzlich.
Nicht auf eine Krise warten, sondern jederzeit prüfungsbereit sein
Die Kosten der Nichtbeachtung Ihrer Verträge können höher sein, als Sie denken. Versteckte Risiken nicht zu erkennen, nicht eingehaltene Fristen oder widersprüchliche Klauseln können zur Nichteinhaltung von Vorschriften, zu finanziellen Strafen oder sogar zu Rechtsstreitigkeiten führen.
Eine Vertragsprüfung ist nicht nur eine Aufgabe, die man abhaken kann. Sie ist eine Gelegenheit, Klarheit zu schaffen, rechtliche Risiken zu verringern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Für Rechtsabteilungen, die ihre Strategie zur Vertragsprüfung weiterentwickeln wollen, sind die richtigen Instrumente und die Vertragsplanung der Schlüssel zum Erfolg.
