Risiken sind ein fester Bestandteil jeder rechtlichen Vereinbarung. Doch wie lassen sie sich verringern oder gar kontrollieren? In diesem Artikel stellen wir bewährte Verfahren für das Vertragsrisikomanagement vor.
Risikofaktoren des Vertrags
Welches sind die wichtigsten Risikofaktoren, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Verträge tagtäglich berücksichtigen müssen?
Was sind die besten Praktiken für das Vertragsrisikomanagement?
Rechtsteams mindern vertragliche Risiken durch die Aufnahme spezifischer Klauseln: Entschädigungsklauseln, Haftungsklauseln, Versicherungsklauseln, Kündigungsklauseln, Garantieklauseln, Haftungsbeschränkungsklauseln usw. Diese manuellen Methoden sind der erste Baustein zum Schutz Ihrer Vertragsdaten. Sie sind der erste Schritt zum Schutz Ihrer Vertragsdaten.
Aber wie können Sie noch weiter gehen? Eine Vertragsmanagementlösung (auch CLM genannt) kann das Vertragsrisikomanagement dank zahlreicher maßgeschneiderter Funktionen erheblich erleichtern!
Gut zu wissen: Ein CLM ist eine schlüsselfertige Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, jede Phase ihres Vertragslebenszyklus zu optimieren und ihre Verträge täglich auf automatisierte Weise zu überwachen. Der Schlüssel ist genau das: Automatisierung.
Mit einem solchen Tool können Sie: Ihre Verträge und Klauseln in einer speziellen Bibliothek zentralisieren, nach Vertragsinformationen suchen, einen Vertrag erstellen, ihn kommentieren und mit Anmerkungen versehen, unterzeichnen und validieren sowie Ihre Verpflichtungen nachverfolgen, Ihre gesamte Vertragsdatenbank speichern, Erinnerungen an Fälligkeitstermine erstellen, Ihre Vertragsaktivitäten mithilfe von Dashboards und KPIs verfolgen…
Im Folgenden finden Sie 7 Funktionen der Vertragsverwaltungssoftware, die Ihnen dabei helfen, das Vertragsrisiko zu minimieren, indem sie verschiedene Aufgaben automatisieren und alle Ihre Vertragsdaten zentralisieren.
1) Verpassen Sie nie wieder einen Termin mit Warnungen und Benachrichtigungen
Das Versäumen von Fristen oder die stillschweigende Verlängerung von Verträgen kann schwerwiegende finanzielle Folgen haben. Und das Schlimme ist, dass all dies mit der richtigen Vertragsmanagement-Software vermieden werden kann!
Mit einer solchen Software können Sie automatische Warnmeldungen und Aufgaben für alle Ihre Verträge einrichten. In jeder Phase der Vertragslaufzeit werden Sie benachrichtigt, was Sie tun müssen.
2) Entscheiden Sie dank der detaillierten Benutzerverwaltung, wer auf die Verträge zugreifen darf.
Einige Vertragsverwaltungssoftware-Lösungen bieten rollenbasierte Berechtigungen.
Sie erlauben einer Person, bestimmte Arten von Dokumenten, vertraulichen Informationen oder Verträgen zu lesen, zu ändern oder zu validieren. Der Zugang zu anderen Verträgen, deren Einsichtnahme oder Änderung nutzlos oder gefährlich wäre, ist jedoch untersagt.
3) Schutz der Vertragsdaten durch Verschlüsselung
Ein weiterer Schlüssel zum Schutz Ihrer Verträge vor dem Risiko eines unbefugten Zugriffs – insbesondere von außen – ist die Verschlüsselung aller Dokumentendaten.
Einige Vertragsverwaltungssoftware verschlüsselt Informationen im Ruhezustand und bei der Übertragung unter Verwendung der neuesten Verschlüsselungsstandards.
Gut zu wissen: In einer Zeit, in der Unternehmen sich entmaterialisieren, muss die Sicherheit eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer Lösung sein. DiliTrust hat die ISO/IEC 27001:2013 und die Datenschutzerweiterung ISO 27701:2019 erhalten. Diese internationale Zertifizierung ist auf dem Gebiet der Informationssicherheit weithin anerkannt.
4) Bessere Einhaltung durch Klauselbibliotheken
Die Nichteinhaltung von Vorschriften ist eines der bekanntesten Vertragsrisiken. Mit einigen CLMs können Sie Klauseln erstellen. Diese werden auch als Klauselsammlungen bezeichnet und erfüllen mehrere Ziele:
Klauselvorlagen erstellen
Rechtsteams können Vorlagen für Klauseln erstellen, die einfach in Verträge integriert werden können. Diese Vorlagen dienen als Referenzklauseln und können leicht mit anderen Klauseln in Ihren Verträgen verglichen werden, die in Ihrem CLM gespeichert sind.
Vergleichen Sie Ihre Vertragsklauseln mit Ihren Standards
Sie werden gewarnt, wenn die Klauseln eines externen Vertrags zu weit von Ihren eigenen Klauseln entfernt sind. Unsere firmeneigene künstliche Intelligenz zeigt die risikobehafteten Klauseln direkt im Vertrag an, ebenso wie das Risikoniveau.
5) Bessere Einhaltung von Musterverträgen
Mit einem CLM können Sie Standardvertragsvorlagen erstellen und diese problemlos mit dem Betriebspersonal teilen. Sobald Sie einen Vertrag aktualisieren, wird alles auf der Plattform synchronisiert.
Dadurch wird verhindert, dass Rechtsabteilungen Fragen gestellt werden wie: Wo ist die Vorlage gespeichert? Ist dies die Version, die ich verwenden muss? Könnten Sie mir die neue Vorlage zusenden?
Und: Unsere DiliTrust-Lösung lässt sich mit jeder Unternehmenssoftware wie Salesforce, Hubspot oder Word verbinden, so dass Sie Verträge schnell und einfach aus den Daten dieser Tools erstellen können.
6) Vermeiden Sie Fehler in der Verhandlungsphase
In der Verhandlungsphase, wenn mehrere Personen an demselben Vertrag arbeiten, können schnell Fehler passieren. Und das ist menschlich: Manchmal werden bestimmte Änderungen oder Anmerkungen vergessen, oder es wird die falsche Kopie des Vertrags verwendet…
Mit einem CLM wird die Verwaltung der verschiedenen Vertragsversionen (auch Versionierung genannt) automatisch durchgeführt. Sie können die Versionen, die Sie behalten möchten, auch importieren.
7) Interne Validierungsworkflows einrichten
Haben Sie schon einmal vergessen, bestimmte Personen in die E-Mail-Schleife zur Vertragsvalidierung aufzunehmen? Oder mussten Sie die richtigen Prüfer, die aus Zeitmangel nicht zugestimmt haben, den Vertrag zur Unterschrift zu schicken, immer wieder neu anschreiben?
Wenn Sie Ihre internen (oder externen) Vertragsgenehmigungen digitalisieren, können Sie sich von diesen langwierigen Hin- und Her-Prozessen verabschieden.
Mit der Funktion „Validierungsworkflow“ können Sie sicher sein, dass :
Die richtigen Prüfer werden immer in den Kreislauf einbezogen. Beispiel: Für alle Verkaufsverträge über 5.000 Euro muss der CFO den Vertrag validieren.
Der Vertrag wird validiert. Der CFO wird automatisch per E-Mail daran erinnert, bis der Vertrag validiert ist.
Behalten Sie diese bewährten Verfahren für das Vertragsrisikomanagement bei
✔️ Rationalisieren und automatisieren Sie Ihr Vertragsmanagement.
✔️ Zentralisieren Sie alle Ihre Verträge und Vertragsdaten in einem sicheren, benutzerfreundlichen, cloudbasierten Repository.
✔️ Dank Klauselbibliotheken und Vertragsvorlagen lassen sich verhandlungsreife Verträge schneller erstellen.
✔️ Zusammenarbeit in Echtzeit, automatisierte Versionsverwaltung und elektronische Vertragsunterzeichnung…
✔️ Automatisieren Sie Validierungsworkflows und Warnmeldungen, um die Effizienz und die Einhaltung von Verträgen zu verbessern.
Mit einem CLM können Sie Ihre Verträge endlich vergessen. Wenn Sie diese 7 Best Practices für das Vertragsrisikomanagement befolgen, haben Sie mehr Zeit für Ihre wichtigen Projekte und verbringen weniger Zeit mit manuellen Aufgaben.
