La plupart des organisations fonctionnent avec des centaines, voire des milliers de contrats actifs. Qu’il s’agisse d’accords avec les fournisseurs, de conditions de travail, de licences de propriété intellectuelle ou de partenariats, les contrats constituent la base juridique et commerciale des activités quotidiennes.
Mais souvent, les services juridiques manquent de visibilité sur le contenu des contrats. Modèles obsolètes, clauses manquantes ou renouvellements automatiques inattendus ne sont pas de simples inefficacités : ce sont de vrais risques. Un audit structuré permet de reprendre le contrôle.
Définition
Un audit contractuel est un examen des contrats existants afin d’en évaluer la validité juridique, l’exposition aux risques et la conformité avec les politiques internes ou les cadres réglementaires. Il implique de vérifier les signatures, d’analyser les clauses et de s’assurer de la cohérence des conditions contractuelles, pour ne citer que quelques éléments de l’audit.
Les audits contractuels devraient faire partie intégrante de toute initiative en matière de droit et de gouvernance. Lorsqu’ils sont effectués régulièrement, ils transforment les contrats de fichiers statiques en outils actifs de gestion des risques. Ils apportent aussi clarté juridique.
Pourquoi le service juridique doit-il piloter le processus d’audit ?
Bien que les équipes chargées des achats et des finances puissent être impliquées, c’est le service juridique qui apporte le regard nécessaire à l’audit d’un contrat. Les équipes juridiques comprennent comment des variations subtiles dans les clauses – comme les conditions d’indemnisation ou le choix de la juridiction – peuvent avoir des conséquences réelles dans les tribunaux ou en cas de litige.
En outre, les professionnels du droit sont les mieux équipés pour interpréter l’évolution des exigences de conformité, telles que celles liées à la protection des données ou à l’ESG. En menant des audits de contrats, les services juridiques ne se contentent pas de minimiser les risques juridiques, ils renforcent également leur rôle de conseillers de confiance auprès de l’entreprise.
Quand réaliser un audit contractuel ?
Alors que les audits devraient idéalement être effectués en continu, certains événements peuvent ou vont déclencher un examen plus approfondi. En voici quelques exemples :
Même si certains événements exigent un audit approfondi des contrats, il est préférable d’en faire une pratique régulière. Inutile d’attendre un problème pour agir. Intégrer les audits à la routine de gouvernance permet une approche plus proactive et durable.
Comment mener un audit stratégique des contrats
Voici une vue d’ensemble des étapes à suivre pour réaliser un audit de contrat :
Définir le champ d’application : Les équipes juridiques doivent commencer par donner la priorité aux contrats à haut risque, c’est-à-dire ceux qui présentent une importance financière, une exposition internationale ou une dépendance à l’égard de services essentiels. Les accords sur le point d’être renouvelés ou résiliés doivent également être signalés, car ils offrent des possibilités de renégociation ou de limitation des risques au moment opportun.
Accéder aux contrats et les organiser : Les contrats doivent être rassemblés, organisés et centralisés. Si votre organisation ne dispose pas d’un outil de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), cette étape peut révéler à quel point vos contrats sont dispersés. Vous pouvez aussi identifier où vous pouvez apporter des améliorations.
Commencez la révision : Une fois les contrats centralisés, les équipes juridiques peuvent extraire et analyser les clauses clés. Il s’agit notamment du droit applicable, des responsabilités, des paiements, des renouvellements, de la confidentialité et des litiges. La révision manuelle est possible mais prend du temps. De nombreuses équipes s’appuient désormais sur des outils alimentés par l’intelligence artificielle. Ces outils permettent d’extraire et d’étiqueter les clauses automatiquement. Cela permet d’économiser des heures précieuses tout en améliorant la précision.
Identifier et classer les problèmes potentiels : L’objectif final est d’identifier les lacunes ou les incohérences juridiques. Les contrats qui font référence à une législation obsolète, qui omettent des clauses essentielles ou qui contiennent des termes contradictoires doivent être corrigés.Ces signaux d’alerte peuvent ensuite être consignés dans un rapport de synthèse qui classe chaque contrat par niveau de risque et recommande des mesures de suivi telles que la renégociation, la résiliation ou la mise à jour juridique.
Les audits au service de la gouvernance juridique
Intégrés dans une stratégie plus large de gouvernance juridique, les audits de contrats offrent une valeur maximale. Ils servent de fondement à une prise de décision plus éclairée et à une meilleure conformité.
Par exemple, les enseignements tirés des audits peuvent guider la mise à jour des modèles. Ils peuvent aussi améliorer les bibliothèques de clauses et alimenter les guides de négociation. Les équipes juridiques peuvent également suivre des indicateurs clés au fil du temps. Ils peuvent mesurer la réduction des contrats non conformes ou le temps moyen nécessaire pour remédier aux problèmes signalés. Ces indicateurs offrent une visibilité à la direction. Ils démontrent la contribution du service juridique à la gestion des risques de l’entreprise.
Comment tirer parti de la LegalTech pour optimiser les audits ?
Sans les outils adéquats, les audits de contrats peuvent submerger même les équipes juridiques expérimentées. La recherche dans les dossiers, la comparaison des modèles et le suivi manuel des obligations ne sont pas viables.
C’est pourquoi de nombreux services juridiques se tournent désormais vers des plateformes telles que la suite DiliTrust Governance. La solution fournit un référentiel de contrats sécurisé et centralisé. Elle inclut aussi une reconnaissance des clauses basée sur l’IA. Cela permet aux équipes d’automatiser certaines parties du processus d’audit. Elles peuvent ainsi réduire les erreurs et concentrer leur expertise là où elle compte le plus, c’est-à-dire sur l’interprétation et la stratégie.
Les pistes d’audit, les filtres de recherche avancés et l’intégration multiplateforme (avec la gestion des affaires ou de la conformité, par exemple) accélèrent encore les flux de travail juridiques.
N’attendez pas une crise, soyez prêt à tout moment grâce aux audits !
Le coût de la négligence de vos contrats peut être plus élevé que vous ne le pensez. Des risques dissimulés, des délais non respectés ou des clauses contradictoires peuvent conduire à des manquements à la conformité, à des pénalités financières, voire à des litiges.
Un audit contractuel n’est pas seulement une tâche à cocher. C’est l’occasion de rétablir la clarté, de limiter les risques juridiques et d’accroître l’efficacité opérationnelle. Pour les services juridiques qui cherchent à faire évoluer leur stratégie d’audit des contrats, les bons outils et la planification des contrats sont essentiels pour réussir.
