La plupart des organisations gèrent des centaines, voire des milliers de contrats actifs. Qu’il s’agisse d’accords fournisseurs, de conditions d’emploi, de licences de propriété intellectuelle ou de partenariats, les contrats forment la colonne vertébrale juridique et commerciale des opérations quotidiennes. Mais bien souvent, les services juridiques n’ont pas une vision claire du contenu des contrats. Modèles obsolètes, clauses manquantes, renouvellements automatiques inattendus… ce ne sont pas de simples inefficacités. Ce sont de véritables sources de risques. Un audit contractuel structuré est la première étape pour reprendre le contrôle.
Qu’est-ce qu’un audit contractuel ?
Un audit contractuel consiste à examiner les contrats existants pour évaluer leur validité juridique, leur exposition aux risques et leur conformité aux politiques internes ou aux cadres réglementaires. Concrètement, il s’agit de vérifier les signatures, d’analyser les clauses et de s’assurer de la cohérence des conditions contractuelles. Et ce ne sont là que quelques-uns des éléments examinés lors d’un audit.
Les audits contractuels devraient faire partie intégrante des démarches juridiques et de gouvernance. Lorsqu’ils sont réalisés régulièrement, ils transforment les contrats. Ces derniers passent alors de simples fichiers statiques à de véritables outils de gestion des risques et de clarté juridique.
Pourquoi le service juridique doit-il diriger le processus d’audit ?
Bien que les équipes achats et finances puissent être impliquées, c’est le service juridique qui apporte l’éclairage essentiel à l’audit d’un contrat. En effet, les juristes savent comment des variations subtiles dans les clauses comme les conditions d’indemnisation ou le choix de la juridiction peuvent avoir des conséquences concrètes, que ce soit en cas de litige ou devant un tribunal.
En outre, les professionnels du droit sont les mieux placés pour interpréter les exigences de conformité, en constante évolution. Cela inclut, par exemple, celles liées à la protection des données ou aux critères ESG. En réalisant des audits contractuels, les services juridiques ne se contentent pas de limiter les risques. Ils renforcent aussi leur position de conseillers de confiance auprès de l’entreprise.
Quand procéder à un audit contractuel ?
Même si les audits devraient idéalement être réalisés de façon continue, certains événements peuvent déclencher un nouvel examen. Voici quelques exemples :
Bien que certains événements exigent un examen approfondi des contrats, il est recommandé de faire de l’audit contractuel une pratique régulière. Il n’est pas nécessaire d’attendre qu’un problème survienne pour agir. Intégrer les audits dans la routine de gouvernance est une approche plus sûre et plus durable.
Comment mener un audit contractuel stratégique
Voici une vue d’ensemble des étapes à suivre pour réaliser un audit contractuel :
Définir le champ d’application : les équipes juridiques devraient commencer par donner la priorité aux contrats à haut risque. Cela inclut ceux présentant une importance financière, une portée internationale ou des dépendances critiques en matière de services. Par ailleurs, les accords proches du renouvellement ou de la résiliation doivent aussi être identifiés. Ils offrent des opportunités de renégociation ou de réduction des risques, au moment le plus stratégique.
Accéder aux contrats et les organiser : les contrats doivent être collectés, organisés et centralisés. Si votre organisation ne dispose pas d’un outil de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), cette étape peut révéler des faiblesses. En effet, elle montre souvent à quel point les contrats sont dispersés, et où des améliorations sont possibles.
Commencer la révision : une fois les contrats rassemblés, les équipes juridiques peuvent commencer à extraire et à analyser les clauses clés. Cela concerne généralement le droit applicable, les plafonds de responsabilité, les modalités de paiement, les mécanismes de renouvellement, les dispositions de confidentialité et les méthodes de résolution des litiges. La révision manuelle reste possible, mais elle demande beaucoup de temps. C’est pourquoi de nombreuses équipes s’appuient désormais sur des outils d’intelligence artificielle pour extraire et étiqueter automatiquement les clauses. Cela permet de gagner un temps précieux tout en améliorant la précision.
Identifier et classer les problèmes potentiels : l’objectif final est d’identifier les lacunes ou les incohérences juridiques. Par exemple, certains contrats peuvent faire référence à une législation obsolète, omettre des clauses essentielles ou contenir des termes contradictoires. Tous ces éléments doivent être corrigés. Ces signaux d’alerte sont ensuite consignés dans un rapport de synthèse. Celui-ci classe chaque contrat par niveau de risque et recommande des mesures de suivi, telles que la renégociation, la résiliation ou la mise à jour juridique.
Les audits contractuels en tant qu’élément de la gouvernance juridique
Les audits contractuels offrent une valeur maximale lorsqu’ils sont intégrés à une stratégie de gouvernance juridique plus globale. En effet, ils posent les bases d’une prise de décision plus éclairée et d’un meilleur respect des obligations de conformité.
Par exemple, les informations issues des audits peuvent servir à mettre à jour les modèles de contrat, enrichir les bibliothèques de clauses et renforcer les guides de négociation. En parallèle, les équipes juridiques peuvent suivre des indicateurs clés dans le temps. Cela inclut, par exemple, la baisse du nombre de contrats non conformes ou le temps moyen nécessaire pour corriger les problèmes identifiés. Ces indicateurs apportent de la visibilité à la direction. Ils permettent aussi de démontrer la contribution du service juridique à la gestion des risques de l’entreprise.
Comment tirer parti des technologies juridiques pour intensifier les audits ?
Sans les bons outils, les audits contractuels peuvent submerger même les équipes juridiques les plus expérimentées. En effet, chercher dans les dossiers, faire correspondre les modèles et suivre les obligations à la main n’est tout simplement pas viable.
C’est pourquoi de nombreux services juridiques se tournent vers des plateformes comme la suite DiliTrust Governance. Cette solution propose un référentiel de contrats sécurisé et centralisé, associé à une reconnaissance des clauses basée sur l’intelligence artificielle. Elle permet aux équipes d’automatiser certaines étapes de l’audit, de réduire les erreurs et de concentrer leur expertise là où elle est la plus utile : sur l’interprétation et la stratégie.
En plus, les pistes d’audit, les filtres de recherche avancés et l’intégration multiplateforme, par exemple avec la gestion des dossiers ou de la conformité, permettent d’accélérer les flux de travail juridiques.
N’attendez pas la crise, soyez toujours prêts pour l’audit
Ignorer le contenu de vos contrats peut coûter bien plus cher que vous ne l’imaginez. En effet, des risques cachés, des délais non respectés ou des clauses contradictoires peuvent entraîner des manquements à la conformité, des pénalités financières, voire des litiges.
L’audit contractuel ne se résume pas à une simple case à cocher. C’est une véritable opportunité pour retrouver de la clarté, réduire les risques juridiques et renforcer l’efficacité opérationnelle. Pour les services juridiques qui souhaitent faire évoluer leur stratégie d’audit, les bons outils et une planification rigoureuse sont essentiels pour réussir.
