Der Erfolg des Digitalisierungsprojekts einer Rechtsabteilung hängt in erster Linie von der Beteiligung und Zustimmung der internen Teams ab. Das Anpreisen und Verteidigen Ihres Projekts gegenüber dem Management mag im Implementierungsprozess einer Legal Tech-Lösung zweitrangig erscheinen. Dieser Schritt ist jedoch entscheidend und ausschlaggebend für den Erfolg Ihrer digitalen Transformation. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Legal Tech-Projekt effektiv durchführen können.
Warum ist es wichtig, Ihr Projekt intern zu präsentieren?
In erster Linie ist die Einführung neuer technologischer Lösungen nicht ohne die vorherige Zustimmung der Unternehmensleitung möglich. Diese Initiative ist Teil eines strategischen Ansatzes, der mit den Gesamtzielen des Unternehmens in Einklang stehen muss. Darüber hinaus erfordert die Durchführung eines solchen Projekts zwangsläufig die Zuweisung eines entsprechenden Budgets.
Doch bevor Sie mit dem Management über das Projekt und das Budget verhandeln können, müssen Sie einige Voraussetzungen erfüllen. Beginnen Sie damit, Ihr Projekt zu strukturieren. Ziel ist es, den Entscheidungsträgern gut vorbereitet zu begegnen und alle notwendigen Informationen zur Hand zu haben.
→ Bewerten Sie Ihre täglichen Herausforderungen und Engpässe.
Dieser Ansatz sollte nicht isoliert durchgeführt werden. Beziehen Sie von Anfang an Ihre operativen Teams und alle Stakeholder ein, die von Ihrem Projekt betroffen sein könnten (z. B. diejenigen, die von der Digitalisierung der Vertragsmanagementprozesse betroffen sind). Abteilungen wie Vertrieb, Finanzen und Beschaffung haben täglich mit Verträgen zu tun und können wertvolle Erkenntnisse liefern und die Wahl der Lösung beeinflussen. Organisieren Sie Workshops, um interne Herausforderungen im Zusammenhang mit rechtlichen Aspekten zu identifizieren und gemeinsam nach geeigneten Lösungen zu suchen.
BERATUNG DURCH EXPERTEN: Ziehen Sie Ihren IT-Direktor (DSI) hinzu, um die Machbarkeit Ihres Projekts zu beurteilen. Je mehr Daten und Informationen Sie zu Ihrem Thema zusammentragen, desto ernster werden Ihre Interessengruppen Sie nehmen und die Umsetzung in Betracht ziehen. Die Glaubwürdigkeit bei Ihren Kollegen steht auf dem Spiel.
→ Suchen Sie nach Lösungen, die mit Ihren Herausforderungen übereinstimmen.
Recherchieren Sie die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Lösungen und ihre Implementierungsprozesse. In dieser Phase geht es nicht darum, eine endgültige Entscheidung zu treffen, sondern darum, Ihrer Geschäftsleitung mehrere Alternativen zu präsentieren und dabei über die Einzelheiten der Umsetzung gut informiert zu sein. Der Kenntnisstand und das Engagement des Projektinitiators werden sich unweigerlich auf das Engagement des Managements auswirken.
Wem sollten Sie Ihr LegalTech-Projekt vorschlagen?
Es hängt alles vom Initiator des Projekts ab. Wenn die Initiative von einem Mitglied des Rechtsteams ausgeht, muss die Zustimmung des Chefsyndikus eingeholt werden, der die Relevanz einer LegalTech-Lösung für sich und sein Team beurteilt.
Anschließend muss der Chefsyndikus die Genehmigung der oberen Führungsebene einholen. Die digitale Transformation ist jetzt ein unternehmensweites Anliegen, und das Projekt der Rechtsabteilung muss mit der gesamten Unternehmensstrategie in Einklang stehen.
Neben der strategischen Ausrichtung ist die Sicherstellung eines Budgets für die Implementierung einer LegalTech-Lösung von entscheidender Bedeutung. Wenden Sie sich an die Personen, die in Ihrem Unternehmen für die Budgetierung zuständig sind, z. B. den Chief Financial Officer oder den Financial Controller.
In dieser Phase wird deutlich, wie wichtig die gemeinsame Arbeit im Vorfeld ist. Ihre Anfrage wird immer dann eine größere Wirkung haben, wenn sie von mehreren Abteilungen kommt, z. B. von der Beschaffung, der Rechtsabteilung und dem Marketing.
Wann sollten Sie ein Budget für Ihr LegalTech-Projekt aushandeln?
Es reicht nicht aus, Ihr Projekt den richtigen Leuten vorzustellen, auch das Timing ist entscheidend. Je nach den internen Budgetierungsverfahren Ihres Unternehmens wird das Jahr in Finanzperioden (wie Steuer- oder Buchhaltungszyklen) unterteilt, und diese finanziellen Anforderungen müssen berücksichtigt werden.
Bewährte Praxis: Legen Siein der Budgetplanungsphase (oft im letzten Quartal) das geschätzte Budget für die Umsetzung des Digitalisierungsprojekts Ihrer Rechtsabteilung fest.
Das Budget der Rechtsabteilung kann auch im Laufe des Jahres neu bewertet werden. Dies ist die perfekte Gelegenheit, um Ihr LegalTech-Projekt einzubeziehen, wenn es in der ursprünglichen Budgetplanungsphase nicht berücksichtigt wurde.
Laut einer Studie des Cercle Montesquieu geben jedoch 80 % der Rechtsabteilungen an, kein eigenes Budget für ihre digitale Transformation zu haben. In den meisten Fällen verfügen die Rechtsabteilungen nicht über eine Haushaltslinie, die für Innovationen vorgesehen ist. Das bedeutet, dass Sie sich für Ihr Projekt einsetzen müssen!
Wie setzen Sie sich für Ihr Projekt ein?
Jetzt, da Sie die richtigen Stakeholder und den optimalen Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme kennen, ist es an der Zeit, Ihren Entscheidungsträgern zu beweisen, dass Ihr Projekt mit einer kollektiven und strategischen Vision im Einklang steht. Das Wichtigste für Ihr Management sind die greifbaren Ergebnisse, die die implementierte Lösung liefern wird. Zeigen Sie den Mehrwert der Software , die Sie in Betracht ziehen, indem Sie die versprochenen Vorteile präsentieren. Arbeiten Sie mit Ihren Teams zusammen, um die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) zu ermitteln, die am wichtigsten sind.
Diese verschiedenen Indikatoren helfen Ihnen, die Rentabilität einer Legal Tech-Lösung anhand konkreter Daten nachzuweisen. Damit Ihr Management Ihr Legal Tech-Projekt genehmigt, muss es den Wert, den es im Gegenzug bringt, klar erkennen können.
Möchten Sie in dieser Phase Ihres digitalen Transformationsprojekts unterstützt werden? Unsere Experten sind für Sie da.
