Das Vertragsmanagement spielt eine wesentliche Rolle im Einkaufszyklus eines Unternehmens. Die Verträge bilden den Rahmen für die Beziehungen zu den Lieferanten und entwickeln sich entsprechend ihrem eigenen Lebenszyklus weiter. Erstellung, Verhandlung, Validierung, Unterzeichnung, Überwachung, Analyse… all dies sind Phasen, die je nach den im Unternehmen angewandten Verfahren entweder die Leistung steigern oder im Gegenteil verlangsamen können. Eine gute Verwaltung von Lieferantenverträgen ist daher unerlässlich. Es scheint jedoch unmöglich zu sein, wenn es von Hand gemacht wird oder in verschiedene, aufgesplitterte Tools aufgeteilt ist. An dieser Stelle kommt der Einsatz einer Vertragsmanagementlösung, auch bekannt als CLM (Contract Lifecycle Management), für Einkaufsleiter ins Spiel. Werfen wir einen Blick darauf, wie eine solche Technologie und die damit verbundenen Best Practices die Effizienz der Einkaufsprozesse verbessern können.
Warum sollten vertragliche Beschaffungsprozesse entmaterialisiert werden?
Während manuelle Vertragsverwaltungsprozesse den Zugang zu strategischen Informationen einschränken und sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben mit sich bringen, trägt ihre Entmaterialisierung dazu bei, die Leistungsziele des Unternehmens zu erreichen, und vereinfacht gleichzeitig die tägliche Arbeit der Teams.
➙ Verbesserung der Produktivität
Durch die Automatisierung kollaborativer Vertragsgestaltungsprozesse spart die Technologie wertvolle Zeit für Einkaufs-, Rechts- und Finanzteams. Der Austausch verläuft wesentlich reibungsloser, sei es bei der Ausarbeitung des Vertrags oder seiner Änderungen, bei der internen Prüfung und Genehmigung oder bei der elektronischen Unterschrift.
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➙ Kosten senken
Indem sie den Vergleich von Preisen – und im weiteren Sinne von Vertragsbedingungen – erleichtern und die Einhaltung von Vorschriften fördern, tragen CLM zur Senkung der Lieferantenkosten bei. Darüber hinaus führt die Verringerung des Zeitaufwands für manuelle Aufgaben dank ihrer Automatisierung zu einer Senkung der mit dem Vertragsmanagementprozess selbst verbundenen Kosten (die laut einer Studie von McKinsey & Company durchschnittlich 6.900 Dollar betragen). Schließlich wird durch die Vorwegnahme von Fristen mit Hilfe von Überwachungs- und Warninstrumenten sichergestellt, dass keine Verpflichtung verpasst wird, wodurch Vertragsstrafen und stillschweigende Verlängerungen vermieden werden.
➙ Umgang mit Risiken
Eine Vertragsmanagementlösung bietet eine kohärente Übersicht über alle Verträge und zentralisiert rechtliche und finanzielle Informationen über Lieferanten in einem einzigen Repository. Darüber hinaus erleichtern zahlreiche Funktionen die Suche, den Vergleich, den Export und die Visualisierung wichtiger Daten und machen auf Risiken aufmerksam, die sonst unbemerkt bleiben würden.
Werfen wir einen Blick auf 5 Best Practices zur Optimierung der Verwaltung von Lieferantenverträgen mit einem CLM.
1 Eliminieren Sie manuelle Prozesse und Bearbeitungsfehler
Der Vergleich von Lieferantenangeboten und deren manuelle Zusammenstellung kann eine sehr mühsame Aufgabe sein. Mit einer CLM-Lösung können Unternehmen ihre eigene zentralisierte Vertragsdatenbank erstellen und auf ihre Dokumenten- und Klauselvorlagen verweisen. Dieses Repository von Vertragsdaten erleichtert die Ausarbeitung und den Vergleich von Bedingungen während der Vertragsverhandlungen, um die besten Lieferanten im Einklang mit der Unternehmenspolitik auszuwählen.
2 Straffung der Genehmigungs- und Unterschriftsprozesse
Interne Genehmigungsworkflows oder „digitale Abnahmen“ garantieren, dass die vom Unternehmen festgelegten Validierungsprozesse eingehalten werden. Der Einkäufer muss lediglich einen vordefinierten Workflow auf der Grundlage bestimmter Kriterien starten: zum Beispiel die Genehmigung des CFO für einen bestimmten Betrag oder eine bestimmte Art von Dokument. Die zuständigen Genehmiger werden automatisch benachrichtigt, um den Vertrag gegebenenfalls zu validieren, zu ändern oder abzulehnen. Diese Workflows haben einen doppelten Vorteil: Sie beschleunigen und sichern die Genehmigungsprozesse vor der Unterzeichnung. Schließlich ermöglichen die in eine CLM-Lösung integrierten Anwendungen für elektronische Signaturen die Unterzeichnung von Bestellungen, ohne die Plattform verlassen zu müssen, und zwar innerhalb kürzester Zeit.
3 Überwachung der Verpflichtungen während der Vertragserfüllung
Änderungen, Leistungen, Verlängerungen, Kündigungen, Zahlungsfristen, Leistungsziele… all dies sind Risikoquellen, die bei der Vertragsunterzeichnung bekannt sind, aber während der Ausführung oft aus den Augen verloren werden. Indem Sie Erinnerungen für wichtige Vertragsmeilensteine einplanen, können Sie diese Verpflichtungen in aller Ruhe „vergessen“: Eine CLM-Lösung benachrichtigt die betroffenen Benutzer, wenn die Frist näher rückt.
4 Bewertung rechtlicher und finanzieller Risiken
Verträge sind eine unschätzbare Datenquelle für das Unternehmen: Durch ihre Analyse können versteckte Risiken effektiv bewertet werden, so dass die richtigen Entscheidungen getroffen werden können. Aber Sie brauchen Zugang zu den richtigen Informationen, wenn Sie sie brauchen… und genau hier kommt CLM ins Spiel.
Eine multikriterielle Suchmaschine, die in der Lage ist, Querverweise nach Schlüsselwörtern und Metadaten (=Art der Klausel, Daten, Beträge…) zu suchen, ermöglicht das sofortige Auffinden der betreffenden Dokumente. Durch den Export wichtiger Informationen nach Excel erhält man einen 360° Überblick über die eingegangenen Verpflichtungen. Mit nur wenigen Klicks kann der Benutzer die Lieferanten nach Preis, geografischer Zone, Risikoklausel, Kündigungsdatum usw. extrahieren und sortieren.
Die Hervorhebung risikobehafteter Klauseln in Dokumenten ist ebenfalls von Vorteil, um das Risikoniveau aktueller Verpflichtungen zu ermitteln.
Schließlich heben vertragliche Übersichtsblätter (Summary Sheets) wichtige Vertragsdaten hervor, ohne dass man das gesamte Dokument durchgehen muss.
5 Analyse der Lieferantenleistung
Eine gute Übersicht über die Leistung der Lieferantenbeziehungen ist einer der Schlüssel zur Optimierung des Managements dieser Partner und der SLAs. Eine CLM-Lösung strukturiert die Vertragsdaten und ermöglicht die Überwachung der Bedingungen: Termine, Mengen, Lieferantentypen, Vertragsarten, Sicherheits-, Verpflichtungs- und Kündigungsklauseln oder sogar, im Zusammenhang mit der Pandemie, Klauseln über höhere Gewalt und damit verbundene Risiken… Nichts entgeht der Kontrolle durch die Einkaufsabteilung. Mit Hilfe von Echtzeit-Informationen wissen Unternehmen, welche Lieferanten ihren Verpflichtungen nachkommen, und können sie entsprechend steuern.
Innerhalb des CLM ermöglichen Dashboards und ihre anpassbaren Grafiken die Visualisierung der Leistung und der Entwicklung von Aktivitäten im Zusammenhang mit Lieferantenverträgen. Sie liefern klare KPIs für die Entscheidungsfindung und somit der Verwaltung von Lieferantenverträgen
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