Die elektronische Unterschrift ist heute eines der wichtigsten technologischen Instrumente für die Digitalisierung von Vertragsprozessen. Das gilt nicht nur für Juristen, sondern für alle Fachleute, die Verträge unterschreiben müssen: Einkauf, Vertrieb, Personalwesen, Finanzen… viele finden es einfach und schnell. Aber wussten Sie, dass die Kombination von elektronischer Signatur und CLM noch weitere Vorteile bietet? Lassen Sie uns herausfinden, was das genau bedeutet und wie Sie das Beste daraus machen können, und zwar täglich.
Vom Papier zur elektronischen Signatur
Die elektronische Signatur ermöglicht es, den Unterschriftsprozess zu entmaterialisieren. Konkret bedeutet dies, dass man einen Vertrag unterzeichnen kann, ohne eine Papierversion zu benötigen. Das bedeutet, dass die Parteien, selbst wenn sie Tausende von Kilometern voneinander entfernt sind, mit wenigen Mausklicks eine Vereinbarung abschließen können. Der Vorteil ist ein doppelter: Es ist nicht nur möglich, Verträge aus der Ferne abzuschließen, sondern auch die Unterschriftszeiten zu verkürzen, da der Postversand oder das einfache Ausdrucken und Einscannen eines Dokuments während des Transports per E-Mail entfällt.
Von den Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern hat jedes zweite ein elektronisches Signaturwerkzeug eingeführt.
Umfrage durchgeführt von OpinionWayfor Oodrive im Februar 2020.
Bei der Diskussion über diese Neuerung stellt sich häufig die Frage nach der Rechtsgültigkeit. In diesem Punkt ist das französische Zivilgesetzbuch eindeutig: Elektronische Unterschriften haben den gleichen rechtlichen Wert wie handschriftliche Unterschriften. Und auf europäischer Ebene wird dies durch die eIDAS-Verordnung geregelt, die drei Stufen der Signatur anerkennt.
Elektronische Signatur: Entmaterialisierung des internen Validierungsprozesses
Sie wissen jetzt, was elektronische Signaturen sind, aber kennen Sie auch den„Digital Signature Manager“ – im Fachjargon auch „Validierungsworkflow“ genannt? Ganz einfach: Es geht darum, das interne Vertragsgenehmigungsverfahren zu entmaterialisieren, bevor der Vertrag unterzeichnet wird. Ohne ein technologisches Tool kann dies ein zeitaufwändiger Prozess sein: Die Papierinitialen gehen durch mehrere Hände im Unternehmen, es werden mehrere E-Mails ausgetauscht, und Versionsänderungen sind die Quelle zahlreicher Hin- und Herprozesse, die den Vertragsabschluss verzögern. Dennoch ist eine ordnungsgemäße interne Validierung ein wesentlicher Schritt, bevor sich das Unternehmen auf eine neue Beziehung einlässt. In diesem Zusammenhang bringen Validierungsworkflows die Notwendigkeit, Vereinbarungen abzusichern, mit der Notwendigkeit in Einklang, sich an das immer schneller werdende Geschäftstempo anzupassen.
Sie ermöglichen es Ihnen, in Ihrer Vertragsverwaltungssoftware jederzeit den Überblick über das Dokument zu behalten: Sie wissen jederzeit, wo der Vertrag steht, wer ihn validiert oder kommentiert hat und wie die aktuelle Version lautet. Die verschiedenen Akteure werden wiederum automatisch per E-Mail benachrichtigt. Es können auch bestimmte Bedingungen hinzugefügt werden: z. B. die Einbeziehung einer bestimmten Person in den Genehmigungsprozess, um sicherzustellen, dass die Befugnisübertragung ab einem bestimmten Betrag eingehalten wird. Diese bedingten Workflows ermöglichen es, Prozesse zu automatisieren und nach bestimmten Kriterien zu sichern
Neben der Zuverlässigkeit, die die Rückverfolgbarkeit bietet, macht die Fernvalidierung die Zusammenarbeit flüssiger und beschleunigt den Prozess. Wo auch immer sich die verschiedenen Beteiligten befinden, sie müssen nur auf ihren sicheren Online-Bereich zugreifen, um das Dokument zu konsultieren, zu kommentieren und zu validieren.
Warum elektronische Signaturen mit Vertragsmanagement-Software kombinieren?
Die Unterzeichnung ist eine zentrale Phase im Lebenszyklus eines Vertrags. Ihr gehen Ausarbeitung, Verhandlung und Validierung voraus, gefolgt von Überwachung, Erneuerung und Analyse. Deshalb ist es sinnvoll, die elektronische Unterschrift in eine Software zu integrieren, die alle Vertragsprozesse verwaltet und alle Abläufe der Vertragsabwicklung sowie aktuelle Informationen zentralisiert.
Vor der Unterzeichnung
Einige Vertragsmanagement-Softwarepakete integrieren die elektronische Unterschrift direkt in den Validierungs-Workflow. Dies ist bei unserer CLM-Lösung der Fall: Sobald der Vertrag innerhalb der Lösung genehmigt wurde, starten Sie einfach die Anforderung für die elektronische Signatur, und die andere Partei wird per E-Mail informiert. Die andere Partei wird per E-Mail benachrichtigt. Sie kann den Vertrag dann direkt auf der Plattform für elektronische Signaturen (in unserem Fall Docusign oder Dropbox Sign) unterzeichnen, ohne sich registrieren zu müssen.
Sie müssen Ihren Vertrag nicht mehr in anderen digitalen Arbeitsumgebungen importieren, exportieren oder archivieren oder ihn gar ausdrucken und an Ihren Partner schicken… Hier wird der Prozess vereinfacht und die Informationen werden zentralisiert. Alles, was Sie brauchen, sind ein paar Klicks, um den Vertragsprozess abzuschließen.
WUSSTEN SIE SCHON?
Durch die Digitalisierung der Entwurfs- und Verhandlungsphasen innerhalb Ihrer Vertragsmanagement-Software können Sie den Vertragsprozess beschleunigen. Hier sind nur einige Beispiele für unsere Funktionen:
- Vertragsanforderungsformulare geben den Mitarbeitern mehr Befugnisse, während die Rechtsabteilung die Kontrolle behält. Es ist nicht nötig, nach den für die Ausarbeitung erforderlichen Informationen zu suchen, und der Austausch verläuft viel reibungsloser.
- Die gemeinsame Klauselverwaltung ermöglicht es dem Anwalt, bereits intern genehmigte Klauseln mit einem einzigen Klick hinzuzufügen und so deren Einhaltung zu garantieren. Bei Verhandlungen ermöglichen der Zugriff auf bereits ausgeführte Verträge und erweiterte Suchfunktionen den Vergleich der ausgehandelten Bedingungen, um das beste Angebot zu erhalten.
- Die gemeinsame Veröffentlichung desselben Dokuments ermöglicht es mehreren Personen, an dem Vertrag zu arbeiten, ohne dass Kommentare und Versionen verloren gehen.
Nach der Unterzeichnung
Was passiert, wenn der Vertrag unterzeichnet ist? Ohne Vertragsmanagement-Software erhalten alle Parteien eine Kopie des Vertrags per E-Mail. Es liegt an jeder Partei, den Vertrag in den richtigen Ordner zu legen und die wichtigen Informationen zu notieren, die bei der Ausführung des Vertrags zu beachten sind.
Mit einer Vertragsmanagementlösung wird der unterzeichnete Vertrag automatisch an die richtige Stelle in Ihrer Software geladen, und Sie werden benachrichtigt. Auch hier sind die Informationen zentralisiert.
Wenn Ihre Software künstliche Intelligenz einsetzt, müssen Sie die wichtigsten Informationen, die der Vertrag enthält, nicht mehr eingeben: das Datum der Unterschrift, den Status „unterzeichnet“, die Angaben der anderen Partei, das Enddatum usw. Alle wichtigen Daten, die während der Ausführung verfolgt werden müssen, sind bereits in Ihrer Software erfasst. Konkret bedeutet dies:
- Sie erscheinen in der Vertragsübersicht: Auf einen Blick finden Sie alle wichtigen Elemente, ohne dass Sie das gesamte Dokument durchgehen müssen.
- Sie brauchen nur noch mit einem einzigen Klick Erinnerungen an die vorgeschlagenen Termine zu planen, damit Sie keine Verpflichtung vergessen – wie zum Beispiel das Verlängerungsdatum!
- Die in Ihrem Vertrag enthaltenen Schlüsselinformationen sind auch über die Suchmaschine verfügbar, die Ihnen hilft, jedes beliebige Dokument zu einem späteren Zeitpunkt anhand mehrerer Kriterien (Art, Klausel, Datum, Partei, Betrag, anwendbares Recht…) zu finden.
- Mit dem statistischen Dashboard schließlich können Sie die Vertragsaktivität in Echtzeit überwachen, z. B. die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum unterzeichneten Verträge, die Anzahl der innerhalb eines bestimmten Zeitraums auslaufenden Verträge und so weiter.
Wie lassen sich die beiden Technologien kombinieren?
Wenn Sie sich bereits für die elektronische Unterschrift entschieden haben (in der Regel genügt ein Abonnement), sollten Sie wissen, dass die wichtigsten Akteure in diesem Bereich bereits Partnerschaften mit Vertragsmanagement-Software aufgebaut haben. Zum Beispiel sind Docusign und Dropbox Sign nahtlos in die Vertragsmanagementlösung von DiliTrust integriert. Wenn Sie bereits ein Konto bei Docusign oder Dropbox Sign haben, ist die Verbindung zu DiliTrust sofort hergestellt. Auf Wunsch können wir sogar Ihren Partner für elektronische Signaturen integrieren, wer auch immer das sein mag.
Wenn Sie jedoch noch nicht gefunden haben, was Sie suchen, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst nach einer All-in-One-Lösung umzusehen. Eine Vertragsmanagement-Software, die elektronische Signaturen integriert, vereinfacht von Anfang an alle Vertragsprozesse in Ihrem Unternehmen, während elektronische Signaturen allein nur eine Phase des Vertragslebenszyklus optimieren können.
Natürlich erfordert die Ausstattung mit einer globalen Lösung ein wenig Überlegung, um Ihre aktuellen Probleme und zukünftigen Bedürfnisse richtig zu identifizieren, aber langfristig werden Sie dadurch wertvolle Zeit sparen. Interne Validierungsworkflows, Fälligkeitserinnerungen, zentraler Fernzugriff auf alle Ihre Verträge… das sind nur einige der Vorteile.
Kurz gesagt, durch die Integration elektronischer Signaturen mit Vertragsmanagement-Software können Sie das gesamte Potenzial digitaler Werkzeuge zur Unterstützung der vertraglichen Aktivitäten Ihres Unternehmens nutzen. Diese Kombination sichert, beschleunigt und vereinfacht vorgelagerte Vertragsabschlüsse und nachgelagerte Folgeprozesse. Sie erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Beteiligten (sowohl intern als auch extern), sondern zentralisiert auch die Daten von einem Ende der Vertragsbearbeitungskette zum anderen.
