Wie viele Fachleute, die nicht unbedingt Juristen sind, sind Sie vielleicht nicht mit der Definition der Klauselbibliothek vertraut. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was eine Klauselbibliothek ist und warum sie ein großer Gewinn für Ihr Unternehmen sein kann.
Definition der Klauselbibliothek
Eine (oft digitale) Klauselbibliothek enthält alle Klauseln, die in jedes von Ihrem Unternehmen ausgestellte Rechtsdokument aufgenommen werden können. Sie funktioniert wie eine riesige Datenbank, in der Sie nach den Elementen suchen können, die Sie für die Erstellung eines Vertrags oder einer Änderung benötigen.
Es ist ein unverzichtbares Werkzeug – nicht nur für Juristen! – denn es ermöglicht die Auflistung und Klassifizierung aller Paragraphen eines Vertrags an einem einzigen Ort. Das vereinfacht die Abfassung und spart allen Beteiligten wertvolle Zeit.
Vorteile einer Klauselbibliothek
Die Einrichtung einer Rechtsklausel ist natürlich für Juristen von Vorteil. Aber auch andere Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf, Finanzen und Personalwesen profitieren davon, und zwar aus drei Hauptgründen:
Vorregistrierte Klauselvorlagen
Eine Klauselbibliothek erleichtert das Erstellen, Aktualisieren und Erneuern eines Vertrags. Wie eine vordefinierte Vertragsvorlage vereinfachen die vorregistrierten Klauselvorlagen des Systems die Erstellung von Dokumenten und automatisieren den Prozess sogar.
Um einen Vertrag von A bis Z zu erstellen, wählen Sie einfach die gewünschten Paragraphen aus der Datenbank aus.
Der Vertragslebenszyklus wird von Anfang an vereinfacht, was Ihnen hilft, Zeit zu sparen.
Diese Klauseln können auch klassifiziert werden, so dass Sie schnell erkennen können, welche Klauseln ein Risiko für Ihre Verträge darstellen. Wenn Sie Ihre Klauselvorlagen in Ihrer Klauselbibliothek erstellen oder bearbeiten, weisen Sie ihnen eine Risikostufe zu und stellen so sicher, dass nichts übersehen wird.
Natürlich muss diese Datenbank nach den Arten von Verträgen und Klauseln geordnet sein, die Ihr Unternehmen abfassen muss. Wenn Sie Ihre Datenbank nicht organisieren, wäre das so, als würden Sie alle Ihre Dokumente in dieselbe Schachtel legen, ohne Ordnung, Ordner oder Trennblätter.
Gewährleistet die Einhaltung von Verträgen
Dank einer Klauselbibliothek können Sie auch Fehler vermeiden, indem Sie die Konformität Ihrer Verträge sicherstellen. Als Jurist können Sie einfach festlegen, welche Bedingungen mit den gesetzlichen und internen Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen. Indem Sie sie automatisch aktualisieren, vereinfachen Sie den Prozess, jeden Ihrer Verträge auf den neuesten Stand zu bringen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie jederzeit mit Ihrer Politik übereinstimmen.
Maximiert das rechtliche Fachwissen
Die Verwendung einer gemeinsamen Klauselbibliothek ermöglicht es allen Beteiligten im Unternehmen, auf die vertraglichen Vermögenswerte des Unternehmens zuzugreifen und sich ihrer Einhaltung zu vergewissern. So gibt es keinen Raum für Fehler: Das System ist an einem Ort zentralisiert, und alle haben Zugang zu denselben Informationen, die in Echtzeit aktualisiert werden.
Beispiel für Klauseln einer Klauselbibliothek
Eine gut strukturierte Klauselbibliothek sollte eine breite Palette von Vertragsklauseln enthalten, die an die verschiedenen Verträge des Unternehmens angepasst sind. Hier sind einige der am häufigsten vorkommenden Arten von Klauseln:
Generalklauseln
Diese Klauseln sind in den meisten Verträgen enthalten und legen die allgemeinen Verpflichtungen der Vertragsparteien fest. Sie umfassen:
- Vertraulichkeitsklauseln zum Schutz sensibler Informationen, die zwischen den Parteien ausgetauscht werden.
- Klauseln über höhere Gewalt, in denen die Bedingungen festgelegt sind, unter denen ein äußeres Ereignis einen Vertrag aussetzen oder kündigen kann.
- Kündigungsklauseln, in denen festgelegt wird, wie der Vertrag zu beenden ist.
Besondere Klauseln
Je nach Tätigkeitsbereich sind in einigen Verträgen besondere Klauseln erforderlich:
- Arbeitsrecht: Wettbewerbsverbote, Mobilitätsklauseln.
- Handelsrecht: Klauseln zum geistigen Eigentum, Exklusivitätsklauseln.
- Wirtschaftsrecht: Gewährleistungsklauseln, Klauseln zur Haftungsbeschränkung.
Diese Klauseln ermöglichen die Anpassung der Verträge an die rechtlichen Anforderungen und die Bedürfnisse des Unternehmens.
Bewährte Praktiken für die Verwaltung einer Klauselbibliothek
Die Einrichtung einer effektiven Klauselbibliothek erfordert die Einhaltung bestimmter bewährter Verfahren, um die Konsistenz und Einhaltung der Verträge zu gewährleisten.
Klauseln nach Kategorie klassifizieren
Es ist wichtig, die Vertragsklauseln nach ihrer Art und Verwendung zu ordnen. Dies kann nach folgenden Kriterien geschehen:
- Art des Vertrags (Arbeitsverträge, Handelsverträge, Dienstleistungsverträge usw.).
- Die Höhe des mit jeder Klausel verbundenen Risikos.
- Sektorspezifische regulatorische Anforderungen.
Regelmäßige Aktualisierung der Klausur
Die Gesetze und Vorschriften entwickeln sich ständig weiter. Eine wirksame Rechtsklausel muss regelmäßig aktualisiert werden, um die Einhaltung der Verträge zu gewährleisten. Diese Aufgabe kann durch automatisierte, in die Vertragserstellungssoftware integrierte Verwaltungswerkzeuge erleichtert werden.
Standardisierte Modellklauseln verwenden
Die Integration von vorvalidierten Vertragsklauselvorlagen gewährleistet vertragliche Konsistenz und Sicherheit. Diese Modelle gewährleisten unternehmensweit harmonisierte Vertragspraktiken und begrenzen rechtliche Risiken.
Einführung eines CLM mit integrierter Klauselbibliothek
Die Verwendung einer Klauselbibliothek zur Erleichterung der Vertragserstellung in Ihrem Unternehmen ist von Vorteil. Aber die Verwendung einer Vertragsmanagementlösung mit integrierter Klauselbibliothek ist noch besser. Dank der vielfältigen Funktionen der Vertragsverwaltungssoftware können Sie den gesamten Lebenszyklus von Verträgen rationalisieren.
💡 Wussten Sie schon? Nach Angaben von PwC werden 12 % der jährlichen Kosten eines Unternehmens für den manuellen Teil der Vertragsverwaltung aufgewendet.
Die digitale Vertragsbibliothek
Unter den in diese Lösungen integrierten Werkzeugen wird Ihr erster Verbündeter die digitale Vertragsbibliothek sein. Dieses Online-Tool zentralisiert und verwaltet alle Verträge eines Unternehmens. Es funktioniert wie eine digitale Bibliothek, die alle ausgestellten, empfangenen und unterzeichneten Dokumente enthält.
Validierungs-Workflows
Sie funktioniert in perfekter Osmose mit einer zweiten Funktion, die den CLMs eigen ist, den so genannten Validierungsworkflows. Diese erleichtern den internen Prozess der Erstellung und Weitergabe von Verträgen.
Sie verbessern die Zusammenarbeit zwischen allen Teams, indem sie interne und externe Genehmigungen digitalisieren. Die verschiedenen an einem Vertrag beteiligten Parteien können ihn jederzeit validieren, ändern oder ablehnen. Andere werden sofort benachrichtigt.
Die elektronische Unterschrift
Jetzt fehlt nur noch die elektronische Unterschrift, um Ihre Vertragsreise noch einfacher zu gestalten.
Vertragsverwaltungssoftware arbeitet oft mit Lösungen für elektronische Signaturen interoperabel. Dies ist der Fall bei DiliTrust, wo wir mit Partnern für elektronische Signaturen wie Docusign, Hellosign, Universign und vielen anderen zusammenarbeiten und den Nutzern die Möglichkeit bieten, Verträge, Änderungen und Dokumente aus der Ferne, jederzeit und natürlich in völliger Sicherheit zu unterzeichnen.
Wie künstliche Intelligenz die Verwendung einer Rechtsklausel erleichtert
Einige CLMs, wie das von DiliTrust, sind mit künstlicher Intelligenz (KI) ausgestattet. Die KI unterstützt den Menschen, indem sie mühsame und zeitraubende Aufgaben übernimmt und so die Einrichtung und Verwaltung einer Klauselbibliothek wesentlich effizienter macht.
KI-gestützte Software wie das CLM von DiliTrust erkennt zum Beispiel die Klauseln in Ihren Verträgen und integriert sie automatisch in Ihre Klauselbibliothek. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, sie zu suchen und manuell einzugeben – und Sie sparen wertvolle Zeit für hochwertige Aufgaben.
Darüber hinaus werden neue Klauseln automatisch erkannt und hinzugefügt, während bestehende Klauseln mühelos geändert werden können, so dass Ihre Klauselbibliothek immer auf dem neuesten Stand ist.
Und schließlich spielt künstliche Intelligenz eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Verträgen und damit auch bei der Verbesserung der Unternehmenssicherheit. Indem sie selbstständig Informationen aus Ihren Verträgen extrahiert, benachrichtigt KI Sie proaktiv und in Echtzeit, wenn eine Klausel aktualisiert werden muss oder wenn ein Vertrag bald ausläuft.
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