Les réunions du conseil d’administration façonnent la prise de décision stratégique au sein d’une entreprise. Il s’agit d’un élément essentiel au maintien d’une bonne gouvernance d’entreprise, puisque ces réunions fixent l’orientation des activités, qui sont prises par toutes les parties prenantes du conseil d’administration. Bien que les organisations soient conscientes de l’importance des conseils d’administration, deux éléments cruciaux sont souvent sous-estimés ou mal structurés : la phase des propositions et des résolutions.
Que peuvent faire les organisations pour mieux gérer ces étapes ? Comment peuvent-elles améliorer le processus de proposition de résolution tout en maintenant le plus haut niveau de confidentialité ? Nous vous révélons ce que vous devez savoir dans cet article.
Définitions
Propositions
Les propositions sont des suggestions, des demandes ou des observations partagées par les membres de l’entreprise. Chaque entreprise établit son propre système de soumission de propositions, qui peut donc varier. Par exemple, dans certaines organisations, seuls les membres du conseil d’administration peuvent soumettre des suggestions à inscrire à l’ordre du jour. Dans d’autres cas, les employés sont autorisés à soumettre des propositions, qui sont ensuite transmises par un intermédiaire qui participe aux réunions du conseil d’administration.
L’objectif d’une proposition est de l’ajouter à l’ordre du jour du Conseil pour délibération.
Résolutions
Les résolutions sont des documents formels qui consignent les décisions prises à l’issue de discussions. Bien archivées, elles assurent une traçabilité à la fois juridique et stratégique. L’attention portée à ces deux étapes renforce la transparence, la sécurité et l’efficacité globale du processus décisionnel.
Bon à savoir : selon les données des clients de DiliTrust, une entreprise moyenne tient une réunion de son conseil d’administration toutes les deux semaines. Chaque ordre du jour contient entre 20 et 30 propositions, ce qui illustre l’importance de leur gestion structurée.
Qui participe au processus ?
Les propositions et les résolutions impliquent plusieurs parties. Comme indiqué plus haut, le système de présentation et de délibération dépend du règlement intérieur de l’entreprise. Néanmoins, les personnes suivantes peuvent être identifiées dans le circuit de ce processus.
Les dirigeants présentent généralement des propositions stratégiques, tandis que les chefs d’entreprise ou de service mettent en avant les besoins opérationnels. Les secrétaires d’entreprise et les conseillers juridiques, quant à eux, jouent un rôle clé dans la formalisation des résolutions et leur documentation.
Si ces échanges peuvent sembler simples au départ, ils peuvent rapidement devenir complexes à mesure que le volume d’informations augmente. Traditionnellement, les propositions et les résolutions sont suivies et stockées par le biais d’échanges de courriels et de dossiers partagés. Bien que cette approche puisse suffire dans un premier temps, il est fortement recommandé d’adopter des solutions numériques pour garantir la clarté, la cohérence et l’efficacité à long terme.
Principaux défis posés par les méthodes traditionnelles
La méthode traditionnelle de gestion des propositions et des résolutions repose souvent sur des échanges de courriels ou des documents partagés. Bien que cette approche puisse fonctionner à court terme, nous recommandons vivement de numériser ces processus. Cela permet d’atténuer de nombreux risques, notamment ceux liés à la sécurité et à la confidentialité.
Problèmes de traçabilité
Dans un circuit où plusieurs collaborateurs sont impliqués, l’absence d’un système unifié rend difficile la localisation des propositions soumises, de leur statut ou de leur évolution. Une proposition peut être oubliée, dupliquée ou mal interprétée, faute d’un suivi rigoureux.
Davantage d’erreur humaine
Envoyer un document confidentiel au mauvais destinataire, partager des versions par erreur, omettre une proposition importante… Ces erreurs peuvent sembler mineures, mais elles peuvent avoir des conséquences importantes, notamment en termes de conformité réglementaire.
Risques pour la sécurité
Les systèmes traditionnels, souvent dépourvus de cryptage ou de protocoles d’authentification avancés, exposent les données sensibles à un risque accru. La confidentialité des décisions stratégiques peut être compromise.
Inefficacité opérationnelle
Le manque d’automatisation ralentit le traitement des propositions. Les allers-retours par courrier électronique prennent du temps, les validations sont perdues et les décisions sont retardées. Cela nuit à la réactivité de l’entreprise.
Stockage et analyse de l’historique
Le fait de conserver les résolutions dans des dossiers non centralisés limite la capacité à produire des rapports fiables ou à tirer des leçons pour les réunions futures. L’analyse rétrospective devient alors laborieuse.
Comment les technologies juridiques (LegalTech) améliorent le processus de propositions et de résolutions
Aujourd’hui, il existe de nombreuses façons de numériser ce processus et de le structurer du début à la fin. Lorsque vous examinez les options d’outils possibles, assurez-vous que votre logiciel est conforme aux normes de sécurité ISO/IEC et à toute autre norme locale relative à la confidentialité.
1. Entrée de la proposition
Les contributeurs (que vous pouvez mettre en place lors de la mise en œuvre de votre outil) rédigent leurs propositions à l’aide de formulaires personnalisables. Ces formulaires centralisent les informations clés telles que l’objet, les enjeux et les documents justificatifs, si votre outil le permet. De cette manière, toutes les informations et la documentation relatives à une proposition sont centralisées.
2. Évaluation des propositions
Les administrateurs de la plateforme (également désignés lors de la mise en place de votre logiciel) examinent les propositions reçues. Après validation, les propositions jugées utiles ou pertinentes sont ajoutées à l’agenda. Selon les fonctionnalités de votre logiciel, cette opération peut être effectuée manuellement ou automatiquement. Dans le cas de la solution de gestion du conseil d’administration de DiliTrust, cet ajout est automatique et instantané.
3. Discussion des points de l’ordre du jour
Lors des réunions du conseil d’administration, les membres peuvent accéder à tous les documents via un espace sécurisé. Avec la bonne solution, les membres peuvent commenter et débattre directement depuis la plateforme de l’outil, comme c’est le cas avec la solution DiliTrust. La possibilité de commenter en direct un document permet de fluidifier la prise de décision et d’assurer une meilleure traçabilité des échanges.
4. Archivage des résolutions
Une fois les décisions prises, les résolutions sont archivées dans une section dédiée. Elles peuvent être enrichies de métadonnées (date, auteur, documents associés), ce qui facilite les recherches et les consultations ultérieures.
5. Consultation sur les résolutions
Les contributeurs peuvent enfin consulter les décisions adoptées et suivre l’évolution de leurs propositions. Cela renforce l’engagement des employés et la transparence du processus décisionnel.
Améliorez vos processus avec DiliTrust
Grâce aux outils LegalTech, vous pouvez améliorer votre processus de propositions et de résolutions, ainsi que l’ensemble de la gestion des réunions du conseil d’administration. Des solutions comme la numérisation des instances de DiliTrust intègrent des fonctionnalités avancées telles que la gestion centralisée des documents, le contrôle d’accès sécurisé, la traçabilité des actions et l’automatisation des flux de travail. Si vous n’avez pas encore trouvé votre solution idéale, explorez la fiche comparative pour voir pourquoi DiliTrust est le meilleur choix.
En structurant efficacement le traitement des propositions et des résolutions, les entreprises gagnent en agilité, en sécurité et en cohérence.
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