Les réunions du conseil d’administration structurent les prises de décision stratégiques au sein d’une entreprise. Cet élément est essentiel pour préserver la bonne gouvernance d’une enterprise, puisque ces réunions établissent la direction des activités, prises entre toutes les parties prenantes du conseil. Bien que les organisations aient conscience de l’importance des conseils d’administration, deux éléments cruciaux sont souvent sous-estimés ou peu structurés… Il s’agit de la phase de propositions et résolutions.
Que peuvent faire les organisations pour mieux traiter ces étapes ? Comment peuvent-elles améliorer le processus de propositions aux résolutions tout en maintenant la plus haute confidentialité ? Nous vous dévoilons ce qu’il faut savoir dans cet article.
Définitions
Propositions
Les propositions sont les suggestions, demandes ou observations partagées par les membres de l’entreprise. Chaque entreprise établit son système pour soumettre des propositions, donc cela peut varier. Par exemple, dans certains organismes seuls les membres du conseil peuvent proposer des suggestions pour les ajouter à l’ordre du jour. Dans d’autres cas, les employés peuvent faire part de propositions et elle sont ensuite transférées par un intermédiaire qui participe aux réunions de conseil.
L’objectif d’une proposition est de l’ajouter à l’ordre du jour du conseil afin que celui-ci délibère sur le sujet.
Résolutions
Les résolutions prennent la forme de documents officiels et viennent formaliser les décisions prises à l’issue des discussions. Leur bon archivage garantit une traçabilité juridique et stratégique. Le soin apporté à ces deux étapes permet de renforcer la transparence, la sécurité et l’efficacité des processus décisionnels.
Selon les données clients de DiliTrust, une entreprise organise en moyenne une réunion de conseil toutes les deux semaines. Chaque ordre du jour comporte entre 20 et 30 propositions, illustrant l’importance de leur gestion structurée.
Qui participe aux propositions et résolutions ?
Il existe plusieurs parties prenantes aux propositions et résolutions. Comme indiqué précédemment, le système pour soumettre et délibérér dépend du fonctionnement et règlement interne de l’entreprise. Néanmoins, on peut identifier les personnes suivantes dans le circuit de ce processus.
Les dirigeants soumettent généralement des propositions stratégiques. Les directeurs métiers ou responsables de service peuvent, quant à eux, signaler des besoins opérationnels. Enfin, les secrétaires généraux ou les juristes jouent un rôle central dans la formalisation des résolutions et leur conservation.
Ces échanges fondamentaux peuvent rapidement devenir complexes lorsque le volume d’informations augmente. La gestion « classique » pour archiver, grouper et garder trace des propositions et résolutions comprend des échanges par mail entre autres. Bien que ce système puisse fonctionner dans un premier temps, il est fortement conseillé de prévoir la digitalisation de ces processus.
Principaux défis liés aux méthodes traditionnelles
La gestion « classique » pour archiver, grouper et garder trace des propositions et résolutions comprend des échanges par mail ou documents partagés entre autres. Bien que ce système puisse fonctionner dans un premier temps, il est fortement conseillé de prévoir la digitalisation de ces processus. Cela permettra d’éviter certains risques, notamment liés à la sécurité et confidentialité.
Problèmes de traçabilité
Dans un flux où plusieurs collaborateurs interviennent, l’absence d’un système unifié rend difficile la localisation des propositions soumises, leur statut ou leur évolution. Une proposition peut être oubliée, doublonnée ou mal interprétée, faute de suivi rigoureux.
Plus d’erreur humaine
Envoyer un document confidentiel à un mauvais destinataire, se tromper dans les versions partagées, omettre une proposition importante… Ces erreurs peuvent paraître mineures, mais elles peuvent avoir des conséquences importantes, notamment sur la conformité réglementaire.
Risques liés à la sécurité
Les systèmes traditionnels, souvent dépourvus de chiffrement ou de protocoles d’authentification avancés, exposent les données sensibles à des risques accrus. La confidentialité des décisions stratégiques peut alors être compromise.
Inefficacité opérationnelle
L’absence d’automatisation ralentit le traitement des propositions. Les allers-retours par e-mail prennent du temps, les validations se perdent, et les décisions tardent. Cela nuit à la réactivité de l’entreprise.
Stockage et analyse de l’historique
Conserver les résolutions dans des dossiers non centralisés limite la capacité à produire des rapports fiables ou à extraire des enseignements pour les réunions futures. L’analyse rétrospective devient alors laborieuse.
Fonctionnement du processus optimisé par un outil LegalTech
Il existe aujourd’hui de nombreuses possibilités pour digitaliser ce processus, le structurer tout au long de la proposition à la résolution. Lorsque vous regarderez les options d’outils possibles, veillez à ce que votre logiciel respecte les normes de sécurité ISO/IEC et toute autre norme locale lié à la confidentialité.
1. Saisie des propositions
Les contributeurs (que vous pourrez établir lors de l’implémentation de votre outil) rédigent leurs propositions via des formulaires personnalisables. Ces formulaires centralisent les informations clés comme l’objet, enjeu ou encore des documents justificatifs si votre outil le permet. De cette manière toute information et documentation relative à une proposition est centralisée.
2. Évaluation des propositions
Les administrateurs (également désignés lors de l’implémentation de votre logiciel) de la plateforme examinent les propositions reçues. Après validation, les propositions estimées utiles ou pertinentes sont ajoutées à l’ordre du jour. L’ajout se faire par saisie manuelle dans votre outil ou bien de manière automatique, suivant les fonctionnalités de. votre logiciel. Dans le cas de la solution de gestion de conseils de DiliTrust, cet ajout et automatique et instantané.
3. Discussion des points de l’ordre du jour
Lors du conseil, les membres accèdent à tous les documents via un espace sécurisé. Avec la bonne solution les membres pourront commenter et débattre directement depuis a plateforme de l’outil, comme c’est le cas avec la solution DiliTrust. La possibilité de commenter en direct permet une prise de décision plus fluide ainsi qu’une meilleure traçabilité des échanges.
4. Archivage des résolutions
Une fois les décisions actées, les résolutions sont archivées dans une section dédiée. Elles peuvent être enrichies de métadonnées (date, auteur, documents associés), facilitant la recherche et la consultation ultérieure.
5. Consultation des résolutions
Les contributeurs peuvent finalement consulter les décisions adoptées et suivre l’avancement de leurs propositions. Cela renforce l’engagement des collaborateurs et la transparence du processus décisionnel.
Adopter DiliTrust pour améliore
Grâce à des outils LegalTech vous pouvez améliorer votre processus de propositions aux résolutions, ainsi que toute la gestion des réunions de conseil. Des solutions comme DiliTrust Board Portal intègrent des fonctionnalités avancées : gestion centralisée des documents, contrôle d’accès sécurisé, traçabilité des actions, workflows automatisés, etc.
En structurant efficacement le traitement des propositions et résolutions, les entreprises gagnent en agilité, en sécurité et en cohérence. Intégrer des solutions spécialisées comme celles proposées par DiliTrust représente une avancée stratégique pour toute organisation soucieuse d’une gouvernance moderne et performante.
