Come molti professionisti che non sono necessariamente avvocati, potresti non conoscere il significato di libreria delle clausole. In questo articolo ti spieghiamo di cosa si tratta e perché può rappresentare una risorsa strategica per la tua azienda.
Definizione di Libreria delle Clausole
Una libreria delle clausole (spesso digitale) è un archivio che raccoglie tutte le clausole legali che possono essere inserite nei documenti ufficiali dell’azienda. Funziona come un grande database nel quale è possibile cercare gli elementi necessari per redigere un contratto o un emendamento.
Si tratta di uno strumento essenziale — non solo per il team legale! — poiché permette di centralizzare e classificare in un unico luogo tutti i paragrafi che compongono un contratto. Questo semplifica notevolmente la redazione dei documenti e fa risparmiare tempo prezioso a tutte le funzioni coinvolte.
I Vantaggi di una Libreria delle Clausole
Implementare una libreria delle clausole è vantaggioso non solo per i legali, ma anche per i reparti vendite, acquisti, finanza e risorse umane. Ecco tre motivi principali:
1. Clausole predefinite
La libreria facilita la creazione, l’aggiornamento e il rinnovo dei contratti. Come un modello contrattuale, le clausole pre-caricate semplificano la redazione e possono persino automatizzare il processo.
Per costruire un contratto da zero, basta selezionare i paragrafi necessari direttamente dal database.
Inoltre, è possibile classificare le clausole in base al livello di rischio, così da evidenziare rapidamente quelle più critiche. Quando crei o modifichi una clausola, puoi assegnarle un livello di rischio, assicurandoti che nulla venga trascurato.
Naturalmente, la libreria deve essere organizzata secondo la tipologia di contratto e le esigenze specifiche della tua azienda. Una libreria non strutturata sarebbe come un archivio senza etichette, divisori o logica.
2. Garanzia di Conformità Contrattuale
Una libreria delle clausole consente anche di evitare errori garantendo la conformità dei contratti. I legali possono definire quali clausole rispettano le normative vigenti e le policy aziendali. Aggiornandole automaticamente, è possibile standardizzare i contratti in modo semplice ed efficiente, mantenendo la conformità in ogni fase.
3. Valorizzazione dell’Expertise Legale
La condivisione della libreria consente a tutte le funzioni aziendali di accedere in modo sicuro e aggiornato al patrimonio contrattuale dell’azienda. Il sistema centralizzato riduce gli errori e garantisce che tutte le parti lavorino con le stesse informazioni.
Esempi di Clausole in una Libreria delle Clausole
Una libreria ben strutturata dovrebbe includere diverse tipologie di clausole contrattuali, adatte ai vari contesti aziendali. Tra le più comuni troviamo:
Clausole generali
Presenti nella maggior parte dei contratti, regolano gli obblighi generali tra le parti:
- Clausole di riservatezza: proteggono le informazioni sensibili.
- Clausole di forza maggiore: indicano le condizioni in cui un evento esterno può sospendere o annullare il contratto.
- Clausole di risoluzione: stabiliscono le modalità di conclusione del contratto.
Clausole specifiche
In base al settore di attività, alcuni contratti richiedono clausole specialistiche:
- Diritto del lavoro: clausole di non concorrenza, mobilità.
- Diritto commerciale: proprietà intellettuale, esclusiva.
- Diritto societario: garanzie, limitazioni di responsabilità.
Queste clausole permettono di personalizzare i contratti in funzione delle normative e delle esigenze aziendali.ono di adattare i contratti ai requisiti di legge e alle esigenze aziendali.
Best Practice per la Gestione di una Libreria delle Clausole
Per rendere davvero efficace una libreria delle clausole, è importante seguire alcune buone pratiche:
Classificare le clausole per categoria
È fondamentale organizzare le clausole in base a:
- Tipologia di contratto (lavoro, commerciale, servizi, ecc.).
- Livello di rischio associato.
- Requisiti normativi di settore.
Aggiornare regolarmente la libreria
Poiché le normative evolvono costantemente, la libreria deve essere aggiornata con regolarità. Questo compito può essere semplificato utilizzando strumenti di gestione contrattuale automatizzati.
Utilizzare modelli standard
Le clausole pre-validate garantiscono coerenza e sicurezza nei contratti. L’uso di modelli standardizzati aiuta a uniformare le pratiche contrattuali in tutta l’organizzazione e riduce i rischi legali.
Utilizza un CLM con Libreria delle Clausole Integrata
Avere una libreria delle clausole è già un grande vantaggio. Ma integrarla in una soluzione di Contract Lifecycle Management (CLM) è ancora meglio.
📊 Lo sapevi? Secondo PwC, il 12% dei costi annuali di un’azienda è legato alla gestione manuale dei contratti.
La Libreria Contrattuale Digitale
Una delle funzionalità chiave di un CLM è la libreria contrattuale digitale, che centralizza e gestisce tutti i contratti aziendali — emessi, ricevuti o firmati — in un unico ambiente virtuale.
Workflow di Validazione
Questa funzione si integra perfettamente con i workflow di validazione, che digitalizzano i processi di approvazione interna ed esterna.
I team possono collaborare in tempo reale, approvare, modificare o rifiutare un contratto con notifiche immediate.
Firma Elettronica
Il passaggio finale è la firma elettronica, per completare tutto in modo semplice, veloce e sicuro.
DiliTrust, ad esempio, collabora con partner come DocuSign, Hellosign, Universign e altri, offrendo la possibilità di firmare contratti da remoto, in qualsiasi momento.
Come l’intelligenza artificiale facilita l’uso di un clausier legale
Alcune soluzioni CLM, come quella di DiliTrust, sono dotate di intelligenza artificiale (AI). L’AI automatizza le attività più ripetitive e consente una gestione più rapida ed efficiente della libreria delle clausole.
Il sistema riconosce automaticamente le clausole nei contratti e le integra nella libreria, senza bisogno di inserimento manuale.
Le nuove clausole vengono rilevate in automatico e quelle esistenti possono essere aggiornate facilmente, mantenendo la libreria sempre aggiornata.
Infine, l’intelligenza artificiale aiuta a mantenere la conformità, rilevando in tempo reale scadenze o necessità di aggiornamento nei contratti.
