Le secteur public est peut-être le plus connu pour sa résistance au changement quand il s’agit de digitalisation. Cette résistance n’est pas insensée. Ces entités travaillent avec des données sensibles, souvent des informations secrètes. Ils ne peuvent pas faire de compromis en matière de sécurité. Néanmoins, de nombreux efforts ont été déployés ces dernières années pour digitaliser les processus dans les services publics. Cela facilite la gestion de la documentation et les procédures juridiques. Rien que dans l’Union européenne, des pays comme le Danemark ou les Pays-Bas ont amélioré l’accès des citoyens aux services grâce à la digitalisation.
Aujourd’hui, le processus de digitalisation doit également s’étendre aux processus organisationnels internes des entités du secteur public. Par exemple en digitalisant les réunions du conseil d’administration ou la gestion des contrats pour les appels d’offres.
Cependant, cette transition s’accompagne de défis. Pour citer un exemple classique, la gestion de la documentation lors des fréquentes procédures de passation de marchés publics. Ces procédures impliquent une préparation méticuleuse des avis d’appel d’offres et une surveillance continue par les responsables. Cela est fait afin de garantir la conformité et de traiter les divergences ou les irrégularités. Comment aborder la sécurité, la protection de la vie privée, la conformité, etc. dans un tel environnement ?
Défis de la digitalisation des processus du secteur public
Conciliez la modernisation avec la sécurité et la protection de la vie privée
Les entités du secteur public traitent des informations sensibles et ont besoin de solutions sécurisées avant d’adopter des systèmes digitaux. Toute technologie utilisée doit être conforme à des normes de sécurité strictes afin d’éviter les violations de données et les accès non autorisés. Les menaces en matière de cybersécurité n’ont jamais été aussi élevées, et cela ne devrait pas changer de sitôt. C’est pourquoi les institutions publiques sont tenues d’utiliser les services Cloud les plus sûrs, un cryptage avancé et d’autres tactiques telles que l’authentification multifactorielle. En outre, il y a encore du travail à faire en ce qui concerne les connaissances en matière de technologie et de sécurité. Le personnel interne doit être formé à reconnaître les cybermenaces, afin de minimiser les risques de sécurité.
Un autre défi consiste à trouver un équilibre entre la transparence et la confidentialité. Si les entités publiques sont censées maintenir la transparence dans les achats et les contrats, elles doivent également protéger les données confidentielles des fournisseurs et les informations exclusives. Pour atteindre ces objectifs, les entités publiques qui souhaitent entamer leur transformation digitale interne doivent choisir les bons outils et s’assurer que ceux-ci respectent les dernières réglementations en matière de conformité et de protection des données, telles que le RGPD ou la loi DORA dans l’Union européenne.
Suivez l’évolution des réglementations
C’est un défi permanent pour toute personne occupant un poste juridique, où qu’elle se trouve. Les institutions publiques, plus que toute autre entité, sont tenues de se conformer à toutes les réglementations affectant leurs régions, et ce n’est pas une tâche facile. Les cadres juridiques changent régulièrement, de sorte que si une entité publique souhaite digitaliser, par exemple, son processus de gestion des appels d’offres, elle devra choisir un outil qui assure une conformité totale avec les normes de sécurité les plus élevées et qui s’adapte aux juridictions requises. L’introduction de nouvelles lois sur les marchés publics et de mesures anti-corruption ajoute une couche de complexité supplémentaire, nécessitant un suivi continu et une expertise juridique.
Prenons un exemple concret. Les appels d’offres transfrontaliers posent des problèmes de réglementation, car les exigences de conformité peuvent être contradictoires d’un pays à l’autre. L’adoption croissante de politiques d’achats écologiques, visant à promouvoir les achats durables, signifie que les organisations doivent également évaluer l’impact environnemental des fournisseurs et des services. Le non-respect des réglementations en matière de développement durable peut entraîner la disqualification des appels d’offres, ce qui alourdit encore la charge administrative. En adoptant la bonne solution de gestion des contrats, ces divergences peuvent être facilement identifiées, par exemple.
Limitez les risques liés à la conformité
Le non-respect des normes de conformité peut avoir des conséquences juridiques et financières. Les organisations du secteur public risquent de perdre des appels d’offres ou de se voir infliger des pénalités. Cela se produit si leurs processus ne sont pas alignés sur les mises à jour réglementaires. Le suivi manuel de la conformité peut être inefficace et sujet à des erreurs. Cela rend nécessaire l’utilisation d’outils de conformité automatisés.
Une autre préoccupation majeure est la préparation à l’audit. Les institutions publiques doivent se préparer à des audits réguliers. Elles doivent veiller à ce que les dossiers relatifs aux marchés publics et aux contrats soient bien documentés et facilement accessibles. Les constatations de non-conformité peuvent entraîner des sanctions financières. Ces sanctions peuvent inclure une atteinte à la réputation. Elles peuvent aussi mener à une responsabilité pénale pour les principaux responsables. L’utilisation de pistes d’audit digitales permet d’atténuer ces risques. Ces pistes fournissent des enregistrements clairs des décisions de passation de marchés. Elles fournissent aussi des évaluations des fournisseurs et des approbations de contrats.
Avantages des outils LegalTech pour le secteur public
Outils de gestion du conseil d’administration
Les outils LegalTech destinés au secteur public peuvent réellement améliorer les stratégies de gestion du conseil d’administration s’ils sont sélectionnés avec attention. Ces structures sont dotées de structures organisationnelles et de gouvernance, à l’instar de n’importe quelle entreprise.
Parmi les principaux avantages pour les structures du secteur public, nous pouvons citer :
- Suivi digital des décisions : Il garantit la responsabilité et permet de repérer les erreurs ou les informations pertinentes manquantes. Par exemple, le dépassement d’un délai pour l’application d’un règlement.
- Centralisation des informations : Elle permet d’accéder facilement aux documents les plus importants. Il y a également la possibilité de retrouver des documents antérieurs en cas de besoin.
- Pistes d’audit claires : Étant donné que la solution de gestion du conseil d’administration stocke les décisions. Elle stocke également les votes et les procès-verbaux des réunions antérieures. Ainsi, l’organisation sera toujours prête pour l’audit. Cela maintient la transparence entre les utilisateurs de la plateforme.
- Mécanismes de vote simples et sécurisés : Les participants peuvent voter en ligne et depuis n’importe où. Cela simplifie le processus de prise de décision et offre une vision claire des votes manquants.
- Résumés générés par l’IA : Ils permettent de réduire la charge de travail administratif et d’améliorer l’examen des documents.
En choisissant une solution de gestion du conseil d’administration qui répond aux normes de sécurité internationales, les entités du secteur public peuvent garantir la conformité sans compromettre la protection des données, tout en améliorant la collaboration interne.
Outils de gestion des contrats et leur impact
La gestion des contrats est un aspect essentiel des marchés publics, qui nécessite souvent un suivi et une documentation méticuleux. Les outils LegalTech pour le secteur public, tels que le CLM, peuvent améliorer considérablement ce processus en :
- Automatisant le cycle de vie des contrats : Ils réduisent les erreurs manuelles et les délais de traitement. Cela permet d’identifier rapidement les dispositions contractuelles manquantes susceptibles de compromettre les appels d’offres.
- Assurant un suivi en temps réel : Il garantit que toutes les parties respectent leurs obligations. Les solutions CLM robustes permettent aux parties externes de commenter et de modifier les contrats.
- Assurant la sécurité des documents : Utiliser le cryptage et l’accès contrôlé aux accords sensibles. Cela permet de limiter l’accès aux seules parties nécessaires.
- Intégrant des contrôles de conformité : Veiller à ce que tous les contrats répondent aux exigences réglementaires.
- Rationalisant la communication : Faciliter une collaboration transparente entre les responsables des achats et les fournisseurs. Cela permet d’accélérer les processus de clôture.
Le vrai plus : les fonctionnalités alimentées par l’IA : Par exemple, les plateformes de gestion des contrats alimentés par l’IA peuvent signaler les risques de conformité potentiels avant qu’ils ne deviennent un problème. Ces systèmes garantissent également que les certifications requises pour participer aux appels d’offres, telles que la certification ACN, sont continuellement mises à jour et vérifiables. Dans le cas d’outils avancés tels que le CLM Dilitrust, le service Cloud d’OVH est certifié, ce qui permet d’assurer la conformité par extension.
Améliorer les processus du secteur public avec des outils LegalTech
Les marchés publics sont un domaine où la digitalisation peut apporter des améliorations substantielles. L’automatisation de la documentation, le suivi de la conformité en temps réel et l’aide à la décision alimentée par l’IA réduisent les charges administratives et améliorent le contrôle. Le service des appels d’offres et des contrats, en coordination avec le chef de projet unique, peut tirer parti de ces outils pour rationaliser la passation des marchés et l’exécution des contrats tout en garantissant le respect de la réglementation.
Conclusion
L’adoption d’outils technologiques pour la gestion des tâches internes et externes dans le secteur public deviendra de plus en plus inévitable. Dans cet article, nous avons pris l’exemple des appels d’offres, de la passation des marchés et de la gestion des contrats. L’outil adéquat réduit les risques de conformité, accroît l’efficacité et améliore le contrôle général. Avec les bonnes solutions, les organisations du secteur public peuvent s’adapter à l’évolution des réglementations tout en garantissant la sécurité et la transparence de leurs processus.
