Jede (geschäftliche) Beziehung beginnt mit einem Vertrag. Aber die Zeit zwischen dem Verkaufsangebot und der Vertragsunterzeichnung kann lang sein… und das aus gutem Grund, denn es sind viele Handlungen seitens verschiedener Parteien erforderlich. Vom Vertriebsmitarbeiter über den Rechtsexperten bis hin zum Einkaufsleiter geht der Vertrag durch mehrere Hände. Ohne klare, etablierte Prozesse und die richtige Software kann sich die Vertragsgestaltung ins Unendliche ziehen. In diesem Artikel nennen wir Ihnen 7 Gründe für die Einführung von SaaS-basierter CLM-Software (auch Vertragsmanagement Software).
Um tiefer in die Vorteile einer CLM Software zu gehen, sollte vorher der Begriff erklärt werden.
Was ist eine CLM-Software
Eine CLM-Software ist eine Software für Contract Lifecycle Management, welche, wie es der Name deutlich macht, die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus eines Vertrags abbildet. Dabei wird jede Phase eines Vertrags digital unterstützt. Das startet mit der Erstellung, geht zur Prüfung und Genehmigung bis hin zur Archivierung von Verträgen. Die digitale Verwaltung von Verträgen durch ein effizientes Contract Lifecycle Management (CLM) hilft vor allem dabei, Zeit zu sparen, Risiken zu minimieren und am allerwichtigsten: Rechtsabteilungen zu entlasten.
SaaS CLM-Software: ein effektiver Weg zur Rationalisierung und Beschleunigung Ihrer juristischen Prozesse
☁️ Was ist SaaS-Software? SaaS (für Software as a Service) bedeutet, dass die Software online ist. Das bedeutet, dass: 1) die Daten werden nicht lokal auf den Computern der Mitarbeiter gespeichert; 2) die Aktualisierungen erfolgen automatisch; 3) Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und ein Abonnement, um die Software zu nutzen!
Die Vertragsverwaltungssoftware bietet eine breite Palette von Funktionen. Eine davon ist das Übersichtsblatt, das einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Vertragselemente ermöglicht. Und genau diese Funktionalität beschleunigt die juristischen Prozesse. Hier finden Sie alle Vorteile von SaaS-basiertem CLM.
1) Verbesserte Zusammenarbeit zwischen allen Teams
Einer der Hauptvorteile von SaaS besteht darin, dass es Unternehmen ermöglicht, nahtlos zusammenzuarbeiten. Bei der Unterzeichnung eines Vertrags sind viele Parteien beteiligt. Da gibt es natürlich die Rechtsabteilung, die das ganze Drum und Dran der Vertragsgestaltung beherrscht. Aber auch der Vertrieb, die Finanzabteilung, der Einkauf, die Personalabteilung und so weiter.
Mit einem CLM im SaaS-Modus haben die Teams Zugriff auf alle Referenzinformationen im selben System. Sie müssen keine Zeit mit der Suche nach aktuellen Informationen verschwenden, denn sie befinden sich alle an einem Ort.
2) Automatisierte Aufgaben
Mit einem SaaS-basierten CLM werden wichtige vertragsbezogene Prozesse automatisiert, um die Produktivität zu steigern. Ermöglicht wird dies durch Funktionen wie Fristerinnerungen, Formulare zur Vertragserstellung, Risikoerkennung, Klauseln, Versionierung und die berühmten Workflows, auf die wir weiter unten eingehen.
Diese Lösungen bieten auch anpassbare statistische Dashboards. So können Sie Ihr Geschäft in Echtzeit überwachen! Ideal für Rechtsabteilungen, HR, Vertrieb, Einkauf und Co.
Agilität, Ruhe, Sicherheit: Unsere SaaS-Vertragsmanagementlösung von DiliTrust kann auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Sie abonnieren nur die Module, die Sie wirklich benötigen!
3) Wartung von A bis Z, aber nicht von Ihnen!
SaaS-Software wird schlüsselfertig geliefert, und die Wartung wird vom Anbieter übernommen, so dass Sie sich nicht darum kümmern müssen. Wie praktisch ist das?
4) Schnelle Umsetzung effizienter interner Prozesse
Für jeden Vertrag sind interne Genehmigungen erforderlich. Doch je mehr Verträge es gibt und je mehr Parteien beteiligt sind, desto länger dauert der Prozess der Vertragsgestaltung! Allerdings müssen die Verträge von beiden Parteien genehmigt werden. Hierfür gibt es den Workflow zur Validierung.
Fokus auf Workflows! Um Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, gibt es die Funktion des Validierungsworkflows. Die Idee ist, einen bestehenden Prozess in einem Cloud-basierten CLM-System nachzubilden. Sie können zum Beispiel einen sequenziellen Validierungsprozess einrichten. In diesem Fall muss je nach der festgelegten Reihenfolge der Validierung der erste Teilnehmer vor dem zweiten genehmigen, und so weiter. Im Falle einer Verweigerung können die anderen Teilnehmer nicht genehmigen. Umgekehrt können Sie eine parallele Validierung einrichten (d.h. keine Reihenfolge der Genehmigung). In diesem Fall kann jede Partei unabhängig von den anderen genehmigen. Die Idee ist, interne oder externe Genehmigungen durch die Digitalisierung zu erleichtern.
5) Zentralisierte Daten in einer sicheren Lösung
Mit der Vertragsmanagement-Software im SaaS-Modus werden alle Vertragsinformationen (Geschichte der Vertragsbeziehungen, Klauseln, Vertragsvorlagen, Vertragsdaten usw.) an einem Ort gesammelt! Die Vorteile dieses Systems sind mannigfaltig:
- Es ist eine effizientere Art, rechtliche Vereinbarungen zu speichern. Und vor allem ist es sicherer als die gemeinsame Nutzung von lokal auf Computern gespeicherten Dateien.
- Eine Bibliothek mit standardisierten Klauseln vereinheitlicht die Rechtssprache und reduziert die Entwurfs-, Verhandlungs- und Genehmigungsphasen. Mit einem kürzeren Verkaufszyklus kann das Unternehmen seine Chancen vervielfachen!
Gut zu wissen: Zu diesem Punkt sollten Sie wissen, dass DiliTrust die internationale Zertifizierung ISO/IEC 27001 für Informationssicherheits-Managementsysteme (und die Erweiterung ISO 27701 für den Datenschutz) erhalten hat. Diese Norm bescheinigt, dass DiliTrust die höchsten Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen auf dem Markt erfüllt.
6) Nahtlose Integration mit der Unternehmenssoftware aller Teams!
Jede Abteilung verwendet spezifische Software, um ihre eigenen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. SaaS-basierte CLM-Software wie DiliTrust kann in EDM, ERP, CRM, digitale Signatur Lösungen und andere geschäftskritische Anwendungen integriert werden. So müssen Sie die tägliche Routine Ihrer Mitarbeiter nicht unterbrechen, denn unsere Lösung fügt sich nahtlos in deren Alltag ein.
Sie profitieren außerdem von folgenden Funktionen:
- Erstellen von Verträgen direkt aus dem CRM: Die Kundeninformationen, die für die Erstellung eines Vertrags erforderlich sind, werden zur Erstellung von Verträgen migriert. Diese Automatisierung bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis für die operativen Teams.
- Aktualisieren Sie Dokumente jederzeit: Verträge sind für alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand, so dass keine E-Mails zwischen verschiedenen Teams hin- und hergeschickt werden müssen, um den Vertragsfortschritt zu verfolgen.
7) Zugriff von überall aus und Unterstützung von Remote Arbeit
Heutzutage ist die Remotearbeit die Norm. In diesem Zusammenhang ist eine Software mit Cloud im SaaS-Modus mehr als notwendig.
Und das aus gutem Grund: Es ist lediglich eine Internetverbindung erforderlich, um auf Vereinbarungen oder Vertragshistorien zuzugreifen, schnell eine volle Übersicht zu bekommen sowie Kommentare hinzuzufügen oder Änderungen zu genehmigen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter weiterhin von zu Hause aus arbeiten, ohne dass es ihnen an Informationen, Effizienz oder Werkzeugen mangelt.
Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kontrolle im Vertragsmanagement
Die Digitalisierung und Automatisierung im Vertragsmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Ein zentraler Aspekt ist der Wandel hin zu einer strategischeren, wertschöpfenden Arbeitsweise.
Zeitaufwendige Verwaltungsarbeiten werden durch moderne Technologien deutlich reduziert: Routineaufgaben lassen sich effizient automatisieren. Eine CLM-Software wie beispielsweise DiliTrust ermöglicht es Ihnen, in jeder Phase des Vertragslebenszyklus die Kontrolle zurückzugewinnen und dauerhaft zu behalten. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Verträge Sie verwalten oder über wie viele Standorte hinweg Ihre Organisation tätig ist.
Mit einer modernen Vertragsmanagement-Software wie DiliTrust lassen sich nicht nur einzelne Arbeitsschritte, sondern vollständige digitale Vertragsprozesse abbilden, beschleunigen und zentral steuern. Sowohl die Ausführung und Verwaltung von Verträgen als auch die bereichsübergreifende Zusammenarbeit werden dadurch erheblich vereinfacht.
Darüber hinaus bietet eine CLM-Software eine fein abgestimmte Benutzerverwaltung, mit der Unternehmen exakt festlegen können, wer auf welche Inhalte zugreifen darf, abhängig von Rolle und Zuständigkeit.
Standardisierte Vorlagen sorgen für mehr Konsistenz und sparen wertvolle Zeit. Gleichzeitig schafft die Lösung durch klare Verantwortlichkeiten und vollständige Nachvollziehbarkeit ein hohes Maß an Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.
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