Nella gestione quotidiana, le aziende di qualsiasi dimensione trattano un volume significativo di documenti, ponendo interrogativi sulla sicurezza e sulla produttività. Per ottimizzare la gestione dei dati, le aziende dovrebbero implementare un archivio documentale intelligente, sicuro e facilmente accessibile. Ma di cosa si tratta esattamente?
Definizione di Archivio Documentale
Un archivio documentale si riferisce a una raccolta di documenti che possono assumere diverse forme, come documenti cartacei o digitali, libri, riviste e archivi, registrazioni audio e persino contenuti audiovisivi.
L’archivio documentale di un’azienda o di un’organizzazione viene gestito da professionisti dell’archiviazione e organizzato secondo una strategia coerente. L’obiettivo principale di questa raccolta è accrescere il potere informativo dell’azienda. I documenti vengono quindi selezionati e organizzati secondo criteri specifici definiti in anticipo, come l’utilità (documenti che potranno essere utilizzati in futuro) o il valore legale (documenti da conservare per obbligo normativo).
Quotidianamente, le aziende generano e ricevono un notevole numero di documenti che arricchiscono progressivamente il loro archivio documentale. La loro gestione e aggiornamento richiede un’organizzazione rigorosa: ogni nuovo documento deve essere selezionato, classificato e archiviato con attenzione.
L’implementazione di un archivio documentale completo e ottimizzato rappresenta un vantaggio competitivo significativo per le aziende.
Perché Utilizzare un Archivio Documentale?
La creazione di un archivio documentale risponde a tre principali esigenze:
- Conservazione dei documenti per scopi legali e normativi.
- Recupero immediato di una risorsa archiviata quando necessario.
- Miglioramento del flusso di informazioni tra i team.
Sebbene molti documenti vengano conservati per motivi legali, altri sono destinati all’uso quotidiano da parte dei dipendenti. Alcune risorse, inoltre, vengono archiviate come prova dell’evoluzione aziendale.
In ogni caso, ciò che rende essenziale l’utilizzo di un archivio documentale è la capacità di gestire le informazioni in modo efficace.
Una gestione documentale ottimale porta diversi vantaggi:
- Produttività ed efficienza: Senza un archivio documentale centralizzato, la ricerca di documenti importanti può comportare una perdita di tempo considerevole.
- Processi decisionali più rapidi ed efficaci: Conoscere e padroneggiare le informazioni disponibili permette di prendere decisioni più informate.
- Comunicazione migliorata: Centralizzare e gestire correttamente l’archivio documentale semplifica lo scambio di informazioni all’interno dell’azienda e con clienti e partner.
- Sicurezza e riservatezza: L’archiviazione sicura delle risorse critiche e confidenziali aiuta a prevenire perdite di dati e fughe di informazioni, evitando impatti economici e legali negativi.
Tutti i dipendenti sono coinvolti nella gestione documentale: ogni team ha bisogno di conservare informazioni scritte o di accedere a documenti per scopi strategici. Per questo, è fondamentale che comprendano e padroneggino questo aspetto essenziale dell’attività aziendale.
Con l’avvento delle tecnologie digitali, il volume di documenti gestiti dalle aziende è in costante crescita, richiedendo capacità di gestione sempre più avanzate.
Come DiliTrust Può Aiutarti a Gestire l’Archivio Documentale Aziendale
Una governance aziendale efficace passa attraverso una gestione documentale ottimale. Grazie agli strumenti digitali, è possibile andare oltre la semplice archiviazione.
Esistono soluzioni come il modulo di pool di documenti DiliTrust, che consentono di centralizzare i documenti in modo intelligente e perfettamente sicuro.
Soluzioni come il modulo Libreria Sicura di DiliTrust consentono la centralizzazione intelligente e sicura dei documenti. DiliTrust è una soluzione SaaS che permette ai dipendenti di accedere ai documenti in remoto, a condizione di avere una connessione Internet.
I principali vantaggi includono:
✅ Sicurezza avanzata: Possibilità di definire diritti di accesso personalizzati e dettagliati. Report statistici consentono all’amministratore dell’archivio documentale di monitorare il numero di accessi, le azioni eseguite dagli utenti e i documenti più consultati.
✅ Massima riservatezza: I dati archiviati su DiliTrust non vengono condivisi nel cloud, garantendo sicurezza ottimale. L’archivio documentale può quindi ospitare documenti altamente riservati, come quelli relativi a operazioni di finanziamento o fusioni e acquisizioni.
✅ Capacità di archiviazione illimitata: Le risorse possono essere archiviate senza limiti e organizzate gerarchicamente per una gestione efficiente.
✅ Interfaccia intuitiva e ricerca facilitata: La struttura gerarchica consente di trovare rapidamente le informazioni e condividerle con i collaboratori autorizzati, migliorando efficienza e produttività.
✅ Gestione flessibile degli accessi: A seconda del progetto, è possibile personalizzare i diritti di accesso e consentire la collaborazione in tempo reale sui documenti.
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