I workflow di validazione, noti anche come circuiti di validazione, digitalizzano e semplificano i processi di approvazione interni ed esterni in diversi contesti. In questo articolo esamineremo come funziona questa automazione, come implementarla efficacemente e i principali vantaggi che offre alla tua organizzazione.
Definizione e funzionamento del workflow di validazione
I processi di validazione possono riguardare sia contratti negoziati che finalizzati, che devono essere convalidati internamente, sia la revisione delle condizioni contrattuali da parte di esperti, i quali possono dare la loro approvazione e/o proporre controproposte.
Digitalizzando le richieste di approvazione, è possibile impostare una validazione sequenziale o parallela. Nella validazione sequenziale, il richiedente definisce l’ordine di validazione: se il primo validatore rifiuta il contratto, il successivo non potrà approvarlo, e così via. Nella validazione parallela, invece, l’ordine di approvazione non ha importanza: se ci sono più validatori, tutti possono approvare il contratto indipendentemente dalle decisioni degli altri.
I workflow di validazione possono anche essere utilizzati per automatizzare le richieste. I circuiti possono essere predefiniti, ad esempio quando un contratto supera un certo importo o riguarda specifici acquirenti. Un esperto dell’azienda può impostare condizioni per il personale operativo, assicurando il rispetto delle regole interne. Con un semplice clic, il personale operativo saprà chi è responsabile della convalida del contratto.
Esempi di utilizzo di un workflow di validazione
✍️Firma elettronica
In alcuni casi, la validazione di contratti o preventivi può richiedere molto tempo, specialmente in aziende con diversi livelli di gestione. L’integrazione della firma elettronica in un workflow di validazione può accelerare il processo. Definendo regole precise, i team possono eliminare le limitazioni associate ai documenti cartacei. Grazie alla firma elettronica, i documenti possono essere convalidati a distanza, ottimizzando i tempi di elaborazione.
📑Convalida della fattura
L’adozione di un workflow di validazione per le fatture migliora la gestione dei pagamenti. Questo processo sta diventando sempre più comune, soprattutto con la digitalizzazione delle fatture. I circuiti di validazione automatizzati garantiscono che ogni fattura segua i passaggi necessari prima di essere approvata e pagata, riducendo ritardi ed errori contabili.
🏖️Gestione delle richieste di ferie
I workflow di validazione sono strumenti essenziali per i dipartimenti HR. Praticamente tutte le aziende dispongono di soluzioni per la gestione delle richieste di ferie. Quando un dipendente inoltra una richiesta, questa viene automaticamente inviata al responsabile di riferimento, che può approvarla o respingerla in base alle esigenze operative.
Come impostare un workflow di validazione efficace
1. Capire cosa automatizzare
Prima di definire regole, stakeholder o obiettivi quantitativi, è essenziale comprendere quali fasi devono essere automatizzate. In questa fase, è utile creare un elenco di attività e dare priorità all’automazione in base alla loro importanza.
Esempi di attività da automatizzare :
2. Analizzare i processi attuali
Analizzare i processi aziendali esistenti aiuta a individuare i punti critici. Questa “mappatura dei processi” è essenziale per migliorare la fluidità delle richieste. Senza questa analisi, implementare un workflow di validazione risulta impossibile.
Domande chiave da considerare:
3. Stabilire le regole di validazione
Una volta completati i passaggi precedenti, è il momento di definire le regole per ciascun workflow di validazione. Se i primi step sono stati eseguiti correttamente, sarà chiaro quali sono i punti critici che rallentano i processi. Le regoleincludono importi limite, tempi di approvazione e livelli di autorizzazione.
Esempi di regole da definire:
4. Definire i responsabili della validazione
Identificare gli stakeholder e il loro ruolo nel workflow di validazione garantisce un’esecuzione efficiente e trasparente dei processi.
Esempi di responsabili della validazione:
Vantaggi di un tool di automazione
⏳Risparmio di tempo
Automatizzare un workflow di validazione riduce notevolmente i tempi di approvazione, accelerando le decisioni aziendali e l’esecuzione dei contratti.
❌Meno errori
Gli errori umani sono inevitabili, ma le loro conseguenze possono essere significative. Eliminare le attività manualinei workflow di validazione riduce il rischio di errori, garantendo dati affidabili e maggiore conformità alle politiche aziendali.
🤝Migliore collaborazione
Un workflow di validazione ben strutturato migliora la comunicazione tra i vari attori coinvolti. Le informazioni fluiscono con maggiore facilità e i dipendenti possono monitorare l’avanzamento delle richieste in tempo reale.
🔍Centralizzazione e tracciabilità
Uno strumento di gestione dei workflow di validazione centralizza tutte le informazioni relative ai documenti, consentendo il monitoraggio in tempo reale e garantendo la completa tracciabilità delle decisioni.
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