Obwohl die meisten Unternehmen über Compliance-Management-Systeme verfügen sind fast 60 % nur teilweise mit ihren Verpflichtungen auf dem Laufenden. Laut Rödl & Partner sieht nur jedes fünfte Unternehmen in Deutschland Handlungsbedarf, sich mit dem Thema „Compliance” richtig zu befassen.
Unternehmenssicherheit und Compliance Management sind immer noch unzureichend entwickelt und werden oft missverstanden. Dabei spielen sie eine entscheidende Rolle für den Geschäftsbetrieb!
Fest steht, dass Compliance und Compliance Management-Systeme (CMS) längst nicht mehr nur für Großunternehmen relevant sind. Auch kleine und mittelständische Unternehmen geraten zunehmend unter Druck, Regelkonformität zu gewährleisten.
Regelverstöße (z. B. in Korruptions-, Kartell- oder Datenschutzfällen) schaden nicht nur finanziell, sondern auch dem Image eines Unternehmens massiv.
In diesem Artikel wird untersucht, warum die Einhaltung von Gesetzen wichtig ist und wie Unternehmen ihre Strategien optimieren können.
Definition von Compliance
Compliance bezieht sich auf alle Prozesse, die sicherstellen, dass ein Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften und rechtlichen Grundlagen zum Schutz von Daten in all ihren Formen einhält. Bei diesen Daten kann es sich um Daten von Personen innerhalb des Unternehmens oder um externe Daten handeln, die von Ihnen selbst oder von Unterauftragnehmern verarbeitet werden. Der Begriff Compliance umfasst dabei insbesondere auch die Einhaltung von internen Regeln und Vorgaben, die das Verhalten der Mitarbeiter beeinflussen und ausrichten.
Der Compliance-Beauftragte: Ein Schlüsselspieler
Jedes Unternehmen muss einen Compliance-Beauftragten ernennen, der eine Reihe von Aspekten beaufsichtigt. Dazu gehören die ordnungsgemäße Umsetzung von Ethik- oder CSR-Kodizes (Corporate Social Responsibility), wie dem Code of Conduct und dem Corporate Governance Kodex sowie die Betrugsbekämpfung und so weiter. Der Compliance-Beauftragte muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter die richtigen internen Verfahren anwenden.
Wesentliche Zuständigkeiten
Diese Person spielt eine entscheidende Rolle bei der Einführung und Überwachung von Compliance-Verfahren. Zu ihren Hauptaufgaben gehören:
Primäre Aufgaben
Zu den Aufgaben eines Compliance-Beauftragten gehören:
- Sicherstellung der Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften durch das Unternehmen
- Durchführung von internen Schulungen zu Compliance- und Korruptionsrisiken, insbesondere im Hinblick auf den Foreign Corrupt Practices Act und der Corrupt Practices Act
- Beaufsichtigung interner und externer Audits, um die Einhaltung von Standards und bewährten Verfahren zu gewährleisten
Bereiche der Intervention
Der Beauftragte für die Einhaltung der Vorschriften ist in einer Reihe von Bereichen tätig, z. B. :
- Datenschutz und Einhaltung der DSGVO
- Der Kampf gegen Betrug und Geldwäsche
- Umsetzung von Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften und zur internen Kontrolle
- Überwachung der Beziehungen zu den Regulierungsbehörden
Beispiele für Compliance in einem Unternehmen
Compliance in Unternehmen ist ein zentrales Thema, das darüber hinaus eng mit der Corporate Governance verbunden ist.
Sicherheit und Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2013
Seit den Anfängen von DiliTrust hat die Sicherheit höchste Priorität.
Jeder neue Mitarbeiter, der sich auf das Abenteuer DiliTrust einlässt, erhält bei seiner Ankunft eine Liste mit Sicherheitsanweisungen, zu deren Einhaltung er sich durch Unterzeichnung der IS-Charta verpflichtet.
Auf diese Weise konnte das DiliTrust-Team die Vermögenswerte des Unternehmens bestimmen, die zu zertifizierenden Parameter ermitteln und die geltenden Vorschriften einhalten, um die geltenden gesetzlichen Anforderungen zu ermitteln und zu erfüllen.
DSGVO, ein klares Beispiel für die Einhaltung der Vorschriften
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), die seit dem 25. Mai 2018 gilt, ist ein Gesetz, das darauf abzielt, die Daten von Personen zu schützen, und zwar unabhängig davon, ob sie direkt (Vorname, Nachname…) oder indirekt (Telefonnummer, Kennung…) identifiziert werden können.
Dies bedeutet, dass alle Organisationen oder Unternehmen, die an der Datenerhebung beteiligt sind, diesem Gesetz unterliegen, unabhängig von ihrem Tätigkeitsbereich oder ihrer Größe. Das Ziel ist vielfältig
– Stärkung der Rechte der Menschen
– Organisationen, die Daten sammeln und verarbeiten, zur Verantwortung ziehen
– Bringen Sie diese Organisationen dazu, miteinander zu kooperieren, um sicherzustellen, dass die Informationen sicher verfolgt werden können.
ISO/IEC 27701:2019
Diese Zertifizierung bescheinigt den Kunden und Partnern eines Unternehmens, dass das Unternehmen die bestmöglichen Mittel zum Schutz ihrer Daten eingesetzt hat.
Sie verlangt von Unternehmen wie DiliTrust, diese Informationen so genau wie möglich zu überwachen. Wie tun wir das? Indem wir jede Information und vor allem jeden Antrag auf Abfrage oder Löschung durch unsere Organisation oder einen Unterauftragnehmer aufzeichnen.
Im Falle eines Antrags auf Löschung personenbezogener Daten ist es wichtig, den Antrag zu registrieren, den Unterauftragnehmer zu benachrichtigen und den Kunden zu informieren. All diese Verfahren gewährleisten eine maximale Kontrolle und Überwachung des Schutzes personenbezogener Daten.
Regulierungsbehörden und ihre Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften
Die Regulierungsbehörden spielen eine zentrale Rolle bei der Schaffung eines normativen Rahmens. Sie müssen den Datenschutz und die Einhaltung der rechtlichen Verpflichtungen gewährleisten. Sie überwachen und gewährleisten die Anwendung der Vorschriften und Regelungen. Auch sorgen sie dafür, dass die Unternehmen eine Reihe von Verfahren einhalten, die von nationalen und internationalen Gremien festgelegt wurden.
Die wichtigsten Regulierungsinstitutionen
An der Aufrechterhaltung dieser Ordnung sind mehrere Organisationen beteiligt, darunter:
- Die Internationale Organisation für Normung (ISO) – Entwickelt globale Normen, einschließlich ISO 27001 und ISO 27701, um die Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften in Unternehmen zu gewährleisten.
- Die Financial Action Task Force (FATF ) – legt internationale Standards zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung fest.
- Die Securities and Exchange Commission (SEC) – Reguliert die Finanzmärkte in den Vereinigten Staaten, um Transparenz und Anlegerschutz zu gewährleisten.
- Europäischer Datenschutzausschuss (EDPB) – Sorgt für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung in der gesamten Europäischen Union und bietet Leitlinien zum Datenschutz.
- BaFin – Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht – Überwacht Banken, Versicherungen und Finanzmärkte in Deutschland. Sie stellt sicher, dass Finanzinstitute gesetzeskonform handeln, und bekämpft Geldwäsche, Marktmissbrauch und unlautere Geschäftspraktiken.
- Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK) – Wird von der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex herausgegeben. Er legt Standards für verantwortungsvolle Unternehmensführung in börsennotierten Unternehmen fest (Transparenz, Aufsichtsrat, Vergütung, Kontrolle).
Bewältigung der heutigen Compliance-Herausforderungen
Mit regulatorischen Änderungen Schritt halten
Unternehmen müssen sich ständig an die sich weiterentwickelnden Gesetze und Vorschriften anpassen. Dies erfordert eine ständige Überwachung und regelmäßige Aktualisierungen der internen Richtlinien.
Ausbildung der Mitarbeiter
Das Bewusstsein für die Einhaltung der Vorschriften zu schärfen und die Mitarbeiter darüber zu informieren, ist von entscheidender Bedeutung. Ohne eine informierte Belegschaft ist eine vollständige Einhaltung der Vorschriften nahezu unmöglich.
Nutzung der Technologie
Künstliche Intelligenz und Automatisierung spielen bei der Einhaltung von Vorschriften eine immer größere Rolle. Diese Tools helfen Unternehmen, Risiken effizient zu analysieren und potenzielle Compliance-Verstöße in Echtzeit zu erkennen.
Compliance Management System (CMS)
Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Richtlinien können für Unternehmen teuer werden, sowohl finanziell als auch in puncto Reputation. Daher wurde in vielen Bereichen ein Compliance-Management-System (CMS) eingeführt, um Risiken zu minimieren und klare Richtlinien und Verfahren zu schaffen. Ein CMS soll sicherstellen, dass Verantwortlichkeiten klar definiert sind und Prozesse eingehalten werden.
In börsennotierten Unternehmen ist das Thema Compliance bereits fest in der deutschen Corporate Governance verankert. Doch auch kleinere Unternehmen und Organisationen erkennen zunehmend die Bedeutung von Compliance.
Ein Compliance Officer übernimmt hierbei die zentrale Rolle, Inhalte zu steuern und Verstöße frühzeitig zu erkennen. Beim Thema Compliance geht es letztlich nicht nur um Pflichterfüllung, sondern um ein wirksames Managementsystem, das Korruption vorbeugt und nachhaltiges Handeln fördert.
Schlussfolgerung
Dies ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern ein grundlegender Bestandteil ethischer und verantwortungsvoller Geschäftspraktiken. Indem sie die Einhaltung von Branchenstandards und Rechtsnormen sicherstellen, können Unternehmen ihren Ruf schützen, finanzielle Strafen vermeiden und das Vertrauen von Kunden und Partnern stärken.
Durch Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001:2013 und ISO/IEC 27701:2019 sowie durch strenge interne Compliance-Richtlinien können Unternehmen ihr Engagement für ethische und sichere Abläufe demonstrieren.
Insbesondere börsennotierte Unternehmen müssen ihre Compliance in Unternehmen und die Einhaltung des Corporate Governance Kodex sicherstellen, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.
Wer heute der Einhaltung von Vorschriften Vorrang einräumt, sichert sich eine nachhaltige und rechtssichere Zukunft für jede Organisation.
