Les flux de validation, également connus sous le nom de circuits de validation, rationalisent et numérisent les processus d’approbation internes et externes dans différents contextes. Dans cet article, nous verrons comment fonctionne cette automatisation, comment la mettre en œuvre efficacement et quels sont les principaux avantages qu’elle apporte à votre organisation.
Fonctionnement et définition du circuit de validation
Les processus de validation peuvent concerner aussi bien les contrats négociés et finalisés, qui doivent être validés en interne, que la relecture des conditions contractuelles par des experts, qui donnent leur accord et/ou émettent des contre-propositions.
En numérisant vos demandes d’approbation, vous pouvez mettre en place une validation séquentielle ou parallèle. Dans la validation séquentielle, le demandeur définit l’ordre de validation. Si le premier validateur refuse le contrat, le suivant ne pourra pas le valider, et ainsi de suite… Dans le cas de la validation parallèle, l’ordre d’approbation n’a pas d’importance. S’il y a plusieurs validateurs, ils peuvent tous approuver le contrat indépendamment des validations des autres.
Les circuits de validation peuvent également être utilisés pour automatiser les demandes. Des circuits peuvent être définis à l’avance lorsque le contrat dépasse un certain montant ou est spécifique aux acheteurs, par exemple. L’expert de l’entreprise peut définir des conditions pour le personnel opérationnel afin de garantir le respect des règles internes de l’entreprise. D’un simple clic, les opérationnels sauront qui est responsable de la validation du contrat.
Cas d’utilisation d’un flux de validation
Signatures électroniques
Dans certains cas, la validation des contrats ou des estimés peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsque l’entreprise compte plusieurs niveaux de gestion. Dans ces situations, l’intégration de la signature électronique dans un circuit de validation permet d’accélérer le processus. En intégrant des règles très précises (nous y reviendrons plus loin dans l’article), les équipes peuvent supprimer les contraintes liées aux documents papier. Ainsi, les documents peuvent être validés à distance grâce à la signature électronique, ce qui optimise le temps de traitement.
Validation des factures
La validation des factures via un circuit de validation permet d’optimiser la gestion des paiements. Cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises, notamment avec l’essor des solutions de numérisation des factures. Les flux de validation automatisés garantissent que chaque facture suit les étapes nécessaires avant d’être approuvée et payée, ce qui évite les retards et les erreurs comptables.
Gestion des demandes de congés
C’est devenu un outil indispensable pour les départements des ressources humaines, et l’on peut dire que chaque entreprise dispose d’une solution pour mettre en place des circuits de validation des congés. Lorsqu’un employé soumet une demande, celle-ci est automatiquement envoyée au supérieur hiérarchique concerné, qui peut l’approuver ou la rejeter en fonction des besoins opérationnels.
Mise en place d’un processus de validation efficace
1. Comprendre ce qu’il faut automatiser
Avant de commencer à définir des règles ou des parties prenantes, voire des objectifs quantifiés, vous devez comprendre les étapes qui doivent être automatisées. Au cours de cette phase, il est conseillé de dresser une liste des tâches et de hiérarchiser l’automatisation en conséquence. Par exemple, l’approbation d’un nouveau contrat à la suite d’une vente.
Exemples de tâches à automatiser :
2. Analyser les processus actuels
En analysant les processus actuels de votre entreprise, vous pourrez identifier les blocages. Cette « cartographie des processus » est essentielle pour optimiser la fluidité du traitement des demandes. Vous vous rendrez compte qu’il est impossible de mettre en place un circuit de validation sans cela.
Voici quelques questions clés à se poser à ce stade :
Établir des règles de validation
Une fois que vous avez tous ces éléments en main, il est temps de définir les règles précises de chaque circuit de validation. Si vous avez suivi correctement les premières étapes, vous aurez identifié les points de blocage qui ralentissent les validations. Ces règles comprennent les montants plafonds, les délais d’approbation et les niveaux d’autorisation.
Exemples de règles à définir :
Définir les responsables de la validation
L’identification des parties prenantes et de leur rôle dans le processus de validation garantit une exécution efficace et transparente des processus de validation.
Exemples de gestionnaires de validation :
Avantages d’un outil d’automatisation
Gagner du temps
L’automatisation d’un circuit de validation réduit considérablement le temps nécessaire à la validation des documents, accélérant ainsi la prise de décision et l’exécution du contrat.
Moins d’erreurs
L’erreur humaine est inévitable, mais ses conséquences peuvent être plus ou moins graves. L’élimination des tâches manuelles dans les flux de validation réduit le risque d’erreur, garantissant des données fiables et une meilleure conformité avec les politiques internes.
Meilleure collaboration
Un processus de validation structuré améliore la communication entre les différentes parties prenantes. Les informations circulent plus facilement et les employés peuvent suivre les progrès en temps réel. Les ressources sont également optimisées, car les flux de travail réduisent les tâches répétitives et manuelles.
Centralisation et traçabilité
Un outil d’intégration du circuit de validation, tel que celui utilisé pour la gestion des contrats, centralise toutes les informations relatives aux documents. Cela permet de suivre en temps réel l’avancement de la validation (par exemple, les notifications d’approbation des estimés) et d’assurer une traçabilité complète des décisions.
Prêt à passer à la mise en œuvre ?
Grâce à une automatisation efficace, vous pouvez garantir des circuits de validation plus fluides et plus rapides, tout en assurant une plus grande conformité, si vous utilisez la bonne solution.
Découvrez les circuits de validation des contrats avec DiliTrust. Contactez nous dès maintenant !
