Legal Entity Management: Definition
Bei der Verwaltung von juristischen Personen geht es darum, die juristischen Einheiten eines Unternehmens zu organisieren, zu pflegen und die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen sicherzustellen. Für Unternehmen mit komplexen Strukturen oder globaler Präsenz ist es von entscheidender Bedeutung, Governance, gesetzliche Verpflichtungen und behördliche Einreichungen zu verfolgen, um Strafen und operative Risiken zu vermeiden.
Wenn Unternehmen wachsen und expandieren, wird es immer komplexer, den Überblick über mehrere juristische Personen zu behalten. Wird dies nicht effektiv gehandhabt , kann dies zu erheblichen Compliance-Risiken, finanziellen Strafen oder sogar zu Rufschädigung führen.
Die wichtigsten Komponenten von Legal Entity Management
Das Verwalten von juristischen Personen umfasst mehrere miteinander verknüpfte Tätigkeiten, darunter:
- Überwachung der Einhaltung von Vorschriften
Unternehmen müssen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen überwachen, um die rechtzeitige Einhaltung zu gewährleisten. So müssen zum Beispiel die jährlichen Einreichungen, Lizenzverlängerungen und Aktualisierungen von Geschäftsführern genau und rechtzeitig durchgeführt werden. - Unternehmensführung
Zur Governance gehört die Pflege aktueller Unternehmensunterlagen wie Aktionärsvereinbarungen, Vorstandsbeschlüsse und Sitzungsprotokolle. Diese Dokumente sind wichtig, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und die Rechenschaftspflicht zu gewährleisten. - Zentralisierung von Daten
Die Verwaltung von Daten in Bezug auf den Status der Entities, Eigentumsverhältnisse und Berichterstattung ist ein Eckpfeiler einer effektiven Verwaltung von Entities. Dezentralisierte Daten können zu Ineffizienzen und Fehlern führen, insbesondere in multinationalen Organisationen. - Zusammenarbeit zwischen den Interessengruppen
Rechtsteams, Finanzteams und Führungskräfte müssen nahtlos zusammenarbeiten, um Transparenz und Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
Die größten Herausforderungen
Trotz ihrer Bedeutung kann die Verwaltung von Rechtspersönlichkeiten eine entmutigende Aufgabe für Organisationen sein, insbesondere wenn:
- Wir in verschiedenen Rechtsordnungen mit unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen arbeiten.
- Uns auf manuelle Prozesse, die fehleranfällig und ineffizient sind, verlassen.
- Ein Echtzeiteinblick in die für die strategische Entscheidungsfindung erforderlichen Unternehmensdaten fehlt.
Die Rolle der Technologie bei der Rationalisierung der Verwaltung von Entities
Im Jahr 2021 schätzte E&Y, dass die Mehrheit der Unternehmen zwar eine speziell entwickelte Technologie für die Verwaltung von Rechtsträgern einsetzt, aber 96 % von ihnen über Probleme mit ihren Systemen berichteten. Aus diesem Grund wurde die Entscheidung für eine externe Lösung zur Verwaltung von Rechtsträgern immer häufiger. Heute spielt diese Technologie eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung von Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit.
Lassen Sie uns untersuchen, wie die Technologie die Verwaltung von Rechtspersonen verändert:
1. Zentralisierte Datenverwaltung
Einer der größten Vorteile der Entity-Management-Technologie ist die Möglichkeit, wichtige Entity-Daten an einem sicheren Ort zu zentralisieren. Auf diese Weise können Rechtsteams problemlos auf Unternehmensdaten zugreifen und diese aktualisieren, Fristen für die Einhaltung von Vorschriften verfolgen und die Konsistenz in verschiedenen Rechtsordnungen sicherstellen.
2. Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben
Routineaufgaben wie die Einreichung von Jahreserklärungen, die Aktualisierung von Informationen über die Geschäftsführer oder die Erstellung von Berichten über die Einhaltung von Vorschriften können mit Lösungen für die Unternehmensverwaltung automatisiert werden. Darüber hinaus reduziert die Automatisierung manuelle Fehler und ermöglicht es Rechtsexperten, sich auf höherwertige Tätigkeiten zu konzentrieren.
Der Bericht von KPMG über den Einsatz von Technologie in Rechtsabteilungen stellt fest, dass Unternehmen durch Automatisierung bis zu 20 Stunden pro Woche für Compliance-bezogene Tätigkeiten einsparen können.
3. Berichte und Einblicke in Echtzeit
Die Technologie für das Entity Management bietet Dashboards und Berichtstools, die Führungskräften einen Echtzeiteinblick in den Status der Einhaltung von Vorschriften, in Governance-Kennzahlen und Risiken geben. So können Führungskräfte fundierte Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten treffen.
4. Verbesserte Zusammenarbeit
Moderne Lösungen ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Rechtsteams, Finanzteams und anderen Beteiligten. Cloud-basierte Plattformen erleichtern beispielsweise den Austausch und die Verfolgung von Dokumenten in Echtzeit und sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben.
5. Vereinfachte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Mit integrierten Compliance-Checklisten und gerichtsspezifischen Regeln stellt die Entity-Management-Software sicher, dass Ihr Unternehmen auch in komplexen regulatorischen Umgebungen konform bleibt.
Bewährte Praktiken für ein effektives Management von Rechtspersönlichkeiten
Um den Nutzen der Entity-Verwaltung zu maximieren, sollten Organisationen:
- In skalierbare Technologien investieren: Wählen Sie Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen anpassen.
- Die Genauigkeit der Daten sicherstellen: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Entity Daten regelmäßig, um Inkonsistenzen zu vermeiden.
- Die Zusammenarbeit unterstützen: Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, um die Verwaltung und Entscheidungsfindung zu verbessern.
- Trends überwachen: Bleiben Sie auf dem Laufenden über regulatorische Änderungen, die sich auf Ihre Verwaltungsprozesse von Entities auswirken könnten.
Die Zukunft des Entity Managements
Die Bedeutung einer effizienten Abwicklung dieser Aktivitäten wird noch zunehmen, da die Unternehmen mit strengeren Compliance-Anforderungen und globalem Expansionsdruck konfrontiert sind. Durch den Einsatz von Technologie können Unternehmen das, was früher eine arbeitsintensive Aufgabe war, in einen rationalisierten, strategischen Vorteil verwandeln.
Warum Technologie der richtige Weg ist
Unternehmen, die eine Technologie zur Verwaltung von Entities einsetzen, erzielen bessere Ergebnisse bei der Einhaltung von Vorschriften, geringere Risiken und eine höhere betriebliche Effizienz. Alles in allem liegen die Vorteile auf der Hand: mehr Transparenz, bessere Kontrolle und ein proaktiverer Ansatz für die Unternehmensführung.
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