Les workflows de validation, aussi appelés circuits de validation, vont permettre de digitaliser les approbations internes ou externes dans divers cadres. Dans cet article nous vous dévoilons le fonctionnement de cette automatisation ainsi que sa mise en place et bénéfices.
Fonctionnement et définition du workflow de validation
Les processus de validation peuvent concerner à la fois les contrats négociés et finalisés qui doivent être validés en interne mais aussi la relecture des conditions contractuelles par les experts qui donnent leur accord et/ou émettent des contre-propositions.
En digitalisant vos demandes d’approbation, vous pouvez mettre en place une validation séquentielle ou parallèle. Dans la validation séquentielle, le demandeur va définir l’ordre de validation. Si le premier validateur refuse le contrat, le suivant ne pourra pas apposer sa validation et ainsi de suite… Dans le cas de la validation parallèle, l’ordre d’approbation n’importe pas. S’il y a plusieurs validateurs, ils peuvent tous approuver le contrat indépendamment des validations des autres.
Les workflows de validation permettent aussi d’automatiser les demandes. Il est possible de définir des circuits à l’avance lorsque le contrat dépasse un certain montant ou qu’il est spécifique aux acheteurs par exemple. L’expert de l’entreprise pourra fixer des conditions aux opérationnels pour assurer le respect des règles internes de l’entreprise. En un simple clic, l’opérationnel saura à qui il doit faire valider le contrat.
Cas d’usage pour un workflow de validation
Les signatures électroniques
Dans certains cas la validation de contrats ou devis peut prendre du temps, notamment lorsqu’une entreprise compte avec beaucoup d’échelons au management. Dans ces situations, l’intégration de la signature électronique dans un workflow de validation permet d’accélérer ce processus. En intégrant des règles bien précises (nous verrons cela plus loin dans l’article), les équipes peuvent supprimer les contraintes liées aux documents papier. Ainsi, les documents peuvent être validés à distance grâce à la signature électronique, optimisant alors le temps de traitement.
La validation de factures
La validation des factures via un workflow de validation optimise la gestion des paiements. C’est de plus en plus commun en entreprise notamment avec l’essor de solutions de digitalisation des factures. Les circuits de validation automatisés garantissent que chaque facture suit les étapes nécessaires avant d’être approuvée et payée, évitant ainsi les retards et les erreurs comptables.
La gestion des demandes de congés
C’est devenu un outil indispensable pour les départements RH, on peut estimer que toutes les enterprises comptent avec une solution permettant la mise en place de workflows de validation de congés. Lorsqu’un employé soumet une demande, celle-ci est automatiquement envoyée au responsable hiérarchique concerné, qui peut l’approuver ou la refuser en fonction des besoins opérationnels.
Comment mettre en place un workflow de validation
1. Comprendre ce qu’il faut automatiser
Avant de commencer à définir des règles ou intervenants, et même des objectifs chiffrés, il faut comprendre les étapes qui nécessitent d’être automatisées. Lors de cette phase il est conseillé de faire une liste des tâches et de prioriser les automatisations ainsi. Par exemple, l’approbation d’un nouveau contrat suite à une vente.
Exemples de tâches à automatiser :
2. Analyser les processus actuels
En analysant les processus actuels de votre entreprise pour pourrez identifier les blockages. Cette « cartographie des processus » sera indispensable pour bien optimiser la fluidité du traitement des demandes. Cette étape est immanquable, vous vous rendrez compte qu’il est impossible d’implémenter un workflow de validation sans cela.
Voici des questions que vous pouvez appliquer dans cette étape :
Établir les règles de validation
Une fois avec tous les éléments précédents en main, il est temps de définir les règles précises à chaque workflow de validation. Si vous avez bien suivi les premières étapes vous aurez identifié les points bloquants qui ralentissent les validations. Ces règles incluent les montants plafonds, les délais d’approbation et les niveaux d’autorisation.
Exemples de règles à définir :
Définir les responsables de validation
Identifier les parties prenantes et leur rôle dans le workflow de validation garantit une exécution efficace et transparente des processus de validation.
Exemples d’intervenants :
Bénéfices d’un outil d’automatisation
Le gain de temps
L’automatisation d’un workflow de validation permet de réduire considérablement le temps nécessaire à la validation des documents, accélérant ainsi la prise de décision et l’exécution des contrats.
Moins d’erreurs
L’erreur est humaine, mais dans certains cas les conséquences peuvent être plus ou moins graves. L’élimination des tâches manuelles dans les workflows de validation diminue le risque d’erreurs, garantissant des données fiables et une meilleure conformité aux politiques internes.
Meilleure collaboration
Un workflow de validation structuré améliore la communication entre les différentes parties prenantes. L’information circule plus facilement et les collaborateurs peuvent suivre les avancées en temps réel. De plus, cela permet d’optimiser les ressources puisque les workflows diminuent les tâches répétitives et manuelles.
Centralisation et traçabilité
Un outil permettant d’intégrer des workflows de validation, comme celui pour la gestion de contrats, centralisent toutes les informations liées à ces documents. Cela assure un suivi en temps réel des avancements de validation (par exemple la notification de la validation d’un devis) ainsi qu’une traçabilité des décisions prises.
Envie de passer à l’implémentation ?
Grâce à une automatisation efficace, vous pouvez garantir des circuits de validation plus fluides et plus rapides, tout en assurant une meilleure conformité, si vous faites appel à la solution indiquée.
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