La gestione dei contratti svolge un ruolo essenziale nel ciclo degli acquisti di qualsiasi organizzazione. I contratti costituiscono il quadro di riferimento per le relazioni con i fornitori e si evolvono secondo il loro ciclo di vita. Creazione, negoziazione, convalida, firma, monitoraggio, analisi… sono tutte fasi che possono aumentare le prestazioni o, al contrario, rallentarle, a seconda delle procedure in atto all’interno dell’azienda.
Una buona gestione dei contratti con i fornitori è quindi essenziale. Tuttavia, sembra impossibile quando viene fatta a mano o suddivisa in strumenti diversi e compartimentati. È qui che l’uso di una soluzione di gestione dei contratti, nota anche come CLM (Contract Lifecycle Management), si rivela utile per i responsabili degli acquisti. Vediamo come questa tecnologia e le relative best practice possono migliorare l’efficienza dei processi di acquisto.
Perché dematerializzare i processi contrattuali di approvvigionamento?
Mentre i processi di gestione manuale dei contratti limitano l’accesso alle informazioni strategiche e impongono attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, la loro dematerializzazione contribuisce al raggiungimentodegli obiettivi di performance aziendale, semplificando al contempo il lavoro quotidiano dei team.
➙ Migliorare la produttività
Automatizzando i processi di contrattualizzazione collaborativa, la tecnologia fa risparmiare tempo prezioso ai team di acquisto, legali e finanziari. Gli scambi sono molto più fluidi, sia durante la stesura del contratto o delle sue modifiche, sia durante il processo di revisione e approvazione interna, sia durante il processo di firma elettronica.
➙ Ridurre i costi
Facilitando il confronto dei prezzi – e, più in generale, delle condizioni contrattuali – e rafforzando la conformità, i CLM contribuiscono a ridurre i costi dei fornitori. Inoltre, la riduzione del tempo dedicato alle attività manuali grazie alla loro automazione porta a una riduzione dei costi legati al processo di gestione del contratto stesso (che rappresenterebbe una media di 6.900 dollari secondo uno studio di McKinsey & Company). Infine, l’anticipazione delle scadenze grazie a strumenti di monitoraggio e di allerta assicura che nessun obbligo venga disatteso, evitando così penali e rinnovi taciti.
Gestione dei rischi
Una soluzione di gestione dei contratti fornisce una visione coerente di tutti i contratti, centralizzando le informazioni legali e finanziarie sui fornitori in un unico repository. Inoltre, numerose funzioni facilitano la ricerca, il confronto, l’esportazione e la visualizzazione dei dati critici, evidenziando i rischi che altrimenti potrebbero passare inosservati.
Vediamo 5 best practice per ottimizzare la gestione dei contratti con i fornitori con un CLM.
#1 Eliminare i processi manuali e gli errori di editing
Confrontare le proposte dei fornitori e compilarle manualmente può essere un compito molto noioso. Una soluzione CLM consente alle aziende di creare un proprio database contrattuale centralizzato e di fare riferimento ai propri modelli di documenti e clausole. Questo archivio di dati contrattuali facilita la stesura e il confronto delle condizioni durante la negoziazione del contratto, per selezionare i migliori fornitori in linea con la politica aziendale.
#2 Semplificare i processi di approvazione e firma
I flussi di lavoro di approvazione interna, o “firme digitali”, garantiscono il rispetto dei processi di validazione definiti dall’azienda. Tutto ciò che l’acquirente deve fare è lanciare un flusso di lavoro predefinito basato su determinati criteri: ad esempio, l’approvazione del CFO per un determinato importo o tipo di documento. I responsabili dell’approvazione vengono automaticamente informati per convalidare, modificare o rifiutare il contratto, se necessario. Questi flussi di lavoro hanno un duplice vantaggio: velocizzano e rendono sicuri i processi di approvazione prima della firma. Infine, le applicazioni di firma elettronica integrate in una soluzione CLM consentono di firmare gli ordini di acquisto senza lasciare la piattaforma e in tempi molto brevi.
#3 Monitoraggio degli obblighi durante l’esecuzione del contratto
Modifiche, consegne, rinnovi, risoluzioni, finestre di pagamento, obiettivi di performance… sono tutte fonti di rischio ben note al momento della firma del contratto, ma spesso perse di vista durante l’esecuzione. Programmando dei promemoria per le tappe fondamentali del contratto, è possibile “dimenticare” questi obblighi in tutta tranquillità: una soluzione CLM avvisa gli utenti interessati all’avvicinarsi della scadenza.
#4 Valutare i rischi legali e finanziari
I contratti sono una fonte inestimabile di dati per l’azienda: la loro analisi consente di valutare efficacemente i rischi nascosti e di prendere le decisioni giuste. Ma è necessario accedere alle informazioni giuste, quando servono… ed è qui che entra in gioco il CLM.
Un motore di ricerca multicriterio in grado di incrociare le ricerche per parole chiave e metadati (=tipo di clausola, date, importi…) consente di trovare immediatamente i documenti interessati. L ‘esportazione di informazioni importanti in Excel offre una visione a 360° degli impegni assunti. Con pochi clic, l’utente può estrarre e ordinare i fornitori in base al prezzo, alla zona geografica, alla clausola di rischio, alla data di scadenza, ecc.
L’evidenziazione delle clausole rischiose nei documenti è anche un vantaggio per identificare il livello di rischio degli impegni in corso.
Infine, le schede riassuntive dei contratti evidenziano i dati contrattuali importanti senza dover sfogliare l’intero documento.
#5 Analizzare le prestazioni dei fornitori
Una buona visibilità delle prestazioni dei rapporti con i fornitori è una delle chiavi per ottimizzare la gestione di questi partner e degli SLA. Una soluzione CLM struttura i dati contrattuali e consente di monitorare le condizioni: date, importi, tipi di fornitori, tipi di contratti, clausole di sicurezza, di impegno e di risoluzione, o anche, nel contesto della pandemia, clausole di forza maggiore e rischi correlati… Nulla sfugge al controllo del reparto acquisti. Grazie alle informazioni in tempo reale, le organizzazioni possono sapere quali fornitori stanno rispettando i loro obblighi e possono gestirli di conseguenza.
All’interno del CLM, i cruscotti e i loro grafici personalizzabili consentono di visualizzare le prestazioni e l’evoluzione delle attività legate ai contratti con i fornitori. Forniscono KPI chiari per il processo decisionale.
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