Videoconferenze, messaggistica istantanea, piattaforme di gestione dei progetti… Sono molti gli strumenti a disposizione dei professionisti per consentire loro di svolgere le proprie attività a distanza. Le firme elettroniche sono solo uno di questi.
Che si tratti di firmare nuovi contratti o convalidare modifiche, la dematerializzazione del processo di firma consente ai professionisti di firmare i documenti in modo legale e sicuro, ovunque si trovino. Scoprite i vantaggi della firma elettronica per la vostra azienda in questo articolo.
La firma elettronica: come funziona?
Legale
Contrariamente a quanto si crede, la firma elettronica ha lo stesso valore legale di una firma autografa a partire dalla legge del 13 marzo 2000. Protetta a tre livelli, la firma elettronica identificail firmatario e garantisce l’integrità del documento.
Per saperne di più: Come si crea una firma elettronica?
Affidabile
I fornitori di firma elettronica garantiscono l’affidabilità delle firme implementando protocolli di sicurezza informatica. Come funziona? I firmatari utilizzano uno strumento online, che certifica la loro identità, per trasmettere e firmare un documento. Nella maggior parte dei casi, le applicazioni di firma elettronica utilizzano la posta elettronica per consentire ai firmatari di comunicare. A seconda del livello di certificazione richiesto, gli standard di identificazione dei firmatari possono variare.
Facile
Le firme elettroniche sono molto semplici da configurare e richiedono solo una connessione a Internet per essere utilizzate. Con pochi clic, gli utenti possono firmare i loro documenti in modo sicuro, anche da remoto.
DiliTrust copre l’intero ciclo di vita del contratto, dalla stesura alla firma fino al monitoraggio. Il nostro software di gestione e analisi dei contratti online integra le firme elettroniche nelle sue funzionalità, consentendo agli utenti di velocizzare e semplificare le loro transazioni.
Risparmiare tempo e accelerare il completamento delle transazioni
Scegliendo la firma elettronica, i professionisti possono evitare di andare avanti e indietro per e-mail o per posta per raccogliere le firme dei loro dipendenti su un contratto. Con un solo clic, possono aggiungere i firmatari di loro scelta che, una volta avvisati via e-mail, possono firmare il documento. Tutto avviene per via elettronica, senza bisogno di scaricare o stampare il documento prima della firma.
Prima della fase di firma, c’è la fase di convalida interna, che richiede anche numerosi scambi tra i dipendenti per raggiungere un consenso. Per risolvere questo problema, DiliTrust mette a disposizione dei suoi utenti un flusso di lavoro di convalida per automatizzare le approvazioni. Che siano sequenziali o parallele, gli utenti possono notificare ai loro collaboratori di sottoporre il contratto all’approvazione. Anche in questo caso, i professionisti risparmiano tempo semplificando gli scambi di documenti contrattuali.
Questo risparmio di tempo consente agli utenti di accelerare i processi di transazione con fornitori e clienti. Un vantaggio considerevole per l’azienda, in un momento in cui il tempo di lavoro è più che mai in gioco.
Con DiliTrust, potete seguire i vostri contratti in modo sicuro. Potete trovare facilmente tutte le informazioni contrattuali: da chi è stato firmato il contratto, dove si trova, quali convalide o firme mancano e così via. I vostri dati contrattuali sono quindi sicuri, sia per l’esperto legale che per il personale operativo, che può essere certo che l’ufficio legale e la direzione abbiano convalidato il contratto prima di inviarlo ai propri partner.
Sicurezza garantita per i vostri contratti
La firma elettronica è più di una semplice immagine di una firma manuale. Come stabilito dal Codice Civile francese, una firma elettronica ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Quest’ultima è garantita a tre livelli definiti dal regolamento eIDAS, tutti ammissibili in tribunale.
Dematerializzando il processo di firma, si garantisce l’identitàdel firmatario, l’integritàdel documento e la sua non ripudiabilità (irrevocabilità della firma). Rispetto alla firma autografa, ciò riduce notevolmente la possibilità di imitazione o falsificazione della firma. Inoltre, una volta firmato, il documento non può essere alterato. DiliTrust collabora con DocuSign e HelloSign, che garantiscono l’integrità delle informazioni contrattuali dopo la firma.
È probabile che si applichi anche il Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (GDPR), poiché cognomi, nomi e indirizzi e-mail vengono trasmessi ai fornitori di servizi che forniscono la firma elettronica.
Per saperne di più sulla sicurezza del software online? Leggete il nostro articolo.
Continuità aziendale garantita
La digitalizzazione dei processi di firma non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche la continuità dell’attività (commerciale, legale, finanziaria, ecc.). Basta una connessione a Internet e un computer per firmare un documento, indipendentemente dal numero di firmatari o dal loro luogo di residenza. Questo garantisce una maggiore collaborazione tra i dipendenti che, con una semplice e-mail, sottopongono un documento contrattuale alla convalida e alla firma.
Essenziale per le aziende internazionali con dipendenti in tutto il mondo, è utile anche nell’attuale contesto di contenimento legato alla crisi del coronavirus. I dipendenti devono poter lavorare in modo efficiente da casa e avere a disposizione tutti gli strumenti digitali che consentano loro di continuare a svolgere le proprie mansioni nelle migliori condizioni possibili. Le firme elettroniche consentono quindi di garantire la continuità aziendale, nel rispetto dei vincoli legali e di sicurezza.
Volete saperne di più? Saremo lieti di ascoltarvi!
