La gestión de asuntos siempre ha sido una responsabilidad clave de los equipos jurídicos. Tanto si se subcontrata parcialmente como si se gestiona internamente, en los tiempos que corren puede resultar difícil sin las herramientas adecuadas. La gestión de asuntos se refiere al proceso de gestión de asuntos jurídicos, incluida la documentación, la comunicación y la colaboración, de forma estructurada y eficiente. Un sistema de gestión de asuntos bien implantado ayuda a los equipos jurídicos a agilizar su flujo de trabajo. También permite mejorar la colaboración y mantener el cumplimiento de la normativa.
Definición de la gestión de asuntos
Formas tradicionales de gestionar los asuntos
Como ocurre con muchas otras tareas, el enfoque tradicional era manual. Esto significa que antes los equipos jurídicos gestionaban los asuntos con expedientes, carpetas y una cantidad considerable de papeleo. Los sistemas de archivo en papel eran la norma, pero estos métodos son obsoletos. Con el tiempo, los procesos cambiaron a sistemas digitales; sin embargo, las hojas de cálculo y las unidades compartidas no eran la solución más segura. Ahí es donde entra en juego una herramienta de gestión de asuntos.
El riesgo de extraviar documentos importantes, pasar por alto plazos críticos e incluso sufrir filtraciones de datos se reduce considerablemente gracias a las soluciones digitales de gestión de asuntos. No solo es beneficioso para los equipos jurídicos, sino esencial. Este tipo de software libera tiempo para que los equipos se centren en el trabajo jurídico en lugar de en tareas administrativas.
Gestión de asuntos frente a gestión de casos
Aunque la gestión de asuntos y la gestión de casos suelen utilizarse indistintamente, se trata de dos conceptos distintos.
Por un lado, la gestión de asuntos es una estrategia que pueden utilizar tanto los bufetes de abogados como las organizaciones. Es común dentro de las organizaciones y engloba diversas prácticas para gestionar asuntos jurídicos. La gestión de asuntos suele implicar a equipos internos, pero puede incluir a partes externas si se considera necesario. Por otro lado, la gestión de casos es un término que suele utilizarse para los litigios a gran escala gestionados por despachos de abogados. Estos suelen implicar una documentación más consecuente. Cuando diferentes bufetes de abogados colaboran en un caso, confían en la gestión de casos para rastrear y gestionar lo necesario.
En general, la gestión de asuntos abarca una gama más amplia de actividades jurídicas para los equipos jurídicos internos y va más allá de la centralización de documentos. Abarca, entre otras cosas, la gestión de contratos, el cumplimiento normativo y los asuntos reglamentarios. Los participantes pueden abrir asuntos, seguir su progreso y colaborar con partes externas cuando sea necesario. A continuación, exploramos algunas características comunes de estas herramientas.
Retos de la gestión de asuntos para los equipos jurídicos
Ineficiencias
Los equipos jurídicos no sólo reciben solicitudes de equipos externos y se encargan de operaciones cotidianas como la gestión de contratos. También gestionan sus propios proyectos, directamente vinculados a su experiencia. Cuando se añade la gestión de asuntos a la ecuación, las cosas pueden complicarse rápidamente sin la herramienta adecuada. Esto da lugar a ineficiencias y puede comprometer oportunidades o plazos críticos para la empresa.
Datos e información deficientes
Dado que una cosa lleva a la otra, la falta de información centralizada puede dar lugar a datos inexactos y a la falta de documentación. Trabajar con los números, nombres, plazos y otros detalles clave correctos es esencial para los abogados internos. La ausencia de información estructurada y datos fiables provoca errores y ralentiza el trabajo de todos. Por lo tanto, sin una herramienta sólida de gestión de asuntos y datos bien organizados, la gobernanza corporativa puede verse gravemente comprometida.
Colaboración desordenada
Un reto importante al que se enfrentan los equipos jurídicos (y prácticamente cualquier equipo de una empresa) es la falta de visibilidad de los proyectos. Cuando se trata de la gestión de asuntos, en algunos casos intervienen partes externas, como abogados externos, además de todos los colaboradores internos. La falta de transparencia conduce inevitablemente a bloqueos, falta de comunicación, errores… y, por supuesto, retrasos. Con una red tan compleja de participantes y numerosos asuntos que gestionar es necesario tener una solución.
Riesgos de cumplimiento
Si hay algo que ninguna empresa desea es incumplir las leyes y normativas. El panorama jurídico evoluciona rápidamente. Para las empresas que operan a escala internacional, es aún más rápido. Cuando la documentación está desorganizada y la información se intercambia únicamente por correo electrónico, la colaboración dentro de los equipos jurídicos es caótica. Además, aumenta el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos y errores importantes. Un estudio de la Asociación Internacional de Tecnología Jurídica(ILTA) reveló que el 67% de los bufetes encuestados informaron de fallos de cumplimiento debido a la desorganización de los sistemas.
En general, la falta de un sistema de gestión de asuntos organizado y estructurado puede resultar costosa para los equipos jurídicos. La pérdida de tiempo en la búsqueda de documentación, el incumplimiento de los plazos, las infracciones normativas… Sin olvidar que todo conlleva a un departamento jurídico frustrado. Afortunadamente, existen soluciones.
Ventajas de una herramienta de gestión de asuntos
Elegir la herramienta de gestión de asuntos adecuada revolucionará la forma de trabajar de los equipos jurídicos. Entre las ventajas, encontrará:
Gestión estructurada de proyectos
- Entrada y clasificación de asuntos: Los equipos pueden realizar un seguimiento de la entrada de asuntos y obtener una rápida visión general de la información clave, como la fecha de solicitud, el plazo y la parte responsable.
- Asignación y gestión de tareas: De forma similar a una herramienta de gestión de proyectos, las tareas pueden asignarse a las partes necesarias -incluidas las externas- al tiempo que se establecen niveles de prioridad.
- Seguimiento en tiempo real: La solución adecuada garantiza que nunca se pierda un detalle, gracias a las notificaciones instantáneas para mantener a todo el mundo alineado.
Flujos de trabajo racionalizados
Datos fiables
- Tableros de seguimiento: Supervise todas las actividades relevantes, proporcionando una visión completa del progreso de su asunto en cualquier momento.
- Información relevante: El software adecuado permite el seguimiento de métricas clave como asuntos abiertos, tipos de asuntos y niveles de complejidad en un único panel de control.
- Toma de decisiones informada: Con acceso a información centralizada, los equipos pueden identificar ineficiencias y tomar decisiones basadas en datos.
- Informes sencillos: Con toda la información almacenada en un solo lugar, se pueden generar informes sin esfuerzo, como el seguimiento del tiempo dedicado a cada asunto.
Colaboración reforzada
- Compartir documentos de forma segura: Elimine los riesgos asociados al envío de información sensible por correo electrónico. Los documentos se almacenan en el sistema de gestión de asuntos y solo pueden acceder a ellos los colaboradores designados.
- Documentación centralizada: Toda la información necesaria es fácilmente accesible, normalmente con una función de búsqueda. Los asuntos se estructuran por casos, permitiendo a los equipos localizar la documentación actualizada sin esfuerzo.
- Comunicación integrada: La mayoría de las herramientas ofrecen funciones de comunicación integradas, como notificaciones automáticas y notas sobre distintos asuntos. A estas notas pueden acceder los colaboradores autorizados (incluidos los externos) para mantener a todos alineados.
El plus: Las funciones personalizadas y potenciadas por IA están sin duda de moda, y esto también se aplica a las herramientas de gestión de asuntos. Cada vez son más las soluciones que ofrecen funciones basadas en IA. Por ejemplo, con resúmenes de asuntos y actualizaciones de estado generadas por IA.
¿Qué debe incluir su solución de gestión de asuntos?
A la hora de elegir una herramienta de gestión de asuntos, hay que tener en cuenta aspectos clave como la seguridad y la facilidad de uso. Entre las características esenciales, su solución debe incluir:
Gestión centralizada de documentos
Un sistema sólido de gestión de asuntos debe contar con cosas como un almacenamiento seguro basado en la nube. Esto es para permitir a los equipos jurídicos almacenar, organizar y acceder a los documentos jurídicos sin esfuerzo.
Automatización de tareas y flujos de trabajo
Una herramienta eficaz debe admitir procesos y flujos de trabajo automatizados para diversas funciones. Por ejemplo, debe delegar tareas en las personas adecuadas, controlar los plazos y enviar recordatorios y notificaciones.
Informes y análisis avanzados
La solución debe ayudar a los equipos a obtener información sobre la eficiencia e informar de los resultados a la alta dirección. Los informes completos deben permitir la visualización de datos tanto a nivel de asunto como global. Esto incluye el seguimiento del tiempo empleado por asunto, el porcentaje de asuntos cerrados y ganados, etc.
Interfaz fácil de usar
La adopción es clave a la hora de implantar una nueva tecnología. Un sistema de gestión de asuntos debe tener una interfaz intuitiva que requiera una formación mínima. La accesibilidad móvil también es crucial. Esta permite a los equipos jurídicos gestionar los asuntos a distancia y acceder a los documentos clave desde cualquier dispositivo.
Funciones de seguridad y conformidad
Los asuntos jurídicos suelen implicar información muy sensible. Una solución de gestión de asuntos debe ofrecer sólidas funciones de seguridad, como cifrado, controles de acceso y seguimiento del cumplimiento. El cumplimiento de normativas del sector como GDPR e HIPAA es esencial.
Herramientas de colaboración y comunicación
Su solución debe facilitar la comunicación entre las partes interesadas internas y externas. Hablamos de funciones como la mensajería integrada. El uso compartido de documentos en tiempo real y los permisos basados en funciones que mejoran la coordinación también.
Conclusión
En general, una herramienta de gestión de asuntos adecuada mejorará la forma en que su equipo jurídico trabaja internamente y con las partes externas. Gracias a una solución potente ahorrará tiempo, mejorará la colaboración, evitará riesgos de cumplimiento, entre otros beneficios.
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