Eine wichtige Auswirkung der technologischen Revolution für Rechtsteams ist die Digitalisierung von Daten und Dokumenten, wodurch die juristische Datenanalyse zunehmend an Bedeutung gewinnt. Denn mit der Digitalisierung der Rechtsabteilung stehen größere Mengen an Daten zur Verfügung. Diese Daten erleichtern die Entscheidungsfindung, indem sie in umsetzbare Erkenntnisse, Berichte und Analysen umgewandelt werden. Damit Rechtsabteilungen jedoch in vollem Umfang davon profitieren können, sind effiziente Corporate-Governance-Tools wie z. B. eine robuste Lösung für die Vorgangsverwaltung erforderlich.
Wo soll man anfangen? Dies ist der Erste von zwei Artikeln, in dem wir uns darauf konzentrieren zu zeigen, wie juristische Datenanalyse-Tools (entweder spezifische Tools oder solche, die Datenanalysen ermöglichen) die Herausforderungen angehen, mit denen Unternehmensjuristen konfrontiert sind. Zunächst gehen wir auf die wichtigsten Herausforderungen für Rechtsteams ein, gefolgt von den Vorteilen einer Sachbearbeitungslösung zu deren Bewältigung.
Datenherausforderungen für juristische Teams
Angesichts der wachsenden Datenmengen – und knapper werdender Budgets – stehen Rechtsabteilungen und Unternehmensjuristen bei ihrer täglichen Arbeit vor Herausforderungen. Nicht nur, dass ihre Arbeitsbelastung insgesamt zunimmt. Auch der Umgang mit wachsenden Datenmengen aus verschiedenen Quellen macht es schwieriger, auf dem Laufenden zu bleiben und den Überblick über Angelegenheiten, Verträge usw. zu behalten. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten datenbezogenen Herausforderungen, mit denen Rechtsabteilungen konfrontiert sind.
1. Erhöhte Arbeitsbelastung
Rechtsabteilungsteams haben bereits ein beeindruckendes Arbeitspensum zu bewältigen. Die wachsende Datenmenge kann sie regelrecht überwältigen. Noch nie standen den Rechtsteams so viele Daten zur Verfügung wie heute. Das ist natürlich eine gute Sache, denn es bedeutet, dass die Rechtsberater gut informiert sind.
Der Umgang mit dieser Menge an Informationen kann jedoch schwierig sein, nicht nur wegen der schieren Menge, sondern auch, weil sie aus zahlreichen Quellen stammen, die überwacht und nachverfolgt werden müssen. Darüber hinaus müssen die Daten den sich ständig ändernden Vorschriften entsprechen. Das erhöht die Arbeitsbelastung weiter, vor allem in globalen Organisationen, die möglicherweise mehreren nationalen oder regionalen Vorschriften unterliegen.
Und das ist nur der interne Teil der Arbeit der Rechtsabteilungen. Unternehmensjuristen arbeiten für alle anderen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens und erhalten und bearbeiten Anfragen von verschiedenen Interessengruppen. Der Vertrieb muss vielleicht eine Klausel in einem Verkaufsvertrag ändern, die Finanzabteilung möchte einen detaillierten Überblick über die Ausgaben für Rechtsangelegenheiten. Dies führt dazu, dass mehr Daten aus verschiedenen Quellen und über mehrere Kanäle verarbeitet werden müssen.
Wussten Sie schon? Laut der 2024 ACC Chief Legal Officers Survey berichten 59 % der CLOs von einer Zunahme ihrer Arbeitsbelastung.
2. Mehrere Datenquellen
Die zunehmende Datenmenge in Verbindung mit einer wachsenden Anzahl von Kommunikationskanälen, Informationsquellen und Tools machen die Datenverwaltung deutlich komplexer. So werden beispielsweise Daten über zahlreiche Online-Kanäle gespeichert, abgerufen und versendet. Darunter Plattformen für die Zusammenarbeit, Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien und E-Mails sowie traditionelle Offline-Kanäle.
Und haben Sie das schon gewusst? Rechtsabteilungen verwenden durchschnittlich sechs verschiedene technische Hilfsmittel für verschiedene Aspekte ihrer Arbeit. Das geht aus dem ACC 2024 Law Department Management Benchmarking Report hervor.
Die Arbeit auf mehreren Kanälen und Plattformen macht es nicht nur schwierig, die Daten zu handhaben, sondern auch, sie angemessen zu nutzen. Die Rohdaten müssen häufig klassifiziert, archiviert oder mit Anmerkungen versehen werden, damit die Rechtsteams sie zum richtigen Zeitpunkt finden und umgehend nutzen können. Der Wechsel von einer Quelle zur anderen bei der Bearbeitung der Informationen ist jedoch sowohl kompliziert als auch zeitaufwändig und kann sogar zum Verlust von Daten führen.
3. Eingeschränkte Ansicht von Berichten und Analysen
Von Rechtsabteilungen wird zunehmend verlangt, dass sie Berichte erstellen und wie andere Geschäftsbereiche arbeiten. Noch nie waren so viele Daten verfügbar. Sie werden wertvolle Ressource und ein leistungsfähiges Entscheidungsinstrument, sobald man sie in Erkenntnisse umwandelt und in Berichte und Analysen integriert.
Berichte und Analysen tragen auch dazu bei, einen klaren Überblick über die Aktivitäten der Abteilung zu erhalten und Optimierungsmöglichkeiten für die Abteilung und die Organisation als Ganzes zu ermitteln. Die Erstellung derartiger Dokumente kann jedoch kompliziert sein – nicht zuletzt aus den oben genannten Gründen. Woher nehmen die Rechtsberater die Zeit? Und verfügt die Rechtsabteilung über die notwendigen Ressourcen, um die erforderlichen Berichte und Analysen effektiv zu erstellen?
Laut der KPMG 2021 Global Legal Department Benchmarking Survey ist Data Analytics eine der wichtigsten Digitalisierungsprioritäten für Rechtsabteilungen (45 %) .
4. Compliance- und Sicherheitsrisiken
Verstreute Quellen und mangelnde Transparenz stellen ein Risiko für Ihre Daten dar. Wie können Rechtsabteilungen die Sicherheit und Integrität von Daten gewährleisten, wenn es kein zentrales, sicheres Repository gibt?
Wie können Unternehmensjuristen in einer Zeit, in der sich die juristischen Anforderungen und Vorschriften ständig weiterentwickeln, die Einhaltung ihrer Dokumente sicherstellen? Sie müssen in der Lage sein, Dokumente, Akten und Klauseln zu identifizieren, die angepasst werden müssen, um Verstöße und damit verbundene Strafen und Bußgelder zu vermeiden. Eine weitere Herausforderung bei der Einhaltung von Vorschriften ist die Schwierigkeit, vertragliche und gesetzliche Verpflichtungen wie Fristen, Verlängerungsdaten usw. einzuhalten, was ebenfalls erhebliche Kosten verursachen kann.
Wie effiziente Lösungen bei der Bewältigung der Herausforderungen der juristische Datenanalyse in Unternehmen helfen
Die Lösung für Ihre Herausforderungen liegt in der Wahl von Tools, die juristische Datenanalyse zu verwalten und zu visualisieren. Es gibt viele Tools, aber nicht alle sind für juristische Vorgänge geeignet. Daher ist eine geeignete Lösung für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten für juristische Teams sehr nützlich. Lösungen, die sich mit einem Vertragsmanagement-Tool oder mit der Verwaltung von juristische Angelegenheiten kombinieren lassen, bieten Datenfunktionen wie Echtzeitberichte, Dashboards oder Einblicke. Darüber hinaus helfen solche Tools in der Regel dabei, alle benötigten Informationen an einem Ort zu speichern, was den Zugriff auf die Daten und deren Verwaltung noch einfacher macht.
Im Folgenden finden Sie einige Vorteile, die Sie durch den Einsatz einer Sachbearbeitungslösung erzielen können:
Optimierte Dokumentenverwaltung
Ein umfassendes Tool zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten bietet fortschrittliche Funktionen zur Dokumentenverwaltung.
Durch die Einrichtung eines zentralen Speichers für Ihre Daten können Sie:
Erkenntnisse für eine fundierte Entscheidungsfindung mit juristischen Datenanalysen
Sie können Ihre Daten nutzen, um wichtige Einblicke in Ihre Aktivitäten zu gewinnen, die Ihrer Abteilung und dem gesamten Unternehmen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Mit den richtigen Tools können Sie Ihre Informationen nutzen, um:
94 % der Unternehmensleiter sind der Meinung, dass ihr Unternehmen mehr Wert aus seinen Daten ziehen sollte, wie eine aktuelle Salesforce-Umfrage zum Thema Datenmanagement und -analyse ergab:
Verbesserte Prozesse
Die digitale Datenverwaltung trägt zur Rationalisierung von Prozessen bei, indem sie alltägliche Aufgaben automatisiert und die Ergebnisse kontinuierlich auswertet.
Zu den Vorteilen gehören:
Schlussfolgerung
Insgesamt hat die Digitalisierung der juristischen Arbeit die Art und Weise verändert, wie Daten genutztn und benötigen. Durch die Nutzung von juristischer Datenanalyse mit Hilfe robuster Tools, wie z. B. der Vorgangsverwaltung, können Rechtsteams bessere Entscheidungen treffen und gleichzeitig die Zusammenarbeit optimieren. Es stellt sich also die Frage, was ein gutes Sachbearbeitungs-Tool ist. Was muss meine Lösung bieten, damit ich die Vorteile von Daten und Analysen voll ausschöpfen kann?
Bleiben Sie dran für den zweiten Teil, in dem wir auf die wichtigsten Funktionen eingehen und Ihnen zeigen, wie Sie die richtige Wahl treffen.
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