Una soluzione di Contract Lifecycle Management (CLM) può essere di grande aiuto ai professionisti degli acquisti.
Ritardi negli ordini e nei pagamenti, difficoltà nell’ottenere informazioni sulla supply chain… Gli effetti negativi sono molteplici. Ma l’analisi dei contratti e la gestione dei rischi contrattuali possono aiutare a porvi rimedio.
In questo articolo diamo uno sguardo alle soluzioni CLM e a come possono aiutare il vostro reparto acquisti.
Che cos’è una soluzione di Contract Lifecycle Management (CLM)?
Accelerare la produttività dei team attraverso la tecnologia: questa è la posta in gioco nella trasformazione digitale delle aziende, e gli strumenti che consentono la collaborazione a distanza, l’automazione di una serie di compiti o la misurazione precisa delle azioni fanno tutti parte di questo approccio.
Le soluzioni di gestione del ciclo di vita del contratto sono proprio uno strumento di questo tipo. Consentono alle aziende diottimizzare i processi contrattuali.
La nostra soluzione CLM utilizza una piattaforma SaaS basata sul cloud per analizzare i contratti aziendali ed estrarne i contenuti chiave (clausole, date, ecc.). – da essi. Dopo un’analisi semantica di questi contenuti, archiviamo i contratti in un ambiente completamente sicuro, consentendone la ricerca, la modifica, la convalida e la firma.
Che cos’è il software SaaS? Il software SaaS è una soluzione completamente sicura a cui si può accedere da remoto. Consente a tutti i team, legali o operativi, di lavorare insieme sui contratti dell’azienda.
Soluzione CLM per l’ufficio acquisti: perché è utile?
Controllare i rischi legali dei contratti, garantire e accelerare la contrattualizzazione, ottimizzare i margini: questi sono solo alcuni dei compiti svolti dagli uffici acquisti.
Una soluzione di gestione del ciclo di vita del contratto, come la nostra, interviene in ogni fase del processo contrattuale. Di conseguenza, offre un’enorme visibilità e può aiutare ad anticipare i potenziali ostacoli legati agli impegni contrattuali con i fornitori.
Inoltre, elimina le attività ripetitive, come la compilazione a mano di tutti i campi di un contratto, il copia e incolla delle informazioni.
I parametri di riferimento della IACCM, l’associazione mondiale per la gestione dei contratti, stimano che tra un quarto e un terzo delle aziende fatica a :
In DiliTrust sappiamo che i migliori contratti funzionano grazie a processi, politiche e gestione del rischio solidi. In questo modo, quando le varie condizioni esterne cambiano, i contratti sottostanti possono tradurre tali cambiamenti alle parti coinvolte e fornire loro un reale supporto decisionale.
E qui sta il problema fondamentale: se non si dispone di un archivio di contratti digitalizzati pieno di contratti“intelligenti” che modellano la ricchezza e la complessità dello scambio di valore tra le parti in relazioni commerciali in un mondo rischioso, si guida alla cieca e ci si espone al rischio.
1) Sicurezza e accelerazione della contrattualizzazione con flussi di lavoro di convalida
Un CLM può consentire agli acquirenti di impostare flussi di lavoro, ovvero circuiti di validazione. Si tratta di un percorso automatico (con validatori predefiniti) che il contratto deve assolutamente seguire. In questo modo, il contratto viene automaticamente e obbligatoriamente convalidato dalle persone giuste all’interno dell’azienda, prima di essere inviato alla firma.
DIliTrust consente ai suoi utenti di firmare i documenti elettronicamente tramite strumenti integrati come Docusign e Dropbox Sign. Gli ordini di acquisto vengono firmati più velocemente!
2) Migliorare la conformità ai contratti con funzionalità personalizzate
“L’80% degli acquirenti non ha una piena padronanza dei termini legali e della struttura dei contratti“.
McKinsey
Eppure, rafforzare la conformità dei nuovi contratti è una delle loro missioni! A questo proposito, la tecnologia può dare un notevole impulso.
Una soluzione di gestione dei contratti consente ai team legali di creare modelli di contratto da utilizzare direttamente dai diversi team. Questa funzione garantisce che gli acquirenti abbiano sempre accesso a contratti conformi.
DiliTrust offre anche un clausier collaborativo, una sorta di biblioteca contenente tutte le clausole convalidate dall’ufficio legale (clausola di sicurezza, clausola di impegno, clausola di cybersecurity, clausola di risoluzione), che possono essere facilmente trovate grazie a un motore di ricerca intelligente. Questo migliora ulteriormente la conformità dei contratti e facilita il confronto delle clausole da parte degli acquirenti.
3) Tenere traccia degli obblighi dei fornitori senza perdere una scadenza
“Il 60% dei contratti con i fornitori viene rinnovato automaticamente senza analisi e decisioni preliminari“.
Università di Aberdeen, 2021
Tuttavia, ogni giorno i professionisti degli acquisti devono :
Con DiliTrust, i loro contratti sono centralizzati in un’unica interfaccia e sono sempre aggiornati in un database sicuro di contratti con i fornitori. È possibile consultarli facilmente, anche da remoto.
Per evitare penali e rinnovi taciti, è possibile impostare allarmi automatici sui contratti. In questo modo, sarete avvisati in anticipo delle date di scadenza dei contratti e potrete prendere le misure necessarie prima dei rinnovi taciti.
4) Analizzare e migliorare le prestazioni dei fornitori
Come potete mitigare i rischi della catena di fornitura e prendere le decisioni giuste? Con DiliTrust è facile tracciare e analizzare i dati dei contratti.
