In questo secondo capitolo della nostra guida all’implementazione del CLM ci concentriamo su due fasi fondamentali del processo: la configurazione e il recupero dati. Queste fasi possono sembrare complesse e delicate. Tuttavia, se hai seguito il nostro primo capitolo dedicato alla fase di progettazione, hai già completato metà del lavoro. Inoltre, i suggerimenti seguenti ti aiuteranno a prepararti adeguatamente per affrontare queste fasi senza intoppi.
Fase di Configurazione e Recupero Dati
La fase di configurazione riguarda l’impostazione della soluzione CLM con il supporto del project manager di sistema, del project manager IT e del team tecnico. Questa fase si concentra su due aspetti principali: l’implementazione delle impostazioni e delle integrazioni. Se il tuo provider CLM offre opzioni di personalizzazione, verranno implementate in questa fase.
Attenzione all’approccio “big bang”
Evita di adottare un approccio “big bang” durante la configurazione. Iniziare in piccolo e procedere per gradi è una strategia più efficace. Parti con una distribuzione base, concentrandoti sulle funzionalità essenziali e sulle integrazioni critiche. Testa le configurazioni man mano, invece di aspettare di aver completato l’intera impostazione. Questo aiuterà anche gli utenti a familiarizzare con il nuovo strumento. Espandi gradualmente le impostazioni avanzate e aggiungi ulteriori sistemi nel tempo.
Impostazione dello strumento
Basandosi sulle informazioni raccolte nella fase di progettazione, il provider configurerà la soluzione CLM per soddisfare le esigenze della tua organizzazione. Questo processo prevede due fasi principali.
Fase iniziale:
Alcune soluzioni CLM offrono funzionalità AI per semplificare la configurazione.
Suggerimento: Come creare workflow efficienti?
- Definisci scenari d’uso prioritari per guidare l’implementazione.
- Identifica i criteri di attivazione: A volte il percorso è chiaro, ma il trigger no. Chiedi al team: “Quando è necessario che X o Y firmi?”. I criteri possono includere clausole specifiche (es. obblighi contrattuali DORA) o importi (es. contratti superiori a 20.000 € richiedono l’approvazione di X).
- Implementa i workflow, monitora l’efficacia e aggiusta se necessario.
Integrazione con Strumenti Esistenti
L’integrazione della soluzione CLM con i sistemi aziendali è fondamentale per ottimizzare i processi e ridurre i tempi di gestione.
Molti provider CLM supportano l’integrazione con:
Sfide delle integrazioni e come superarle
- Problemi di compatibilità tra diversi formati di dati, API e versioni software.
- Sicurezza: garantire che tutti gli strumenti integrati rispettino gli stessi standard di protezione dei dati.
- Sviluppo personalizzato: alcune integrazioni possono richiedere sviluppi specifici, aumentando la complessità e i costi.
- Supporto limitato: eventuali problemi tecnici potrebbero causare ritardi o interruzioni nei processi.
💡 Soluzione: Definire quale sistema detiene i dati master per ogni tipo di informazione, garantendo coerenza e riducendo errori. Pianificare in anticipo e collaborare con il team tecnico e il provider CLM per affrontare le sfide per tempo.
Fase di Recupero Dati
Durante la transizione a una nuova soluzione CLM, dovrai migrare dati da un sistema esistente o estrarre informazioni da contratti legacy.
Opzione 1: Importazione Dati (da un CLM esistente)
- Il nuovo provider CLM richiederà i dati in formato CSV o Excel, contenenti ID contratti, date, termini di pagamento e altre informazioni rilevanti.
- Sarà necessario effettuare un data mapping per allineare correttamente i dati alla nuova struttura.
- Pulizia dei dati: eliminare duplicati, correggere errori e standardizzare i formati per ridurre i problemi di migrazione.
Opzione 2: Estrazione Dati (da archivi non strutturati)
Se i contratti sono archiviati in piattaforme come SharePoint o Google Drive:
- Verificare se la soluzione CLM offre funzionalità AI per l’estrazione automatica dei dati.
- Definire il perimetro della migrazione: numero e tipi di contratti, dati da estrarre.
- Qualità della conservazione: se i contratti sono ben organizzati, l’estrazione sarà più semplice; altrimenti, sarà necessario standardizzare e pulire i dati.
- Verificare se la soluzione CLM offre funzionalità AI per l’estrazione automatica dei dati.
Elementi Essenziali per una Configurazione e un Recupero Dati di Successo
✔ Pulizia dei dati: Il fornitore di CLM lavorerà con i dati forniti, ma non si occuperà del processo di pulizia. Alcuni fornitori possono offrire workshop, ma è fondamentale destinare risorse interne a questo compito. Esegui un audit approfondito dei contratti per individuare e correggere incongruenze, colmare lacune informative e standardizzare termini e clausole. Garantire la qualità dei dati prima della migrazione è essenziale per ridurre al minimo gli errori ed evitare il trasferimento di informazioni incomplete o problematiche nel nuovo sistema.
✔ Coinvolgimento degli esperti chiave: Assicurati di includere un contatto tecnico per supervisionare il recupero dei dati e garantire un coordinamento efficace con il fornitore. Inoltre, coinvolgi i rappresentanti legali per esaminare e convalidare l’accuratezza e la qualità dei dati da migrare. La loro esperienza combinata è fondamentale per preservare l’integrità e la conformità delle informazioni.
✔ Revisione completa dei dati: Valuta attentamente i contratti e le informazioni esistenti, sia prima che durante la migrazione. Le revisioni periodiche aiutano a identificare e correggere eventuali errori, garantendo che solo dati accurati e di alta qualità vengano trasferiti nel nuovo sistema.
✔ Backup dei dati: Prima della migrazione, crea una copia di sicurezza dei dati legacy. In questo modo avrai sempre accesso alle informazioni storiche, se necessario, durante il processo di implementazione. Ricorda che, nelle fasi iniziali della migrazione, i dati disponibili nel nuovo sistema potrebbero essere parziali o incompleti.
Risultati Attesi
Al termine della fase di recupero dei dati, l’organizzazione dovrebbe aver raggiunto i seguenti obiettivi:
- Migrazione accurata dei dati: Tutti i dati rilevanti, sia quelli importati da un precedente sistema CLM che quelli estratti da contratti legacy, sono stati trasferiti e mappati con successo nella nuova soluzione CLM, garantendo precisione e completezza. I contratti storici e i dati associati sono ora facilmente accessibili all’interno della piattaforma.
- Piano di implementazione dettagliato: In collaborazione con il fornitore di CLM, avete definito un piano di migrazione chiaro, adeguato alla quantità e alla complessità dei vostri dati. Sono disponibili due opzioni:
- Migrazione completa con test: Per set di dati più piccoli, è possibile effettuare una migrazione completa in un’unica fase, seguita da test approfonditi per verificarne l’accuratezza.
💡 Non dimenticate di disattivare ufficialmente la vostra precedente soluzione CLM solo dopo aver completato e verificato l’intera migrazione con successo.
Cosa succede dopo la configurazione e il recupero dei dati?
Una volta completata la configurazione e il recupero dei dati, il vostro team sarà sempre più vicino al completamento dell’implementazione… o forse sarebbe più corretto dire all’inizio?
Nel prossimo capitolo parleremo di ciò che avviene dopo l’installazione, perché un nuovo strumento non è davvero pronto finché gli utenti non imparano a utilizzarlo correttamente. È infatti essenziale collaborare con gli utenti chiave e quelli secondari per aiutarli a comprendere la soluzione e integrarla efficacemente nei processi aziendali.
