Mentre negli Stati Uniti la professione di Legal Operation Officer esiste da diversi anni, in Francia è relativamente recente.
Il Chief Legal Ops Officer (o CLOO) occupa una posizione trasversale all’interno di un’azienda. Riportando al team legale, non è un avvocato nel senso stretto del termine. In effetti, non è un avvocato di formazione!
Aiuta a ottimizzare i processi in atto, cioè a semplificarli e organizzarli, all’interno dei team legali. Il suo ruolo è infatti quello di aiutare a far fronte alla trasformazione dei metodi e degli strumenti di lavoro e di modernizzarne l’uso, in particolare attraverso l’utilizzo di software.
In questo articolo esaminiamo le 5 qualità di un buon Legal Ops Officer.
5 qualità di un buon Legal Ops Officer
Legal Ops svolge un ruolo importante all’interno dell’azienda. In generale, il suo ruolo è quello di evangelizzare la cultura legale all’interno dell’azienda e di rendere la materia semplice e accessibile a tutti.
Responsabile della scelta del software più adatto a facilitare le operazioni legali, ha il compito di garantire una transizione fluida ed efficiente, rispettando i budget assegnati.
Poiché il suo campo d’azione è piuttosto ampio, è importante che abbia queste 5 qualità principali.
1. Buone conoscenze giuridiche ⚖️
Ilpersonale delle Operazioni legali non ha responsabilità legali in quanto tale all’interno dell’azienda. In effetti, molti di loro non hanno nemmeno studiato legge! Possono anche essere ingegneri commerciali o finanzieri.
Tuttavia, una forte cultura giuridica è essenziale. Per implementare metodologie adeguate e garantire l’armonizzazione degli strumenti di qualità, il CLOO deve comprendere le sfide che le professioni legali devono affrontare. Per ogni diagnosi, deve fornire una soluzione.
Essere a proprio agio con le questioni legali è essenziale anche nei rapporti con gli altri team: il team Legal Ops deve essere in grado di spiegare i principi ai team operativi durante le sue indagini preliminari, ma anche di far loro adottare gli strumenti che ha scelto.
Infine, al CLOO verrà chiesto di gestire le questioni relative alla conformità nell’implementazione degli strumenti scelti. Il RGPD, ad esempio, non dovrebbe avere segreti per lui.
2. Essere strategici e a proprio agio con i numeri
Trovare il software e le soluzioni organizzative giuste è un delicato gioco di equilibri! Il CLOO deve garantire l’ottimizzazione dei budget dell’ufficio legale.
Se in questa posizione sono spesso presenti profili finanziari, è perché implica una padronanza degli aspetti economici e di bilancio dell’azienda. Dopo aver mappato le esigenze dell’azienda e stabilito i parametri di riferimento, un buon Legal Ops manager sceglierà le soluzioni più efficaci e saprà negoziare e spendere in modo intelligente.
3. Avere una visione a 360° e dimostrare rigore e organizzazione
Per implementare le soluzioni digitali più adatte alle esigenze della propria azienda, il personale di Legal Ops deve avere una visione a 360°. Adatta la sua ricerca in base alle richieste dei suoi collaboratori per trovare l’offerta più completa.
Ciò richiede rigore e capacità organizzative, poiché il CLOO non gestisce mai un solo progetto alla volta.
Una certa attitudine e un certo gusto per la gestione e il management dei progetti sono quindi essenziali per ogni buon Legal Ops.
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4. Spirito di squadra e di gruppo
Il Legal Ops Officer ha un profilo interfunzionale.
Deve essere in contatto con tutti i team per comprendere le esigenze dell’azienda e contribuire all’integrazione di nuovi strumenti. Ciò richiede grandi capacità interpersonali ed empatia.
Se il CLOO deve tenere conto delle esigenze dei suoi dipendenti, deve anche essere consapevole di quelle dei suoi clienti, poiché è verso di loro che dirige tutte le sue azioni.
Infine, ma non meno importante, un buon team di Legal Ops deve curare le relazioni esterne, soprattutto con i fornitori.
Il motivo per cui troviamo ingegneri commerciali in questa posizione è che il lavoro di CLOO richiede competenze commerciali e finanziarie, oltre a un forte senso della negoziazione.
5. Avere il gusto delle nuove tecnologie e dotarsi degli strumenti giusti.
Un buon team Legal Ops deve essere in grado di riconoscere e gestire l’implementazione degli strumenti giusti per l’azienda.
Per poter ricoprire questa posizione, è quindi importante avere un interesse per le nuove tecnologie, in particolare nel campo delle LegalTech.
Tra i software che i CLOO cercano per facilitare il lavoro quotidiano degli uffici legali ci sono: software per la firma elettronica, software per la digitalizzazione delle riunioni generali, spazi virtuali per la centralizzazione dei documenti…
Perché un CLM è lo strumento migliore per gli uffici legali?
DiliTrust offre una soluzione CLM, integrata con la suite DiliTrust Governance. Il nostro CLM supporta le aziende dalla creazione dei contratti alla loro convalida e archiviazione. È una soluzione completa, progettata per facilitare tutti i processi contrattuali sia per gli uffici legali che per i team operativi.
Optare per una soluzione CLM come la nostra quando si è clienti di Legal Ops significa poter :
- Garantire una migliore collaborazione tra i team
Tutti i contratti sono dematerializzati e accessibili ovunque, in qualsiasi momento e contemporaneamente per tutti gli utenti, poiché sono archiviati – in totale sicurezza – nel Cloud. Ciò consente di risparmiare tempo al personale, in particolare agli uffici legali! Niente più lunghe ore passate a cercare il contratto giusto nella cartella sbagliata.
Inoltre, facilita il lavoro tra i team. Il lavoro scorre in modo più fluido e i contratti vengono creati, scambiati, controllati e firmati con facilità, in particolare grazie a strumenti come il clausier legale, che riunisce tutte le clausole relative all’azienda per generare più facilmente i contratti, o i flussi di lavoro di convalida, che consentono di monitorare lo stato di avanzamento di un contratto per tutte le parti.
- Evitare i rischi
La nostra intelligenza artificiale riconosce le date, le clausole e gli importi contenuti nei contratti e li notifica ai team in tempo reale.
- Proteggere i dati
DiliTrust tiene al sicuro i vostri dati. Abbiamo ottenuto la certificazione ISO 27001, che attesta il rispetto dei più elevati requisiti e misure di sicurezza sul mercato.
- Focus sull’interoperabilità
Tutti i reparti utilizzano un software che risponde alle esigenze della loro attività. Un software come quello di DiliTrust può integrarsi con EDM, ERP, CRM, soluzioni di firma elettronica e altre applicazioni critiche per l’azienda, facilitando il lavoro di tutti i team.
In breve, le competenze interfunzionali del responsabile delle operazioni legali lo rendono un elemento chiave per i dipartimenti legali e le aziende. Contribuiscono a snellire e modernizzare le pratiche interne.
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