L’un des principaux impacts de la révolution technologique pour les équipes juridiques est la numérisation des données et des documents, qui augmente la quantité de données disponibles pour le département juridique. Ces données facilitent la prise de décision lorsqu’elles sont transformées en insights, rapports et analyses exploitables. Cependant, pour que les départements juridiques en profitent pleinement, il faut des outils de gouvernance d’entreprise efficaces tels qu’une solution robuste de gestion des dossiers.
Par où commencer ? Dans ce premier article (sur deux), nous nous attacherons à montrer comment les outils d’analyse des données juridiques (qu’il s’agisse d’outils spécifiques ou d’outils permettant l’analyse des données) répondent aux défis auxquels sont confrontés les juristes d’entreprise. Pour commencer, nous aborderons les principaux défis auxquels sont confrontées les équipes juridiques, puis les avantages d’une solution de gestion des affaires juridiques (Matter Management) pour les surmonter.
Enjeux des données pour les équipes juridiques
À mesure que les volumes de données augmentent (et que les budgets se resserrent), les services juridiques et les juristes d’entreprise sont confrontés à des défis dans leur travail quotidien. Non seulement leur charge de travail globale augmente, mais la gestion d’un volume croissant de données provenant de sources multiples rend plus difficile de rester à jour et de garder une vue d’ensemble des affaires, des contrats, etc. Examinons les principaux défis liés aux données auxquels sont confrontés les services juridiques.
1. Une charge de travail croissante
Les équipes chargées des opérations juridiques ont déjà une charge de travail impressionnante. Le volume croissant de données peut la rendre carrément insurmontable. Les équipes juridiques n’ont jamais disposé d’autant de données qu’aujourd’hui. C’est une bonne chose, bien sûr, car cela signifie que les conseillers juridiques sont bien informés.
Toutefois, la gestion de cette quantité d’informations peut s’avérer délicate, en raison de leur volume même. De plus, elles proviennent de nombreuses sources qui doivent être contrôlées et suivies. En outre, les données doivent être conformes à des réglementations en constante évolution. Cela ajoute un élément supplémentaire à l’augmentation de la charge de travail. En particulier au sein des organisations internationales qui peuvent être soumises à plusieurs réglementations nationales ou régionales.
Et il ne s’agit là que de la partie interne du travail des services juridiques. Les juristes d’entreprise travaillent pour tous les autres départements d’une organisation, recevant et traitant les demandes des différentes parties prenantes. Le service des ventes peut avoir besoin de modifier une clause d’un contrat de vente, le service financier veut un aperçu détaillé des dépenses juridiques, ce qui signifie plus de données à traiter, provenant de différentes sources et passant par de multiples canaux.
Le saviez-vous ? Selon l’enquête 2024 ACC Chief Legal Officers Survey, 59 % des Chief Legal Officer (CLO) font état d’une augmentation de leur charge de travail.
2. Multiples sources de données
L’augmentation du volume de données, associée à un nombre croissant de canaux de communication, de sources d’information et d’outils, rend la gestion des données beaucoup plus complexe. Par exemple, les données sont stockées, récupérées et envoyées via de nombreux canaux en ligne. Notamment les plateformes de collaboration, les outils de partage de fichiers et le courrier électronique. De plus, elles transitent également via les canaux traditionnels hors ligne.
Le saviez-vous ? Les services juridiques utilisent en moyenne six outils technologiques différents pour divers aspects de leur travail. C’est ce qu’indique le rapport ACC 2024 Law Department Management Benchmarking.
Par conséquent, le fait de travailler sur plusieurs canaux et plateformes rend non seulement difficile la manipulation des données, mais aussi leur utilisation adéquate. Les informations brutes doivent souvent être classées, archivées ou annotées afin que les équipes juridiques puissent les trouver au bon moment et les exploiter rapidement. Toutefois, le passage d’une source à l’autre lors du traitement des informations est à la fois compliqué et chronophage, ce qui peut même entraîner la perte de données.
3. Une vision limitée des rapports et des analyses
Il est de plus en plus souvent demandé aux services juridiques d’établir des rapports et d’opérer comme les autres fonctions de l’entreprise. Il n’y a jamais eu autant de données disponibles. Celles-ci constituent une ressource précieuse. Elles représentent un puissant outil de prise de décision. Ceci se concrétise une fois qu’elles sont transformées en insights et intégrées dans des rapports et des analyses.
Les rapports et les analyses permettent également d’obtenir une vue d’ensemble claire des activités du département. Ils permettent d’identifier les opportunités d’optimisation pour le département et l’organisation dans son ensemble. Mais la création de ce type de document peut s’avérer compliquée, notamment pour les raisons mentionnées ci-dessus. Où les conseillers juridiques trouvent-ils le temps ? Le service juridique dispose-t-il des ressources nécessaires pour réaliser efficacement les rapports et analyses requis ?
Le saviez-vous ? L’analyse des données est l’une des principales priorités des départements juridiques en matière de numérisation (45 %). Cela selon l’étude Global Legal Department Benchmarking réalisée par KPMG en 2021.
4. Risques liés à la conformité et à la sécurité
La dispersion des sources et le manque de visibilité mettent vos données en danger. Comment les services juridiques peuvent-ils garantir la sécurité et l’intégrité des données en l’absence d’un référentiel central et sécurisé ?
De plus, à une époque où les exigences légales et les réglementations évoluent constamment, comment les juristes d’entreprise peuvent-ils garantir la conformité de leurs documents ? Ils doivent être en mesure d’identifier les documents, les dossiers et les clauses qui doivent être adaptés pour éviter la non-conformité, les pénalités et les amendes qui en découlent. Un autre défi en matière de conformité est la difficulté de respecter les obligations contractuelles et légales telles que les délais, les dates de renouvellement, etc. qui peuvent également générer des coûts importants.
Comment des solutions efficaces aident à relever les défis de l’analyse des données juridiques et des opérations
La solution à vos défis consiste à opter pour des outils qui permettent la gestion et la visualisation de l’analyse des données juridiques. Il existe de nombreux outils, mais tous ne sont pas dédiés aux opérations juridiques. C’est là qu’une solution de gestion des affaires juridiques appropriée s’avère utile pour les équipes juridiques. Qu’il s’agisse d’un outil de gestion des contrats ou de gestion des dossiers, les bonnes solutions offrent des fonctions de données telles que des rapports en temps réel, des tableaux de bord ou des analyses. En outre, ces outils permettent généralement de stocker toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit, ce qui facilite encore l’accès aux données et leur gestion.
Voici quelques avantages que vous pouvez tirer de l’utilisation d’une solution de gestion des dossiers juridiques :
Gestion optimisée des documents
Un outil complet de gestion des dossiers juridiques offre des fonctions avancées de gestion des documents.
En créant un référentiel centralisé pour vos données, vous pouvez :
- Réduire la charge de travail liée au stockage, à la collecte et à la conservation des informations pertinentes.
- Exploiter les fonctionnalités de recherche pour rechercher des données spécifiques et obtenir plus rapidement des réponses précises.
- Améliorer l’interaction avec les autres départements et accélérer le temps de réponse à leurs demandes d’information.
Des informations pour une prise de décision avisée grâce à l’analyse des données juridiques
Vous pouvez exploiter vos données pour obtenir des informations clés sur votre activité, afin d’aider votre service et l’ensemble de l’organisation à prendre des décisions avisées.
Avec les bons outils, vous pouvez utiliser vos informations pour :
- Accéder rapidement à tout. Des résumés de haut niveau au détail granulaire des affaires en cours. Cela comprend aussi les rapports financiers, tels que les rapports d’ancienneté des factures en cours.
- Créer des rapports personnalisés, des tableaux faciles à lire et des visualisations graphiques de n’importe quel type d’information. Cela inclut des prévisions sur les coûts, les délais et le personnel nécessaire.
- Partager les données, afin d’améliorer la collaboration avec d’autres parties prenantes ou départements.
94 % des chefs d’entreprise estiment que leur organisation devrait tirer davantage de valeur de ses données, selon une récente enquête de Salesforce Data Management and Analytics.
Amélioration des processus
La gestion numérique des données permet de rationaliser les processus grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée et à l’évaluation continue des résultats.
Parmi les avantages, citons :
- Le gain de temps et la précision renforcée des données grâce à la numérisation des flux de travail.
- Une collaboration plus étroite au sein de l’équipe juridique et avec les autres services. Un partage aisé des données et des informations sur l’état d’avancement des dossiers. Ainsi que les actions à entreprendre et le suivi des tâches de chacun.
- Un accès aux informations en temps réel. Cela évite les retards dans les projets, le chevauchement des tâches et le travail redondant.
Conclusion
Globalement, la numérisation des opérations juridiques a transformé la manière dont ces équipes utilisent et ont besoin de données. En tirant parti de l’analyse des données grâce à des outils robustes tels que la gestion des affaires, les équipes juridiques peuvent prendre de meilleures décisions tout en favorisant la collaboration. La question qui se pose alors est la suivante : qu’est-ce qu’un bon outil de gestion des affaires juridiques ? Que doit offrir ma solution pour exploiter pleinement les avantages des données et de l’analyse ?
Restez à l’affût pour la deuxième partie, dans laquelle nous nous pencherons sur les fonctionnalités les plus essentielles et sur la manière de vous assurer que vous faites le bon choix.
