State pensando di migliorare il vostro processo di gestione dei contratti?
Al centro di ogni relazione commerciale tra clienti, fornitori o partner, i contratti svolgono un ruolo fondamentale nella vita di un’azienda. Gestirli correttamente è una leva strategica. Eppure, secondo uno studio di Deloitte, nel 2019 più della metà delle aziende non disponeva di uno strumento di monitoraggio dei contratti.
Per evitare che diventino un ostacolo alla produttività, ecco i 4 passi da compiere per ottimizzare la gestione dei contratti in azienda.
Come semplificare la gestione dei contratti?
Sapevate che in media le grandi aziende hanno tra i 20.000 e i 40.000 contratti? Dalla stesura alla firma, fino alla semplice consultazione, la loro gestione è quindi un compito cruciale per garantirne l’efficacia e il buon funzionamento interno.
Una gestione efficiente dei contratti fa risparmiare tempo e aiuta a controllare i rischi associati ai contratti. Date di scadenza, importi, date chiave, fornitori… i contratti contengono decine e decine di informazioni essenziali e potenzialmente rischiose.
Una buona gestione ha quindi inevitabilmente un impatto sulla salute e sulla redditività di un’azienda. Oggi esistono soluzioni automatizzate che aiutano i professionisti a gestire il ciclo di vita dei contratti, in modo da semplificarne la creazione e garantire un monitoraggio ottimale in tutta sicurezza. Si tratta delle cosiddette soluzioni di gestione digitale dei contratti.
1. Documentare il processo attuale
Prima di optare per un software di gestione dei contratti, è importante capire cosa funziona attualmente e cosa no nel ciclo di vita dei contratti che circolano in azienda. Come procedete dal punto di vista degli acquisti? E l’ufficio legale? Il reparto risorse umane ha un modo particolare di gestire i documenti?
Iniziate con la revisione di tutti i processi interni. Questa fase di documentazione vi aiuterà a capire le esigenze e gli usi di tutti i vostri team.
Solo dopo aver valutato le abitudini e le esigenze dei vostri dipendenti potrete fissare gli obiettivi per trovare il CLM e le funzionalità associate che si adattino a tutti i vostri team.
Adottare un software di gestione dei contratti significa unificare i processi di gestione dei contratti all’interno dell’azienda e migliorare il processo interno dall’inizio alla fine, indipendentemente dal reparto. Ciò richiede una tabella di marcia per facilitare la transizione.
Creando una documentazione, potete aiutare il vostro personale a identificare lo stato attuale di un processo, a monitorarne l’avanzamento, a fissare gli obiettivi e, soprattutto, a tenerne traccia.
Nel caso di una nuova politica contrattuale, consente agli utenti di essere informati del cambiamento e quindi di evitare asimmetrie informative.
???? Secondo uno studio di Goldman Sachs, l’attuazione di una politica contrattuale può aiutare :
- Accelerare i cicli di negoziazione del 50%.
- Riduzione dei pagamenti errati del 75-90%.
- Riduzione del 10-30 dei costi operativi e di elaborazione della gestione dei contratti.
???? Da leggere (e far leggere ai colleghi): Quali sono le principali sfide nella gestione dei contratti?
2. Automatizzare la creazione e il monitoraggio dei contratti
Utilizzare un CLM significa facilitare il processo contrattuale, dalla creazione alla firma, automatizzando tutti i processi coinvolti.
Per aiutarvi a farlo, c’è innanzitutto una funzione chiamata glossario legale. Questo riunisce in un unico luogo tutte le clausole tipo dei contratti della vostra azienda, come un’enorme biblioteca di dati.
Questi modelli di clausole facilitano la creazione di documenti e ne garantiscono la conformità. Di conseguenza, si garantisce una migliore gestione del rischio, liberando al contempo il tempo degli uffici legali per concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto.
Questa automazione si applica anche alla revisione e alla modifica dei contratti. Queste vengono registrate automaticamente in uno storico delle modifiche.
Inoltre, il monitoraggio dei contratti è automatizzato e inserito in un ciclo noto come flusso di lavoro di convalida. Grazie a questo flusso di lavoro, tutte le parti coinvolte sono tenute al corrente dello stato di avanzamento del contratto e vengono avvisate quando devono rivederlo e/o firmarlo.
???? I contratti che possono essere automatizzati comprendono contratti quadro, contratti di fornitura di servizi e contratti con i fornitori, nonché tutti i documenti legali correlati.
3. Costruire il database dei contratti
Investire in un CLM significa anche creare un database dei contratti. Si tratta di una libreria in cui vengono archiviati tutti i contratti, in modo da evitare di andare avanti e indietro da un archivio all’altro e di perdere i contratti!
L’uso di una banca dati contrattuale genera vantaggi operativi e di gestione dei documenti. Questi vantaggi includono
- ⏱️ Revisione e convalida rapida dei contratti: tutti i documenti sono a portata di clic.
- ????️ Archiviazione affidabile e sicura dei vostri documenti: vengono archiviati in modo sicuro in un database criptato.
- ???? Gestione delle versioni del contratto, delle revisioni e delle annotazioni.
- ???? Gestione degli accessi degli utenti: avete il controllo sugli utenti della soluzione e sulle loro autorizzazioni.
- ????️ Accesso ai documenti anche quando siete in viaggio o in telelavoro: poiché tutti i contratti sono archiviati in una libreria sicura nel Cloud, potete trovarli in qualsiasi momento e ovunque. Non è necessario essere in ufficio.
???? Per un’azienda, la gestione digitale dei contratti facilita quindi il controllo degli impegni contrattuali e migliora l’efficienza operativa.
4. Automatizzare le attività che richiedono tempo con l’intelligenza artificiale
Alcune soluzioni di gestione dei contratti, come DiliTrust, sono dotate di intelligenza artificiale per aiutarvi a snellire le attività che richiedono molto tempo senza alcun valore aggiunto, come l’inserimento, la ricerca o l’archiviazione delle informazioni.
L’intelligenza artificiale è in grado di rilevare direttamente le informazioni rilevanti nei documenti contrattuali, come clausole, date chiave, importi, durate, ecc. e di notificarle di conseguenza.
Per non perdere nessuna informazione che potrebbe essere dannosa per la salute della vostra azienda o per la corretta esecuzione di un contratto!
L’intelligenza artificiale elimina quindi il lungo lavoro di ricerca svolto dai team legali e operativi, soprattutto perché grazie a un CLM sappiamo sempre dove si trovano i nostri documenti.
Una buona gestione dei contratti facilita la collaborazione tra i team, garantisce la conformità dei contratti e riduce notevolmente gli errori umani e gli inutili tira e molla. L’automazione di queste attività facilita il controllo dei rischi e il miglioramento immediato delle prestazioni.
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