Des réunions de Conseil d’administration efficaces et claires sont essentielles à la prise de décision et à la gouvernance d’entreprise. La gestion de ces réunions peut s’avérer difficile, de la préparation à l’organisation de l’après-réunion. Ainsi, les outils alimentés par l’IA entrent en jeu !
Dans cet article, nous verrons comment une solution Board Portal alimentée par l’IA peut contribuer à optimiser les Conseils d’administration. Elle peut également profiter à l’ensemble de l’organisation.
L’héritage des réunions traditionnelles du Conseil d’administration
Les méthodes traditionnelles et manuelles de gestion des réunions du Conseil d’administration prennent beaucoup de temps. Elles sont aussi sujettes à l’erreur humaine. Les conseillers juridiques et les membres des Conseils d’administration sont souvent sous pression pour améliorer l’efficacité. C’est d’autant plus vrai quand il faut assurer la conformité aux exigences réglementaires. Et ce, alors que le volume de données et de documents ne cesse d’augmenter !
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux défis à relever :
- Une gestion des documents qui prend du temps : pour les secrétaires du Conseil d’administration, la collecte et la préparation des documents avant les réunions prennent beaucoup de temps. C’est particulièrement difficile lorsque la documentation est dispersée et non centralisée. Les membres du Conseil d’administration sont confrontés à des problèmes similaires. En effet, ils ont besoin de cette documentation pour préparer leurs réunions.
- Se tenir au courant des réglementations et de la conformité : pour garantir la conformité, il faut une communication sécurisée. Si les messages ne sont pas centralisés, il y a un risque accru de mauvaise communication et d’erreurs. L’utilisation de plusieurs canaux de communication peut également conduire à des violations de données. Elle peut aussi causer des problèmes de non-conformité connexes.
- Suivi des décisions du Conseil d’administration : Le suivi manuel des décisions peut entraîner des erreurs d’interprétation. Il peut causer des suivis tardifs, des signatures manquantes et des délais non respectés.
- Mauvaise communication : une communication inefficace entre les membres du Conseil d’administration, la direction et les actionnaires peut créer des malentendus. Cela peut retarder l’exécution de la stratégie et réduire l’efficacité de la prise de décision.
Comment l’IA aide à surmonter les difficultés liées aux réunions du Conseil d’administration
En automatisant les tâches de routine et en fournissant des informations pertinentes, l’IA aide les Conseils d’administration à se concentrer sur la prise de décisions stratégiques. Les outils alimentés par l’IA améliorent la communication, garantissent la conformité réglementaire. De plus, ils rationalisent les processus. Ces améliorations s’appliquent à toutes les étapes des réunions du Conseil d’administration. Elles concernent les périodes avant, pendant et après les réunions.
Mais la sécurité des données est-elle garantie lorsque vous utilisez l’IA ?
IA publique ou privée
La sécurité des données sensibles de l’entreprise est une préoccupation majeure lorsque l’IA entre en jeu. Les systèmes alimentés par une IA publique s’appuient sur des données provenant de différentes sources. Cela inclut les vôtres, ce qui augmente le risque de failles de sécurité. L’IA privée, en revanche, est conçue pour garantir la sécurité. Elle respecte les réglementations les plus strictes. Ce type d’IA a été formé avec des données spécifiques et privées. Il ne s’appuie pas sur des sources ou des fournisseurs externes. Par conséquent, il est conçu pour répondre aux besoins d’une organisation qui souhaite garder un contrôle total sur ses données.
Pourquoi l’IA est indispensable
En tant que professionnels du droit, vous traitez des données et des documents extrêmement sensibles. À l’heure de la transformation digitale et de l’augmentation constante du volume de données disponibles au format électronique, l’IA privée est le meilleur moyen d’empêcher la compromission d’informations exclusives. Elle aide à maîtriser leur volume.
L’IA privée intègre également les dernières mises à jour réglementaires et garantit une conformité continue aux normes internationales. Dans ce contexte, la confidentialité n’est tout simplement pas négociable.
Cas pratiques d’utilisation de l’IA dans les réunions du Conseil d’administration
Voyons comment l’IA améliore l’efficacité des réunions du Conseil d’administration à travers des cas d’utilisation concrets. Bien qu’il y en ait beaucoup d’autres, ces exemples donnent une bonne idée de ce que l’IA peut vous apporter.
1. Avant la réunion : rationaliser la préparation de la réunion grâce à des résumés de documents alimentés par l’IA
Les membres du Conseil d’administration doivent examiner de nombreux documents avant les réunions. Grâce à des outils alimentés par l’IA, il est possible de générer automatiquement des résumés de documents à l’aide de l’IA extractive. Cette technologie identifie et extrait les informations clés et les présente de manière claire et concise.
Principaux avantages :
- Identification et résumé des informations clés par l’IA extractive
- Prend en charge plusieurs formats de documents grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères).
- Préparation des réunions accélérée et prise de décisions plus avisée
2. Pendant la réunion : tirer parti d’un assistant juridique multilingue alimenté par une IA
Les réunions du Conseil d’administration dans les organisations multinationales présentent un niveau de complexité supplémentaire. Les documents qui y sont discutés peuvent être rédigés dans différentes langues. Pour améliorer la collaboration et travailler de manière plus fluide, vous pouvez utiliser des outils alimentés par une IA tels que Dilichat, un chatbot multilingue. Supposons que l’on discute d’un document en espagnol. Dilichat offre bien plus qu’une simple traduction. Il permet au membre du Conseil d’administration de poser une question dans sa langue et de recevoir non seulement la réponse, mais aussi la référence dans le document espagnol. Et cela, en quelques secondes, sans interrompre le cours de la réunion.
Principaux avantages :
- Gen AI répond à vos questions en quelques secondes
- Prise en charge de plusieurs langues, pour les documents et les demandes
- Sécurité des données assurée à tout moment
3. Après la réunion : simplifiez le suivi grâce à des comptes rendus de réunion en temps réel
Il est important d’assurer le suivi des actions après les réunions du Conseil d’administration. Cela nécessite des comptes rendus précis, afin de garantir que les décisions stratégiques prises puissent être exécutées en temps voulu.
Les comptes rendus de réunion enrichis par l’IA permettent de créer des procès-verbaux précis et cohérents en quelques secondes. Grâce à cette génération en temps réel, les administrateurs peuvent partager toutes les informations pertinentes immédiatement après la réunion. Ils peuvent même compléter les procès-verbaux par des fichiers audio et leurs transcriptions conçus par l’IA.
Principaux avantages :
- Accès au compte rendu de réunion en quelques secondes
- Suivi facile des actions à entreprendre et à venir
- Accès aux documents écrits et fichiers audio
Il est temps d’exploiter l’IA pour vos réunions de Conseil d’administration !
Les réunions du Conseil d’administration sont trop importantes pour continuer à utiliser les méthodes traditionnelles et manuelles. Ne pas moderniser risque d’entraîner une perte d’efficacité et de précision.
Avec des solutions sécurisées alimentées par une IA privée, vous récoltez les bénéfices tout en éliminant les problèmes d’intégrité et de sécurité des données. Nos services de gouvernance digitale accompagnent vos Conseils au quotidien.
Toutes nos solutions respectent les normes les plus strictes en matière de sécurité des données, en cohérence avec la gestion des cookies et la politique de confidentialité de votre organisation.
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