La Business Intelligence et les Analytics donnent aux organisations les moyens de suivre leur performance et d’agir sur ses principaux leviers.
Les directions juridiques disposent de nombreuses données sur les sociétés, les personnes, les établissements, les contrats, les litiges et les assurances. Ces informations restent toutefois difficiles à exploiter lorsqu’elles sont dispersées ou présentées sous des formats différents.
La Business Intelligence pour une direction juridique permet de transformer ces données en indicateurs lisibles. Les équipes peuvent suivre leur activité, repérer les évolutions et produire un reporting juridique plus régulier.
Qu’est-ce que la Business Intelligence et le Visual Analytics ?
La Business Intelligence regroupe les méthodes et les outils utilisés pour collecter, organiser et analyser les données d’une organisation. Le Visual Analytics ajoute une dimension graphique. Il aide les utilisateurs à comprendre les résultats grâce à des tableaux, des graphiques et des états personnalisés.
Pour une direction juridique, l’objectif n’est pas de produire davantage de données. Il s’agit d’obtenir une information exploitable pour suivre les obligations, préparer un audit et éclairer une décision.
Analytics des données juridiques : quels usages ?
Les analytics des données juridiques permettent de produire des états statistiques à partir des informations saisies dans les applications. Les états peuvent être préparés par un administrateur ou personnalisés par les utilisateurs autorisés.
Ces analyses peuvent notamment porter sur :
- le nombre de sociétés par forme juridique ;
- la répartition des mandataires par organe ou par fonction ;
- l’âge moyen des administrateurs ;
- les sociétés les plus consultées ou les plus modifiées ;
- les utilisateurs les plus actifs ;
- les contrats, les litiges et les assurances ;
- les établissements et les personnes liés aux entités du groupe.
Ces indicateurs donnent aux équipes une vue plus claire de leurs données. Ils permettent aussi de repérer les informations incomplètes, les mises à jour fréquentes ou les catégories qui nécessitent une revue.
Pourquoi automatiser le reporting juridique ?
Le reporting juridique automatisé évite de reconstruire manuellement les mêmes tableaux à chaque demande. Les utilisateurs peuvent produire des états à partir des données disponibles dans l’application, puis les éditer sous différents formats, notamment en image, Excel ou PDF.
Cette approche présente plusieurs avantages :
| Besoin | Traitement manuel | Avec Visual Analytics |
|---|---|---|
| Collecte des données | Recherche dans plusieurs fichiers | Analyse des données saisies dans l’application |
| Mise en forme | Tableaux recréés à chaque demande | États préétablis ou personnalisables |
| Contrôle des données | Vérifications ponctuelles | Identification des données manquantes ou fréquemment modifiées |
| Diffusion | Envoi de fichiers séparés | Export en image, Excel ou PDF |
| Prise de décision | Information difficile à comparer | Indicateurs lisibles et actualisables |
Business Intelligence et pilotage de la direction juridique
La Business Intelligence ne se limite pas à l’administration d’une application. Elle aide aussi la direction juridique à suivre son activité et à dialoguer avec la direction générale, la finance et les équipes opérationnelles.
Les données peuvent servir à préparer un comité, répondre à une demande d’audit ou expliquer l’évolution d’un portefeuille d’entités. Elles peuvent également soutenir le suivi des contrats, des litiges ou des mandats sociaux.
Un reporting utile doit rester relié à une question précise. Par exemple :
- Combien d’entités ont changé de mandataire au cours de la période ?
- Quelles sociétés utilisent une forme juridique donnée ?
- Quels utilisateurs ont modifié le plus de données ?
- Quels litiges ou contrats doivent faire l’objet d’une revue ?
- Quelles informations doivent être vérifiées avant une réunion du conseil ?
Un tableau de bord juridique adapté aux différents utilisateurs
Les besoins de l’administrateur de l’application ne sont pas les mêmes que ceux d’un juriste, d’un secrétaire général ou d’un membre de la direction. Un bon tableau de bord juridique doit donc présenter les informations en fonction du rôle de l’utilisateur.
L’administrateur peut suivre la qualité des données, les modifications et les usages de la plateforme. Les équipes juridiques peuvent analyser les sociétés, les personnes, les contrats ou les litiges. Les dirigeants peuvent consulter des indicateurs synthétiques liés à la gouvernance et aux risques.
Le tableau de bord DiliTrust doit ainsi être conçu comme un outil d’aide à la décision, et non comme une simple collection de graphiques. Les indicateurs les plus utiles sont ceux qui permettent d’identifier une action à mener.
Visual Analytics dans la suite DiliTrust
Visual Analytics est une fonctionnalité optionnelle, soumise à licence, des solutions Visual Scope, Visual Sign et Corpolex.com. Elle permet de produire des états statistiques à partir des données saisies dans Visual Scope+.
Les états peuvent être préétablis par l’administrateur ou personnalisés selon les besoins de l’organisation. Les utilisateurs autorisés peuvent ensuite les consulter et les éditer dans plusieurs formats, notamment en image, Excel ou PDF.
Cette fonctionnalité aide les directions juridiques à analyser les données relatives aux sociétés, aux mandataires, aux établissements, aux contrats, aux litiges et aux assurances. Elle apporte aussi une plus grande autonomie aux utilisateurs qui doivent obtenir rapidement un état statistique.
Vous souhaitez mieux exploiter vos données juridiques ? Découvrez la suite DiliTrust.
Quelques illustrations d’états Visual Analytics
Analyses statistiques sur les mandats et mandataires sociaux :
Rapports statistiques sur les sociétés :
Indicateurs liés à l’administration de l’application :
Mettre en place un reporting juridique utile
- Définir les questions à suivre : partez des besoins des juristes, des dirigeants et des administrateurs.
- Vérifier la qualité des données : contrôlez les doublons, les champs incomplets et les informations obsolètes.
- Choisir les bons indicateurs : limitez les tableaux de bord aux données qui soutiennent une décision.
- Définir les droits d’accès : adaptez les rapports au rôle de chaque utilisateur.
- Prévoir une revue régulière : actualisez les indicateurs lorsque les besoins de l’organisation changent.
Un reporting juridique automatisé doit rester simple à lire. Quelques indicateurs bien choisis valent mieux qu’un tableau de bord surchargé.
FAQ : Business Intelligence et données juridiques
Que permet la Business Intelligence pour une direction juridique ?
Elle permet de collecter, analyser et visualiser les données juridiques. Les équipes peuvent suivre les sociétés, les mandataires, les contrats, les litiges, les assurances et les usages de l’application. Elles obtiennent ainsi des indicateurs utiles pour le pilotage, les audits et la gouvernance.
Qu’est-ce que l’analytics des données juridiques ?
L’analytics des données juridiques consiste à analyser les informations produites par les activités juridiques et corporate. Il peut s’agir de données sur les entités, les mandats, les contrats, les litiges ou les utilisateurs. Les résultats peuvent être présentés sous la forme d’états statistiques, de tableaux ou de graphiques.
Comment fonctionne un reporting juridique automatisé ?
Un reporting automatisé s’appuie sur des données saisies dans une application et sur des états préétablis ou personnalisables. L’utilisateur sélectionne les données à analyser, génère l’état puis l’exporte dans le format souhaité. Cette méthode évite de recréer manuellement les mêmes rapports.
Que doit contenir un tableau de bord juridique ?
Il doit contenir des indicateurs liés aux objectifs de la direction juridique. Selon le périmètre, il peut suivre les entités, les mandataires, les contrats, les litiges, les assurances, les échéances et la qualité des données. Les droits d’accès doivent être adaptés au rôle de chaque utilisateur.
