Im Zuge der Digitalisierung gehen Vorstände allmählich von einem traditionellen papiergestützten Modell zu einem digitalen Modell über. Laut dem Gleiss Lutz Aufsichtsratsreport hat bereits knapp zwei Drittel der Unternehmen eine Board Management Software implementiert. Der Trend ist eindeutig, doch die Umsetzung verläuft in vielen Gremien langsamer als die Geschäftsentwicklung es erfordert.
Was ist Digitalisierung?
Digitalisierung bedeutet, dass manuelle Prozesse in digitale Prozesse umgewandelt werden, indem digitale Technologien eingesetzt werden. Unternehmen nutzen hierfür Business-Software wie Cloud-Speicherdienste, digitale Kommunikationssysteme oder andere digitale Tools, um Informationen zu verarbeiten, zu speichern und gemeinsam zu nutzen.
Diese digitalen Werkzeuge wurden entwickelt, um die Zusammenarbeit zu optimieren und die Produktivität von Teams zu steigern. Sie können auch dazu dienen, Boards und andere Governance-Gremien zu digitalisieren und deren Organisation und Durchführung zu erleichtern.
Schon gewusst? Laut der Studie „Digitalkompetenz im Aufsichtsrat“ (MHP/Bechtle, 2025) stufen Aufsichtsratsmitglieder digitale Kompetenz als unverzichtbar ein, doch die tatsächliche Verbreitung hinkt weit hinterher. Nur 57 % der deutschen Unternehmen haben mindestens einen Digital-Experten im Aufsichtsrat. In MDAX und TecDAX sind in den letzten Jahren sogar Rückschritte zu verzeichnen.
5 Gründe, warum Sie Ihre Vorstände digitalisieren sollten
Wie können Sie Ihren Vorstand überzeugen, den Schritt zur Digitalisierung seiner Aktivitäten zu machen und sich für eine entsprechende Software zu entscheiden?
Informationen an einem Ort zentralisieren
Mit einem Digitalisierungswerkzeug für Vorstände lassen sich alle Daten zur Organisation eines Meetings auf einer sicheren Online-Plattform zentralisieren. Dies umfasst Dokumente, Meeting-Links, Verträge, Notizen und geteilte Tagesordnungen.
Dadurch entfällt die zeitraubende Suche nach den relevanten Informationen. Alle Beteiligten haben einfachen Zugriff auf sämtliche Informationen auf einer einzigen SaaS-Plattform. Durch diese Zeitersparnis können Vorstandsmitglieder ihre produktiven Aufgaben effizienter erledigen und die Gesamtleistung steigern.
Zusammenarbeit vereinfachen
Durch die Zentralisierung aller für Meetings benötigten Daten mit einer digitalen Software für Vorstände wird die Zusammenarbeit zwischen allen Mitgliedern natürlicherweise optimiert.
Vorstandsmitglieder können auf einer Plattform in Echtzeit Kommentare austauschen, Informationen teilen und Änderungen an einem gemeinsamen Dokument vornehmen. Die Plattform bietet hierfür einen sicheren Chatraum. Durch die Nutzung der Plattform gibt es zudem keine unendliche Anzahl von Dokumentenversionen und kein endloses Hin-und-Her mehr zwischen den Parteien.
Flexibilität der Vorstandsmitglieder verbessern
Mit einer SaaS-Lösung für Vorstände müssen Ihre Vorstandsmitglieder nicht mehr im selben Raum sein, um zusammenzuarbeiten. Diese Lösungen sind in der Regel einfach über Computer, Tablets und Smartphones zugänglich und ermöglichen es Ihnen, von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten.
Einfachere und schnellere Entscheidungsfindung
Kollaborative Tools für die Digitalisierung sollen allen Mitgliedern Ihres Vorstands informierte Entscheidungsfindung erleichtern. Diese Tools werden maßgeschneidert, um alle Bedürfnisse Ihrer Mitglieder zu erfüllen.
Benötigen Sie Abstimmungen oder Online-Umfragen, an denen Sie remote teilnehmen können? Müssen Sie schnell eine elektronische Signatur bereitstellen, um einen Entscheidungsprozess voranzutreiben? All dies ist mit einem Tool möglich.
Moderne Board-Portale gehen darüber hinaus. KI-gestützte Protokollgenerierung und Audio-Transkription reduzieren den manuellen Aufwand nach jeder Sitzung erheblich. Dokumente werden automatisch zusammengefasst. Entscheidungsgrundlagen stehen in Sekunden bereit, nicht erst nach Stunden.
Informationen sicher speichern
Sensitive und vertrauliche Daten werden vor, während und nach Ihren Aufsichtsratssitzungen geteilt. Wie können Sie sicherstellen, dass diese Daten das Unternehmen oder seine Stakeholder nicht gefährden? Lösungen für die Digitalisierung der Gremien erfüllen in der Regel höchste Standards für IT-Sicherheit. Solch eine Software kann anhand ihrer ISO-Zertifizierungen erkannt werden. Das betrifft auch das Board Portal-Modul der DiliTrust Suite, das nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert ist.
Gut zu wissen: ISO 27001 und 27701 sind internationale Künstliche Intelligenz hat die Digitalisierungsagenda der Aufsichtsräte grundlegend verändert. Zertifizierungen, die von unabhängigen Organisationen ausgestellt werden. Diese bescheinigen, dass ein Unternehmen ein Informationssicherheitsmanagement implementiert hat und eine gut definierte Methodik befolgt. Die Methodik erlaubt es dem Unternehmen, Bedrohungen zu identifizieren und Risiken zu minimieren, indem es Schutzmaßnahmen für alle Daten des Unternehmens und seiner Kunden umsetzt.
KI im Board: Von der Option zur strategischen Notwendigkeit
Künstliche Intelligenz hat die Digitalisierungsagenda der Aufsichtsräte grundlegend verändert. Konkrete Anwendungen im Board-Kontext umfassen:
Wie kann die DiliTrust Governance Suite Sie bei der Digitalisierung Ihrer Gremien unterstützen?
Das Board Portal-Modul der DiliTrust Suite wurde speziell entwickelt, um Ihre Vorstände, Ausschüsse und Governance-Gremien zu optimieren. Die zu 100 % sichere SaaS-Lösung ist weltweit und rund um die Uhr verfügbar.
Die Plattform ermöglicht Effizienz- und Produktivitätssteigerungen und erleichtert Entscheidungsprozesse in Ihren Gremien, wodurch Sie das Risiko in Ihrem Unternehmen reduzieren können. Direkt integriert ist Ask Lini, der KI-Assistent von DiliTrust, der Board Manager und Mitglieder im täglichen Sitzungsmanagement unterstützt:
DiliTrust ist bestrebt, das beste Erlebnis zu bieten. Aus diesem Grund kann jedes Vorstandsmitglied unseren 24-Stunden-Mehrsprachen-Support nutzen und hat Zugang zu unbegrenztem Training mit unserem Customer Success Team.
