Conventions réglementées en SA : définition et suivi avec un logiciel

Une société commerciale peut conclure des contrats avec l’un de ses associés ou dirigeants. Certaines conventions sont courantes et conclues à des conditions normales. D’autres relèvent du régime des conventions réglementées.

Pour une société anonyme, le suivi de ces conventions demande une information à jour, des dates fiables et une coordination régulière avec le conseil d’administration et le commissaire aux comptes. Un logiciel de suivi des conventions réglementées aide à centraliser ces informations et à préparer les réexamens annuels.

Qu’est-ce qu’une convention réglementée en SA ?

Une convention courante est conclue à des conditions normales, comparables à celles qui auraient été appliquées avec un tiers. Elle ne relève pas d’une procédure juridique spécifique. L’achat de biens produits par l’entreprise à des conditions habituelles peut, par exemple, entrer dans cette catégorie.

Lorsqu’un contrat n’est pas conclu à des conditions normales et qu’il implique certaines personnes liées à la société, il peut être qualifié de convention réglementée. Il peut s’agir d’une convention conclue avec le directeur général, un directeur général délégué, un administrateur, un actionnaire disposant de plus de 10 % des droits de vote ou une société qui contrôle cet actionnaire.

Dans une SA, la convention concernée doit être soumise à l’autorisation préalable du conseil d’administration, conformément à l’article L. 225-38 du Code de commerce. Les conventions autorisées au cours d’exercices antérieurs et dont l’exécution se poursuit doivent aussi être réexaminées chaque année.

La procédure implique généralement le conseil d’administration, la direction juridique, la direction générale et le commissaire aux comptes. Les règles applicables peuvent varier selon la forme sociale et la situation de la société. Cet article présente les principaux points de suivi et ne remplace pas une analyse juridique adaptée à chaque situation.

Les étapes du suivi des conventions réglementées

Étape	Information à conserver	Acteurs concernés
Identification	Parties, objet, nature de la convention	Juridique, direction, société concernée
Autorisation	Date et décision du conseil d’administration	Conseil, dirigeant concerné
Documentation	Contrat, procès-verbal, pièces justificatives	Juridique, secrétariat juridique
Réexamen	Date prévue, statut et évolution de la convention	Conseil, commissaire aux comptes
Reporting	Liste des conventions en cours et historique	Direction juridique, CAC, assemblée générale

Pourquoi utiliser un logiciel de suivi des conventions réglementées ?

Le suivi manuel repose souvent sur des tableurs, des dossiers partagés et des rappels individuels. Cette organisation peut rendre difficile la vérification des dates, la recherche des procès-verbaux et la préparation de la liste à communiquer au commissaire aux comptes.

Un logiciel de suivi des conventions réglementées permet de conserver dans une même fiche les informations relatives à chaque convention :

• date de signature ;
• parties à la convention ;
• objet et société concernée ;
• date d’autorisation par le conseil ;
• date de réexamen ;
• contrat et procès-verbal associé ;
• statut de la convention et évolution de son périmètre.

Les équipes peuvent ensuite produire une liste des conventions en cours par société et l’exporter dans différents formats, notamment Excel, Word ou PDF. Cette liste facilite les échanges avec le commissaire aux comptes et la préparation des réunions du conseil.

DiliTrust Entity Management et conformité des conventions

Le module de gestion des entités juridiques de la suite DiliTrust, aussi appelé DiliTrust Entity Management dans les environnements internationaux, permet de centraliser les informations corporate liées aux sociétés du groupe.

La fonctionnalité de gestion des conventions réglementées permet notamment de :

• suivre les conventions société par société ;
• conserver les informations relatives à la signature, aux parties, à l’autorisation et au réexamen ;
• stocker les conventions et les procès-verbaux dans le module Documents ;
• éditer la liste des conventions en cours pour une société ;
• exporter le reporting en Excel, Word ou PDF ;
• recevoir une alerte avant le réexamen d’une convention ;
• être informé lorsqu’une convention sort du périmètre suivi.

Ces fonctions ne remplacent pas l’analyse du juriste ni la validation des organes compétents. Elles donnent aux équipes une source d’information centralisée et une meilleure visibilité sur les échéances.

Vous devez suivre des conventions sur plusieurs sociétés ? Découvrez le module Entités de la suite DiliTrust.

Préparer le réexamen annuel avec les bonnes informations

Le réexamen annuel des conventions qui se poursuivent demande de retrouver rapidement les décisions antérieures et les documents associés. Une plateforme dédiée permet de préparer cette étape à partir d’un historique structuré.

Avant la réunion du conseil, les équipes peuvent :

1. filtrer les conventions dont le réexamen approche ;
2. vérifier les parties, les dates et le statut de chaque convention ;
3. retrouver le contrat et le procès-verbal d’autorisation ;
4. préparer la liste à transmettre au commissaire aux comptes ;
5. archiver la décision et mettre à jour la prochaine échéance.

Cette organisation améliore la traçabilité et réduit le risque d’oublier une convention à examiner. Elle facilite aussi la collaboration entre les équipes corporate, la direction générale, le conseil d’administration et le commissaire aux comptes.

FAQ : conventions réglementées et logiciel de suivi