Cuando las obligaciones contractuales quedan relegadas a recordatorios, bandejas de entrada u hojas de cálculo, los equipos pueden ver que existe un plazo, pero no quién es el responsable de la acción, si está completada o qué pruebas lo demuestran. El seguimiento de tareas contractuales convierte cada obligación en una tarea dentro de un CLM con un responsable designado, una fecha límite, un estado y un enlace directo al contrato y a la cláusula que la ha generado. El seguimiento de obligaciones le indica lo que debe. Y el seguimiento de tareas muestra quién lo está haciendo, en qué punto se encuentra y si se ha completado.
Introducción
Los contratos conllevan obligaciones que alguien de la organización debe gestionar, como los plazos de pago, los plazos de presentación de informes reglamentarios y los períodos de supervisión de la cláusula de no competencia. Cada una de ellas es un compromiso con un responsable concreto. El seguimiento de las tareas relacionadas con los contratos integra esa responsabilidad en el sistema, no la deja al azar.
Los responsables de contratos y los equipos jurídicos suelen saber qué tareas requieren atención. Pero hacer un seguimiento del progreso resulta más complicado. Muchas de las herramientas que utilizan los equipos no se diseñaron en su día para este tipo de trabajo. Los tickets de soporte pueden perder contexto una vez cerrados. Mientras que los recordatorios del calendario no transfieren la responsabilidad cuando alguien está ausente.
El seguimiento de las obligaciones contractuales ayuda a determinar cuáles son sus compromisos y si los está cumpliendo. Pero hay una segunda pregunta que a menudo queda sin respuesta: ¿cómo se llevan a cabo realmente esos compromisos y cómo obtiene el equipo de compliance las pruebas correspondientes? Ahí es donde entra en juego el seguimiento de las tareas contractuales. Se trata de la capa operativa que vincula una obligación identificada con una acción completada y documentada. Y esto hace que todo el proceso sea visible y auditable.
¿Qué es el seguimiento de tareas contractuales?
El seguimiento de tareas contractuales consiste en convertir las obligaciones contractuales en tareas estructuradas y gestionables dentro de una plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM). Cada una de ellas con un responsable claro, un estado definido y una fecha de vencimiento.
El seguimiento de tareas aporta el detalle operativo que convierte una obligación identificada en un trabajo asignado con un registro de estado y finalización. Cada obligación se representa como una tarea vinculada directamente al contrato de origen. Y, cuando procede, a la cláusula específica que la generó. A diferencia de una tarea en una herramienta de gestión de proyectos independiente, una tarea vinculada a su contrato y cláusula de origen conserva el contexto contractual pertinente. Esto hace que la tarea sea trazable y más fácil de justificar.
En la práctica, cada tarea tiene asociado un tipo que define la categoría de obligación y los campos de metadatos específicos de la misma. Por ejemplo, una contraparte, un umbral de notificación o un nivel de riesgo. Sigue un ciclo de vida de estados que va desde «Pendiente» pasando por «En curso» hasta «Finalizada». Además, cuenta con un usuario o equipo responsable designado, una fecha límite contractual y campos personalizados que la convierten en un registro de datos estructurado, en lugar de una simple tarea pendiente. Eso es lo que hace que los datos de las tareas sean filtrables, exportables y útiles para un equipo de compliance como prueba del trabajo realizado. No se trata únicamente de un registro de notificaciones enviadas.
Los recordatorios por sí solos no bastan
Para comprender qué problemas resuelve el seguimiento de tareas contractuales, resulta útil analizar qué herramientas utilizan los equipos actualmente. La mayoría de los CLM incluyen un sistema básico de recordatorios o alertas. Sistema que puede resultar útil para notificaciones sencillas sobre plazos. Los problemas surgen cuando las organizaciones utilizan los recordatorios como su principal mecanismo de gestión de obligaciones. Porque estos se diseñaron para enviar notificaciones, no para la gestión continua de tareas.
Sin estado
Los recordatorios se activan y caducan. Por ello, un recordatorio por sí solo no registra que se haya verificado un compromiso, que se haya presentado una certificación o que el trabajo esté en curso. Una obligación puede tener un recordatorio futuro o uno pasado. Pero no cuenta con un historial de estado ni un registro de finalización.
Sin metadatos
Una notificación que dice «plazo de presentación de informes trimestrales» solo indica que hay un plazo, pero no especifica qué marco normativo se aplica, qué contraparte está implicada ni qué documento sirve como prueba de que se ha cumplido. Ese contexto se encuentra en otro lugar. Normalmente en la memoria de alguien o en un hilo de correo electrónico perdido.
Sin filtros
Cuando un responsable de compliance necesita consultar el estado de todas las cláusulas financieras de una cartera de 200 contratos, la pantalla de recordatorios no ofrece ninguna forma de filtrar esos datos por tipo, equipo o gestor. Esto supone un problema, ya que cada alerta existe de forma aislada.
Sin historial
Las auditorías de contratos exigen que se muestre qué se ha hecho, quién lo ha hecho y cuándo, a lo largo de un periodo determinado. Esa información no se obtiene con simples recordatorios, ya que estos no ofrecen esa visibilidad retrospectiva una vez enviados.
Los recordatorios son útiles, pero no pueden sustituir al sistema de seguimiento de tareas que requiere la gestión de obligaciones.
Cómo funciona el seguimiento de las tareas contractuales en la práctica
Una vez aclaradas las limitaciones de los sistemas basados en recordatorios, las ventajas del seguimiento estructurado de tareas resultan evidentes. Así es como se ve en un CLM diseñado específicamente para ello.
Los tipos de tareas permiten configurar, para cada categoría de obligación, qué campos de metadatos se deben recopilar. Una tarea relacionada con un compromiso financiero recoge información diferente a la de una tarea de seguimiento de un acuerdo de no competencia, y esa estructura hace que los datos sean utilizables a gran escala, en lugar de ser útiles únicamente para la persona que los ha creado.
Un ciclo de vida de estados con escalado automático pone de manifiesto el trabajo pendiente sin que nadie tenga que ir tras él. Los modelos de tareas recurrentes generan incidencias individuales a partir de una única configuración de obligación. Cada una con su propio estado, usuario responsable y registro de finalización. La creación de tareas a nivel de cláusula rellena automáticamente el texto de la cláusula y el documento de origen. Esto proporciona a cada tarea un origen trazable. Un gestor de tareas centralizado, en el que se pueden aplicar filtros por tipo, estado, responsable y documento, convierte la elaboración de informes de cumplimiento en una simple exportación, en lugar de una reconstrucción manual.
¿Quién utiliza el seguimiento de tareas contractuales?
El seguimiento de tareas relacionadas con los contratos resulta útil más allá del equipo jurídico, ya que varios departamentos pueden trabajar a partir de los mismos datos subyacentes.
Operaciones jurídicas
Los equipos de operaciones jurídicas suelen encargarse del seguimiento de las obligaciones en toda la cartera de contratos. Una vista global de las tareas de todos los contratos, segmentada por tipo, estado y responsable, les proporciona la estructura operativa que necesitan para minimizar los riesgos jurídicos en docenas o cientos de acuerdos a la vez.
Equipos de compliance
Las funciones de compliance necesitan visibilidad sin tener que encargarse necesariamente de todas las tareas. El acceso filtrado al Gestor de tareas por tipo de obligación y periodo de tiempo proporciona a los responsables de compliance lo que necesitan para verificar que se están cumpliendo las obligaciones e informar al respecto sin tener que estar pidiendo actualizaciones a cada equipo por separado.
Equipos de finanzas y riesgos
Las cláusulas financieras, las obligaciones en materia de seguros y los requisitos normativos de presentación de informes suelen situarse en la intersección entre el ámbito jurídico y el financiero. Los campos de metadatos personalizados que recogen términos, umbrales y contrapartes específicos proporcionan a ambas funciones una capa de datos compartida sobre obligaciones que no pertenecen exclusivamente a ninguno de los dos departamentos.
Titulares de los contratos
Para la persona a la que se le ha asignado una obligación concreta, el registro de la tarea explica qué hay que hacer, cuándo vence el plazo y a qué contrato se refiere. Los recordatorios avisan a esa persona antes de que venzan los plazos. Y al marcar una tarea como completada se crea un registro de finalización que pueden utilizar otros equipos.
Qué debe incluir un CLM con seguimiento de tareas contractuales
No todas las plataformas CLM ofrecen un seguimiento real de las tareas. Muchas ofrecen recordatorios que consisten simplemente en un cambio de etiqueta. Y esta distinción es importante a la hora de evaluar los sistemas. Esto es lo que los expertos recomiendan tener en cuenta:
- Categorías de obligaciones con campos de metadatos configurables según el tipo
- Ciclo de vida de los estados con escalado automático en caso de retraso
- Gestión de tareas recurrentes con entradas individuales y registros de finalización
- Creación de tareas a nivel de cláusula con el contrato y la cláusula ya rellenados
- Gestor de tareas entre contratos con filtros avanzados
- Permisos basados en roles para administradores, editores y usuarios con acceso de solo lectura para el compliance
- Funcionalidad de exportación para la elaboración de informes de compliance
DiliTrust incorpora estas funcionalidades en su solución de gestión de contratos, lo que ofrece a los equipos jurídicos, de compliance y de operaciones un único espacio para gestionar el cumplimiento de las obligaciones en toda la cartera de contratos.
Hacerlo bien desde el principio
Identificar las obligaciones contractuales es solo el primer paso. El cumplimiento de dichas obligaciones, así como la capacidad de una organización para demostrarlo, depende de cómo se realice su seguimiento desde su identificación hasta su cumplimiento documentado.
El seguimiento de tareas contractuales asigna a cada obligación un responsable concreto, un estado, un historial y un enlace directo al contrato y a la cláusula que la originó. Para los equipos jurídicos y de compliance que gestionan un volumen significativo de contratos, proporciona un registro operativo que la empresa puede utilizar para gestionar el trabajo, acreditar su finalización e informar sobre el rendimiento.
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Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de tareas contractuales
¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento de obligaciones contractuales y el seguimiento de tareas contractuales?
El seguimiento de obligaciones contractuales es la capa estratégica. Es decir, identificar qué exigen los contratos y supervisar si esos requisitos se están cumpliendo. El seguimiento de tareas contractuales es la capa operativa que hay debajo. Convierte cada obligación en una tarea asignada y trazable con un estado, un responsable designado, una fecha de vencimiento y un registro de finalización documentado. Ambos funcionan de forma conjunta. Pero el seguimiento de tareas es lo que hace que la gestión de obligaciones sea ejecutable y auditable a escala.
¿Puede el seguimiento de tareas contractuales reemplazar a una herramienta de gestión de proyectos para los equipos jurídicos?
Para el trabajo relacionado con obligaciones contractuales, puede reducir la necesidad de una herramienta de gestión de proyectos independiente, pero no la reemplaza en términos generales. Las herramientas de gestión de proyectos generalistas suelen carecer del contexto contractual que necesitan el trabajo jurídico y de cumplimiento, como el enlace al contrato o cláusula de origen, los metadatos específicos de la obligación, un ciclo de estados diseñado para obligaciones y la elaboración de informes de cumplimiento. Un CLM con seguimiento de tareas integrado mantiene ese trabajo junto a los contratos que lo generaron.
¿Quién debe ser responsable del seguimiento de tareas contractuales en una organización?
En la mayoría de las organizaciones, las operaciones jurídicas o la función de gestión de contratos configura el sistema y es propietaria de las categorías de obligación. La responsabilidad diaria de las tareas recae en quien sea responsable de cada obligación. Puede ser alguien del área jurídica, de finanzas o de una unidad de negocio. Los equipos de compliance suelen tener acceso de lectura para supervisar el estado y generar informes sin gestionar directamente las tareas individuales.
¿Cómo se configura el seguimiento de tareas contractuales en un CLM?
Primero la estructura, después la asignación del trabajo:
1. Defina sus categorías de obligación como tipos de tarea, con los campos de metadatos que necesita cada una.
2. Cree tareas a partir de las cláusulas que generan obligaciones mientras revisa el contrato.
3. Asigne un usuario o equipo responsable y una fecha de vencimiento contractual a cada tarea.
4. Configure la recurrencia para las obligaciones repetidas, como informes trimestrales o certificaciones anuales.
5. Supervise el avance y exporte informes desde un Task Manager central.
¿Cómo se realiza el seguimiento de las obligaciones contractuales recurrentes?
Configure la obligación una sola vez con una fecha de inicio, una frecuencia y una fecha de fin. El sistema genera entonces cada ocurrencia como una tarea propia, con su propio estado, responsable y registro de finalización. Un informe trimestral con vencimiento a lo largo de tres años se convierte en 12 puntos de control trazables. No en un recordatorio que alguien tiene que acordarse de reiniciar.
¿Qué prueba aporta el seguimiento de tareas contractuales durante una auditoría?
Cada tarea muestra de qué contrato y cláusula proviene la obligación, quién era el responsable, cuándo vencía y si fue completada. Los documentos justificativos pueden adjuntarse a la propia tarea. Cuando un auditor solicita una prueba, basta con filtrar el Task Manager por tipo de obligación y período y exportar el resultado, en lugar de reconstruir el historial a partir de correos electrónicos.
