LegalTech: La Rivoluzione Digitale dei Dipartimenti Legali

LegalTech si riferisce al software, alle piattaforme e agli strumenti digitali che i team legali interni utilizzano per digitalizzare, standardizzare e controllare il loro lavoro in:

Nel complesso, questi elementi contribuiscono tutti a una migliore conformità aziendale e governance, soprattutto quando combinati insieme in un unico strumento. Per il General Counsel e i suoi team, significa sostituire i processi frammentati e manuali con sistemi strutturati che forniscono visibilità, coerenza e controllo su larga scala.

A differenza dei servizi legali rivolti ai consumatori, LegalTech costruito per dipartimenti legali è progettato per operare in strutture organizzative complesse.

La tecnologia legale si è evoluta molto dai suoi inizi negli anni ’90. Allora la maggior parte dei fornitori di servizi offriva strumenti distinti per obiettivi distinti. Possiamo ora dire che queste soluzioni coprono almeno una o più delle attività legali elencate di seguito:

Di conseguenza, i team legali, ma non esclusivamente, come vedremo più avanti nell’articolo, possono gestire diversi aspetti dei compiti legali e di governance con una visione unificata e chiara, a volte anche con aggiornamenti in tempo reale. Tutto contribuisce a costruire un modo di lavorare più strutturato e facile in modo interfunzionale, e ha trasformato il ruolo del consulente legale.

I team legali e il General Counsel hanno molto da guadagnare da LegalTech, tra i principali vantaggi ci sono:

Ma LegalTech non si ferma qui. Oggigiorno, i CLM, gli LEM e gli strumenti di gestione del consiglio aiutano altri dipartimenti come finanza, conformità o vendite.

Tendiamo a pensare che le LegalTech siano progettate solo per i team legali interni, tuttavia, questo ambito riduce le vere capacità di uno strumento legale forte. Diversi casi d’uso mostrano come la tecnologia legale abilita i team oltre il dipartimento legale:

I team di vendita negoziano contratti di alto valore in cui la velocità e la conformità devono allinearsi. Gli strumenti di gestione del ciclo di vita dei contratti consentono ai rappresentanti di vendita di avviare accordi utilizzando modelli pre-approvati e di instradarli attraverso flussi di lavoro automatizzati. La divisione legale mantiene la supervisione, le vendite si muovono più velocemente, e la finanza ottiene un riconoscimento dei ricavi più rapido con meno strozzature dell’ultimo minuto.

Gli ufficiali di conformità affrontano scadenze normative stringenti in più giurisdizioni. I sistemi di gestione delle entità legali centralizzano i dati delle filiali, i documenti aziendali e i calendari di deposito. I team di conformità estraggono ciò di cui hanno bisogno, verificano l’accuratezza e rispettano le scadenze senza frugare nei fogli di calcolo. La supervisione legale rimane intatta mentre la conformità e la finanza passano da reattive a strutturate.

I membri del consiglio e i segretari societari non hanno più bisogno di riunirsi in un unico luogo con raccoglitori di carta. Le piattaforme di gestione del consiglio consentono la distribuzione sicura dei fascicoli del consiglio e la collaborazione in tempo reale tra paesi e fusi orari. I dirigenti accedono ai materiali da qualsiasi dispositivo, i segretari societari gestiscono il processo con audit trail completi, e la divisione legale garantisce il controllo delle versioni e la riservatezza. La governance internazionale diventa trasparente ed efficiente senza compromettere la sicurezza.

L’intelligenza artificiale non è nuova alla tecnologia legale, ma il suo ruolo si è spostato. Le prime applicazioni dell’IA si concentravano sull’automazione di compiti ripetitivi come la revisione dei documenti o l’analisi dei contratti. Oggi, l’IA è integrata a livello di piattaforma, abilitando flussi di lavoro più intelligenti, approfondimenti predittivi e raccomandazioni contestuali che si adattano al modo in cui i team legali effettivamente lavorano. L’IA si è spostata dall’essere una funzionalità a parte dell’infrastruttura di LegalTech in quanto è ora completamente integrata negli strumenti. Può ora collegare gli approfondimenti tra contratti, entità, questioni e governance. Questa intelligenza interconnessa è ciò che consente ai team legali di vedere il quadro completo e agire su di esso con fiducia.

Le operazioni legali sono la disciplina di gestire un dipartimento legale in modo efficiente, encompassano persone, processi, tecnologia e dati. LegalTech è lo strato tecnologico che rende possibili le operazioni legali. Un legal ERP va oltre: è una piattaforma integrata che collega tutte le funzioni legali, contratti, entità, questioni, governance, in un unico sistema di registrazione, proprio come un ERP fa per la finanza o le risorse umane. Gli strumenti LegalTech possono essere soluzioni puntuali o parte di un’architettura più ampia di legal ERP.

Gli esempi comuni includono piattaforme di gestione dei contratti (per redazione, negoziazione e tracciamento degli obblighi), sistemi di gestione delle entità legali (per governance e conformità delle filiali), strumenti di gestione delle questioni (per tracciamento dei casi e consulenti esterni), portali del consiglio (per flussi di lavoro di governance sicuri), sale dati virtuali (per M&A e due diligence), e strumenti di intake legale (per gestire richieste interne al team legale). Alcune piattaforme, come DiliTrust, integrano diverse di queste capacità in una suite unificata.

Anche se non c’è una risposta universale, è credenza diffusa oggi che la migliore soluzione sia quella che connette tutte le tue esigenze in uno spazio unico. Lo strumento migliore dipende dalla struttura, dalle priorità e dai punti deboli del tuo dipartimento legale. Alcuni team hanno bisogno di una profonda automazione dei contratti. Altri richiedono la gestione delle entità in dozzine di filiali o strumenti di governance del consiglio che supportino complessi requisiti di conformità. Ciò che conta di più è se la piattaforma affronta i tuoi flussi di lavoro effettivi, si integra con i tuoi sistemi esistenti e scala man mano che la tua organizzazione cresce.

Ultimo ma non meno importante, i tuoi strumenti saranno buoni solo quanto le tue informazioni e i tuoi dati. Per quanto la digitalizzazione, l’automazione e il miglioramento dei processi con l’IA aiuteranno, la parte più importante è iniziare con solide fondamenta di governance delle informazioni per vedere risultati reali.

I criteri più importanti sono l’ambito di copertura (affronta i tuoi effettivi punti deboli in contratti, entità e governance?), la capacità di integrazione (può connettersi con i tuoi sistemi esistenti?), gli standard di sicurezza e conformità (in particolare per i dati transfrontalieri), la facilità di adozione tra utenti legali e non legali, e la capacità del fornitore di supportare il tuo team nel tempo. Una piattaforma che consolida più funzioni tende a fornire dati più coerenti e meno lacune operative rispetto a una collezione di soluzioni puntuali disconnesse.

Anche se 20 anni fa, LegalTech essenzialmente si occupava di informazioni sul diritto societario ed era principalmente rivolta alle aziende più grandi, le sue missioni e il suo pubblico target sono ora adattabili a un pubblico molto più ampio. Le soluzioni non sono più limitate al software; coinvolgono piattaforme collaborative SaaS complete adattabili a tutti i tipi di aziende nazionali o internazionali, sia PMI che aziende medie. Tutti i campi legali del diritto societario hanno le loro soluzioni su misura: gestione delle autorizzazioni e deleghe, contratti, contenzioso, immobiliare, proprietà intellettuale, e così via.

La soluzione DiliTrust è l’esempio perfetto. È principalmente progettata per i Dipartimenti Legali, per aiutarli ad automatizzare la produzione dei loro documenti legali e connettere i loro diversi dipartimenti. Abbiamo anche integrato una funzione di consultazione legale, dove i dipendenti di un gruppo possono porre direttamente una domanda legale su un portale privato dedicato. Utilizzando algoritmi intelligenti, gli avvocati interni possono anticipare meglio i rischi di contenzioso. Questo tipo di LegalTech ha aumentato i vantaggi pratici per i dipartimenti legali. Le procedure sono automatizzate e quindi molto più semplici, oltre a ridurre significativamente i costi. Liberando i Dipartimenti Legali da determinati compiti, gli avvocati interni possono dedicare più tempo ai casi importanti. L’uso del machine learning e le previsioni tracciate dagli algoritmi aiutano anche nella pianificazione pre-contenzioso e nella riduzione delle spese legali.