Oggi, un Legal Hold è una delle misure più importanti per proteggere le aziende in caso di controversie legali imminenti o in corso. Il processo strutturato garantisce che i documenti e i dati rilevanti non vengano eliminati, modificati o trascurati. In questo modo, gli obblighi di conservazione legale possono essere rispettati, le prove protette e i rischi legali ridotti in modo efficace.
Cos’è un Legal Hold?
Un Legal Hold è un’istruzione interna all’interno di un’azienda di non eliminare o modificare determinati dati e documenti perché potrebbero essere rilevanti per procedimenti legali in corso o anticipati.
Definizione di Legal Hold
Normalmente, i dati aziendali sono soggetti a periodi di eliminazione automatica o regole di archiviazione. Tuttavia, se viene attivato un Legal Hold, queste routine vengono temporaneamente sospese. Tutte le informazioni rilevanti devono essere conservate in modo che possano essere utilizzate come prove in un momento successivo.
I trigger tipici sono:
Un Legal Hold garantisce che un’azienda adempia al suo obbligo di fornire prove e conservare i documenti.
Sebbene il termine “Legal Hold” originariamente provenga dalla legge statunitense (scoperta pregiudiziale), il concetto è altrettanto critico per le aziende tedesche. In Germania, la conservazione delle prove è particolarmente rilevante nel contesto del Codice di Procedura Civile (ZPO) e del rispetto dei GoBD (principi per la corretta conservazione e archiviazione di libri, registri e documenti in forma elettronica). Un blocco legale garantisce che le aziende rispettino i loro obblighi procedurali di cooperazione e non rischino sanzioni per ostruzione della prova.
Differenza tra Legal Hold e Litigation Hold
In pratica, i termini Legal Hold e litigation hold sono spesso utilizzati indistintamente. Tuttavia, esiste una leggera differenza nella focalizzazione dei due termini.
| ASPETTO | Legal Hold | LITIGATION HOLD |
|---|---|---|
| Significato | Termine generico per misure di protezione dei dati rilevanti in questioni legali | Forma specifica di Legal Hold in connessione con procedimenti giudiziari |
| Area di applicazione | Più ampia: anche per audit di conformità o indagini ufficiali | Più ristretta: principalmente per procedimenti legali in corso o anticipati |
| Obiettivo | Garantire che i dati rilevanti non vengano eliminati o modificati | Protezione della prova per procedimenti specifici |
In breve, un litigation hold è una forma speciale di Legal Hold che è direttamente collegata a procedimenti giudiziari.
Cos’è una Notifica di Legal Hold?
Una notifica di Legal Hold è la comunicazione ufficiale con cui viene avviato un Legal Hold all’interno di un’azienda.
Questo messaggio informa i dipendenti che determinati dati non possono essere eliminati o modificati perché potrebbero essere rilevanti per procedimenti legali.
Di solito contiene:
Ciò garantisce che tutti gli interessati sappiano quali informazioni devono essere protette.
Chi emette una notifica di Legal Hold?
Nella maggior parte delle aziende, una notifica di Legal Hold viene creata e inviata dal dipartimento legale.
Le persone responsabili tipiche sono:
Il dipartimento legale lavora spesso a stretto contatto con il dipartimento IT, poiché sono necessarie misure tecniche per archiviare i dati in modo sicuro.
Chi Riceve una Notifica di Litigation Hold?
I destinatari di una notifica di litigation hold sono tutte le persone all’interno dell’organizzazione che potrebbero avere informazioni rilevanti. Dirigenti, amministratori IT, project manager e dipendenti con un collegamento diretto all’oggetto della controversia ricevono anche una notifica. Anche i dipendenti precedenti o i fornitori di servizi esterni potrebbero essere coinvolti se avevano accesso ai dati rilevanti.
Quando è Necessario un Legal Hold?
Un Legal Hold diventa necessario non appena un’azienda può ragionevolmente aspettarsi una controversia legale o viene a conoscenza di un’indagine ufficiale. I trigger possono essere molti e vari: reclami per licenziamento ingiusto, controversie sui brevetti, indagini antitrust o violazioni di conformità. Anche la minaccia credibile di un’azione legale o la ricezione di un’indagine ufficiale possono attivare un blocco legale.
Le analisi di ComplexDiscovery mostrano che i volumi di dati digitali in rapida crescita stanno presentando alle aziende sfide completamente nuove nel processo di eDiscovery e conservazione dei dati. Un processo di Legal Hold professionale non è quindi più un “bello da avere”, ma una necessità critica per l’azienda.
I Passaggi Più Importanti nel Processo di Legal Hold
Un processo di Legal Hold strutturato consiste in diverse fasi chiaramente definite. Questi aiutano le aziende a proteggere sistematicamente i dati e adempiere ai loro obblighi legali.
Identificazione dei Dati e dei Documenti Rilevanti
Il primo passo è identificare le informazioni potenzialmente rilevanti. Ciò richiede un’analisi sistematica di tutte le fonti di dati potenzialmente rilevanti, inclusi email, contratti, corrispondenza commerciale, file elettronici e documenti fisici.
Notifica dei Dipendenti Interessati
Una volta identificate le fonti di dati rilevanti, i dipendenti interessati devono essere informati.
La Notifica di Legal Hold contiene istruzioni chiare, come ad esempio:
Molte aziende richiedono anche una conferma di ricezione per documentare il processo in modo comprensibile.
Backup e Archiviazione dei Dati
I dati identificati devono essere sottoposti a backup immediato e protetti contro la modifica o l’eliminazione. Ciò include la disattivazione delle routine di eliminazione automatica, la creazione di copie di backup e l’implementazione di controlli di accesso. I dati elettronici devono essere preservati nella loro forma originale con tutti i metadati.
Monitoraggio e Documentazione del Legal Hold
Un Legal Hold non è un processo unico, ma deve essere monitorato continuamente.
Questo è documentato:
La documentazione completa è cruciale se il processo viene successivamente riesaminato in tribunale.
Revoca del Legal Hold
Non appena i procedimenti sono completati o non esiste più un obbligo legale, il Legal Hold può essere revocato. Questo passaggio è denominato rilascio di Legal Hold. Ciò conclude lo stato speciale dei dati e le linee guida regolari di conservazione ed eliminazione tornano in vigore.
Sfide nella Gestione del Legal Hold
Molte aziende sottovalutano le sfide organizzative e tecniche di un Legal Hold.
Software di Legal Hold
Le piattaforme moderne di Legal Hold automatizzano e semplificano considerevolmente l’intero processo di archiviazione.
Queste soluzioni software specializzate offrono funzioni di gestione centrale per la creazione e la distribuzione di notifiche di Legal Hold, il tracciamento dei riconoscimenti di ricezione e il monitoraggio della conformità. I promemoria automatici, i meccanismi di escalation e le funzioni di reporting completo riducono lo sforzo manuale e minimizzano le fonti di errore.
Gestire il Legal Hold Efficacemente con DiliTrust Matter Management
Un processo di Legal Hold strutturato diventa molto più semplice quando le aziende utilizzano una piattaforma centrale per i loro processi legali. È proprio qui che entra in gioco DiliTrust Matter Management.
La soluzione fa parte della DiliTrust Suite e supporta i dipartimenti legali nella gestione dei processi legali, dei documenti e delle attività in un’unica posizione centrale.
Per la gestione del Legal Hold, la piattaforma offre, tra le altre cose:
Questa amministrazione strutturata consente ai dipartimenti legali di organizzare i blocchi legali in modo efficiente, documentare meglio i processi e ridurre i rischi di conformità.
