Entrevista con Claire Dolley, responsable del departamento jurídico de Consort Group
Consort Group es una empresa dedicada a las infraestructuras informáticas en Francia. Ante un crecimiento sostenido y una cartera de contratos en constante aumento, tanto por parte de los clientes como de los proveedores, el departamento jurídico se vio obligado a replantearse su organización en profundidad. Al igual que en muchas empresas en crecimiento, Consort Group necesitaba reestructurar su gestión contractual para responder mejor a las necesidades de la empresa. Claire Dolley, responsable del departamento jurídico, repasa el proyecto de digitalización contractual llevado a cabo con DiliTrust.
Un proyecto de esta envergadura no se pone en marcha por sí solo. Se necesita convicción y alguien que lo impulse.
¿Cómo surgió la idea de implantar un CLM en el Grupo y quién la impulsó a nivel interno?
El proyecto surgió de una doble necesidad. Por un lado, mejorar la eficiencia de nuestros procesos internos. Y, por otro, aprovechar mejor nuestra documentación contractual en el marco de nuestra gestión de riesgos. Ante un volumen contractual cada vez mayor y la falta de un repositorio común, se hizo necesario estructurar la información para que resultara realmente útil. Fue el departamento jurídico el que puso en marcha la iniciativa. Colaboró estrechamente con el departamento de compras (también usuario del CLM) para elegir la solución y dirigir su implantación.
Antes de elegir una solución, hay que hacer un diagnóstico correcto…
¿Cuáles eran sus principales retos en materia de gestión contractual?
Nuestro principal reto radicaba en la combinación de dos factores: la ausencia de un modelo contractual único (tanto por parte de los clientes como de los proveedores) y un volumen considerable de contratos. DiliTrust nos permite ahora disponer de un resumen estructurado de cada contrato, gestionar los plazos de forma proactiva y poner la información a disposición de todos los departamentos internos de forma clara y accesible.
Enfoque en las funcionalidades. Esta transformación se ha articulado en torno a varios proyectos llevados a cabo en paralelo: migración de los contratos a un repositorio único, automatización de los flujos de trabajo de aprobación y de las alertas de renovación, creación de una biblioteca de plantillas para estandarizar la redacción, integración de la firma electrónica e implantación de campos obligatorios para garantizar la integridad de los datos.
Afrontar el reto de la adopción, a menudo el punto débil de la implantación de las herramientas de negocio
Habéis hecho obligatoria la formación en CLM para todos los nuevos empleados. ¿Qué os ha llevado a tomar esta decisión?
Todos los nuevos empleados que desempeñan funciones comerciales tienen que trabajar con DiliTrust a diario. Integrarlo al proceso de incorporación desde su llegada era algo lógico. La idea: que se familiaricen con los procesos de gestión contractual y con la herramienta al mismo tiempo, para estar operativos y sentirse cómodos desde el primer día.
Un CLM bien implantado no se limita a las paredes del departamento jurídico.
¿Qué equipos han notado el mayor cambio desde la puesta en marcha?
El departamento jurídico es el que ha experimentado la transformación más profunda. Porque DiliTrust se ha convertido en su herramienta de trabajo principal, estructurando toda la actividad contractual diaria. Todas las funciones que interactúan con los contratos (comercial, compras) también se benefician de ello: la información es más accesible y está mejor organizada.
Y si tuviéramos que resumir la transformación en pocas palabras…
¿Qué ha cambiado DiliTrust para Consort Group?
DiliTrust nos ha permitido realizar un mejor seguimiento de las distintas fases de nuestro proceso contractual y aprovechar nuestra base documental para obtener información concreta que nos ayude a supervisar y gestionar nuestra actividad.
¿Algún consejo para los equipos que quieran empezar a digitalizar sus procesos contractuales?
La herramienta por sí sola no basta: el factor clave del éxito sigue siendo la aceptación por parte de los usuarios. Hay que invertir en comunicación y acompañamiento desde el principio. Una implicación construida desde el principio garantiza una adopción rápida y duradera.
Gracias a la herramienta y al programa de incorporación formal, con campos obligatorios para facilitar el trabajo de los juristas, nuestros procesos, nuestra colaboración y el seguimiento de los contratos estratégicos han mejorado considerablemente.
Claire Dolley, responsable del departamento jurídico de Consort Group
Hoy en día, la gestión contractual de Consort Group está estructurada, es trazable y se comparte. El departamento jurídico ha sentado las bases de una organización que se adapta a la escala de la empresa: procesos controlados, equipos autónomos y una herramienta integrada en el día a día. Lo que comenzó como un proyecto de centralización se ha convertido en la base de toda la actividad contractual del Grupo.
¿Quiere ir más allá?
¿Cómo poner en marcha un CLM?
¡Es pan comido (o casi)!
Descubra todas las etapas de la implementación de una solución CLM y tome el control de tu transición hacia una gestión de contratos más eficaz y segura.
