Entretien avec Claire Dolley, Responsable du service juridique chez Consort Group
Consort Group est un acteur de l’infrastructure IT en France. Avec une croissance soutenue et un portefeuille contractuel en constante augmentation, côté clients et fournisseurs, la direction juridique a dû repenser son organisation en profondeur. Comme dans beaucoup d’entreprises en croissance, Consort Group devait restructurer sa gestion contractuelle pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise. Claire Dolley, Responsable du service juridique, revient sur le projet de digitalisation contractuelle mené avec DiliTrust.
Un projet de cette envergure ne se lance pas seul. Il faut une conviction et un porteur.
Comment est né le projet d’installer un CLM au sein du Groupe, et qui l’a porté en interne ?
Le projet est né d’un double besoin : gagner en efficacité sur nos processus internes, et mieux exploiter notre documentation contractuelle dans le cadre de notre gestion des risques. Face à un volume contractuel croissant et à l’absence de référentiel commun, il devenait nécessaire de structurer l’information pour la rendre vraiment exploitable. C’est le service juridique qui a initié la démarche, en travaillant étroitement avec le service achats (également utilisateur du CLM) pour choisir la solution et piloter sa mise en place.
Avant de choisir une solution, encore faut-il poser le bon diagnostic…
Quels étaient vos principaux défis en matière de gestion contractuelle ?
Notre principal défi tenait à la combinaison de deux facteurs : l’absence de standard contractuel unique (que ce soit côté clients ou fournisseurs) et un volume de contrats important. DiliTrust nous permet aujourd’hui d’avoir une synthèse structurée pour chaque contrat, de gérer les échéances de façon proactive, et de mettre l’information à disposition de toutes les fonctions internes de manière claire et accessible.
Focus sur les fonctionnalités : Cette transformation s’est articulée autour de plusieurs chantiers conduits en parallèle : migration des contrats dans un référentiel unique, automatisation des workflows d’approbation et des alertes de renouvellement, création d’une bibliothèque de modèles pour standardiser la rédaction, intégration de la signature électronique, et mise en place de champs obligatoires pour garantir la complétude des données.
Faire face au défi de l’adoption, souvent le point faible des déploiements des outils métier
Vous avez rendu la formation au CLM obligatoire pour tous les nouveaux collaborateurs. Qu’est-ce qui a conduit à cette décision ?
Tous les nouveaux collaborateurs ayant une fonction commerciale sont amenés à travailler avec DiliTrust au quotidien. L’intégrer dans le parcours d’accueil dès leur arrivée allait de soi. L’idée : qu’ils se familiarisent avec les processus de gestion contractuelle et avec l’outil au même moment, pour être opérationnels et à l’aise dès le premier jour.
Un CLM bien déployé ne reste pas cantonné aux murs du service juridique.
Quelles équipes ont ressenti le plus grand changement depuis le déploiement ?
C’est le service juridique qui a vécu la transformation la plus profonde puisque DiliTrust est devenu son outil de travail central, structurant l’ensemble de l’activité contractuelle au quotidien. Toutes les fonctions qui interagissent avec des contrats (commercial, achats) en bénéficient aussi : l’information est plus accessible, mieux organisée.
Et si l’on devait résumer la transformation en quelques mots.
Qu’est-ce que DiliTrust a changé pour Consort Group ?
DiliTrust nous a permis de mieux tracer les étapes de notre processus contractuel et de tirer parti de notre base documentaire pour obtenir des informations concrètes au service du suivi et du pilotage de notre activité.
Un conseil pour les équipes qui veulent se lancer dans la digitalisation de leurs processus contractuels ?
L’outil ne suffit pas : le facteur clé de succès reste l’adoption par les utilisateurs. Investissez dans la communication et l’accompagnement dès le départ. Une adhésion construite en amont garantit une adoption rapide et durable.
Grâce à l’outil et au programme d’onboarding formel, avec des champs obligatoires pour faciliter le travail des juristes, nos processus, notre collaboration et le suivi des contrats stratégiques se sont vraiment améliorés.
Claire Dolley, Responsable du service juridique, Consort Group
Aujourd’hui, la gestion contractuelle de Consort Group est structurée, traçable et partagée. Le service juridique a posé les bases d’une organisation qui tient à l’échelle : des processus maîtrisés, des équipes autonomes, un outil ancré dans le quotidien. Ce qui a commencé comme un projet de centralisation est devenu le socle de toute l’activité contractuelle du Groupe.
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